Μια αναφορά προσωπικού, που μερικές φορές ονομάζεται απογραφή εργαζομένων, περιέχει πληροφορίες για υπαλλήλους για έναν μόνο εργοδότη. Οι πληροφορίες μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με την κατάσταση της εργασίας, δηλαδή τους ενεργούς ή ανενεργούς υπαλλήλους ή με χαρακτηριστικά όπως η φυλή, το φύλο, η ηλικία, το μισθό ή το καθεστώς των βετεράνων. Τα πληροφοριακά συστήματα ανθρώπινου δυναμικού ή το HRIS τυπικά περιλαμβάνουν εφαρμογές που επιτρέπουν στους εργοδότες να δημιουργούν αναφορές βάσει οποιουδήποτε αριθμού μεταβλητών. Η ικανότητα του εργοδότη να δημιουργεί αναφορές απλοποιεί τις λειτουργίες και τα καθήκοντα σχεδιασμού ανθρώπινου δυναμικού.
Ταξινόμηση υπαλλήλων
Οι αναφορές προσωπικού των εργαζομένων είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την αναθεώρηση της ταξινόμησης των εργαζομένων. Η ταξινόμηση των εργαζομένων αναφέρεται στο αν οι εργαζόμενοι θεωρούνται απαλλασσομένοι ή μη απαλλασσόμενοι εργαζόμενοι. Οι απαλλασσόμενοι εργαζόμενοι πληρούν ορισμένα κριτήρια σύμφωνα με τον νόμο περί δίκαιης εργασίας για απαλλαγή από την υπερωριακή εργασία. Οι μη απαλλασσόμενοι υπάλληλοι είναι οι εργαζόμενοι που γενικά ασκούν χειρωνακτική ή τακτική εργασία. είναι επιλέξιμες για υπερωριακή αποζημίωση για εργασία άνω των 40 ωρών σε κάθε εργάσιμη εβδομάδα. Η αναφορά προσωπικού για τους εργαζομένους είναι χρήσιμη για την ανάλυση τίτλων εργασίας και θέσεων που καλύπτονται από ομοσπονδιακούς και κρατικούς εξαιρούμενους ή μη απαλλασσόμενους κανόνες.
Ίσες Ευκαιρίες Εργαζομένων
Η Επιτροπή Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση των Η.Π.Α. ή η EEOC απαιτεί από ορισμένους εργοδότες να συμπληρώνουν και να υποβάλλουν ηλεκτρονικά μια ετήσια έκθεση EEO-1. Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση χρησιμοποιεί στατιστικά στοιχεία EEO-1 για σκοπούς έρευνας και αναγνώρισης σχετικά με το εργατικό δυναμικό των ΗΠΑ. ο EEO-1 δεν χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για τον εντοπισμό συγκεκριμένων υπαλλήλων. Αντ 'αυτού, οι πληροφορίες των εργαζομένων στην αναφορά προσωπικού του εργοδότη καθίστανται συγκεντρωτικά στοιχεία που αναφέρθηκαν στην έρευνα EEO-1. Οι εργοδότες αναφέρουν τα στοιχεία προσωπικού τους σύμφωνα με το συνολικό αριθμό των εργαζομένων για κάθε εργασία ή θέση, φυλή και φύλο. Μια αναφορά προσωπικού για τους εργαζομένους διευκολύνει τους εργοδότες να εκπληρώσουν την υποχρέωσή τους προς την ομοσπονδιακή κυβέρνηση για την αναφορά δεδομένων EEO-1.
Αποζημίωση και προνόμια
Οι εκθέσεις προσωπικού για το προσωπικό απαιτούνται ως μέρος μιας έρευνας αποζημίωσης ή όταν ένας εργοδότης σκοπεύει να προβεί σε αλλαγές στη δομή των αποζημιώσεων και των ωφελημάτων του οργανισμού. Οι ειδικοί αποζημιώσεων δημιουργούν εκθέσεις προσωπικού με βάση τους πραγματικούς μισθούς και τους μισθούς ή εκπονούν αναφορές βάσει υποθετικών σεναρίων για να καθορίσουν τις κατάλληλες αυξήσεις μισθών και μισθών. Η προβολή του αποτελέσματος που έχουν οι αυξανόμενες παροχές κόστους στους οργανωτικούς προϋπολογισμούς είναι μια άλλη χρήση των εκθέσεων προσωπικού των εργαζομένων. Οι διαχρονικές μεταβολές στα ασφάλιστρα ασφάλισης υγείας και τα έξοδα που σχετίζονται με τις παροχές των εργαζομένων μπορούν να ληφθούν με τη δημιουργία διαφορετικών εκδόσεων μιας αναφοράς προσωπικού.
Σχεδιασμός εργατικού δυναμικού
Ο σχεδιασμός του ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει τον καθορισμό του επιπέδου υποστήριξης του ανθρώπινου δυναμικού που απαιτείται για τη βάση των εργαζομένων. Η βάση των εργαζομένων είναι ο αριθμός των ενεργών υπαλλήλων του οργανισμού - συνήθως απαριθμούνται βάσει τοποθεσίας, χώρου εργασίας, τμήματος ή άλλων παρόμοιων αναγνωριστικών. Οι βέλτιστες πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού υποδεικνύουν έναν επαγγελματία HR για κάθε 100 εργαζόμενους. Έτσι, η έκθεση προσωπικού των εργαζομένων βοηθά τους διαχειριστές των ανθρώπινων πόρων να αξιολογήσουν τις ανάγκες σε προσωπικό για την παροχή επαρκών επιπέδων εξυπηρέτησης στους υπαλλήλους ενός οργανισμού. Επιπλέον, οι εκθέσεις προσωπικού των υπαλλήλων καθορίζουν τις ανάγκες στελεχών του προσωπικού. Η σύγκριση των μετρήσεων παραγωγικότητας με δεδομένα προσωπικού αριθμού εργαζομένων προβλέπει αν το εργατικό δυναμικό της εταιρείας μπορεί να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησής σας.
