Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται σε επιχειρήσεις όπου οι εταιρείες επιτρέπουν στους πελάτες να αγοράζουν αγαθά ή υπηρεσίες με πίστωση. Εάν οι πελάτες πληρώνουν μόνο με μετρητά ή επιταγές, τότε οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι ένας πολύ βασικός τύπος λογαριασμού που αλλάζει εύκολα καθώς πραγματοποιούνται οι πληρωμές. Ωστόσο, με την πίστωση, οι εταιρείες αποθηκεύουν τα χρήματα που τους οφείλουν αλλά δεν έχουν ακόμα αποπληρωθεί στο λογαριασμό, γεγονός που το καθιστά σημαντικό μέρος της στρατηγικής των κερδών της εταιρείας. Οι επιχειρήσεις χρειάζονται σχέδια σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εισπράττουν τα οφειλόμενα χρήματα σε εισπρακτέους λογαριασμούς και πόσο γρήγορα θέλουν να μεταφέρουν το χρέος.
Κύρια τιμολόγηση
Το πρώτο βήμα της διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών είναι η βασική τιμολόγηση. Οι εταιρείες τείνουν να ξεκινούν με στόχο έναν συγκεκριμένο κύκλο χρέωσης. Θέλουν να εισπράξουν τα χρέη εντός χρονικού πλαισίου, όπως 30 ημέρες ή δύο μήνες. Με αυτό το στόχο, οι εταιρείες αποστέλλουν τιμολόγια στους πελάτες που τους χρωστάνε χρήματα και τους παρέχουν τις επιλογές για πληρωμή. Οι οδηγίες σχετικά με την πληρωμή και τις συνέπειες πρέπει να περιγράφονται με μεγάλη σαφήνεια σε αυτό το βήμα.
Διερεύνηση ζητημάτων τιμολόγησης
Όταν ένας πελάτης δεν πληρώσει το λογαριασμό, η επιχείρηση θα πρέπει να διερευνήσει το ζήτημα. Τα περισσότερα προβλήματα χρέωσης δεν προκαλούνται από τους πελάτες που αρνούνται να πληρώσουν το λογαριασμό, αλλά οφείλονται σε ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Ο πελάτης μπορεί να μην έχει λάβει την υπηρεσία που υποσχέθηκε ή μπορεί να έχει υποσχεθεί μεγαλύτερο χρονικό διάστημα πληρωμής από ό, τι ήταν σωστό. Μερικές φορές τα τιμολόγια στερούνται τις απαραίτητες πληροφορίες ή η εντολή πληρούται λανθασμένα. Στις περιπτώσεις αυτές, η επιχείρηση πρέπει να διορθώσει το ζήτημα προκειμένου να εισπράξει τους εισπρακτέους λογαριασμούς.
Προηγούμενα βήματα συλλογής
Όταν ο πελάτης αρνείται να πληρώσει, η επιχείρηση πρέπει να αποφασίσει πώς να χειριστεί αυτές τις καθυστερημένες πληρωμές. Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν αρκετά σαφή βήματα που ακολουθούν. Το πρώτο βήμα μπορεί να είναι ένα τηλεφώνημα καθώς πλησιάζει η προθεσμία για να βεβαιωθεί ότι ο πελάτης θα πληρώσει. Μετά την παρέλευση της προθεσμίας, οι περισσότερες εταιρείες εκδίδουν ένα άλλο τιμολόγιο και προβαίνουν σε δεύτερη κλήση ως προειδοποίηση. Η εταιρεία μπορεί επίσης να αποφασίσει να προβεί σε νομικές ενέργειες στους πελάτες, ιδίως για μεγαλύτερα χρέη.
Μετρώντας Απώλειες
Όταν μια επιχείρηση δεν πιστεύει ότι ένα χρέος θα πληρώνεται ποτέ, προσπαθεί να πάρει το χρέος από τους λογαριασμούς της. Πολλοί επιχειρηματίες πωλούν χρέη σε πρακτορεία είσπραξης για μικρά ποσά. Ωστόσο, τα χρήματα που χάνονται από την επιχείρηση εξακολουθούν να υπάρχουν και οι επιχειρήσεις καταγράφουν αυτό το απλήρωτο χρέος ως απώλεια στα βιβλία τους. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να μειώσει το φόρο για όλες τις απώλειες στο τέλος του έτους.
