Τα εγχειρίδια διαδικασιών αποτελούν σημαντικό έγγραφο για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους.Το εγχειρίδιο διαδικασίας είναι ο οδηγός "πώς να" παρέχοντας ομοιομορφία και συνέπεια στις καθημερινές εργασίες της επιχείρησης. Το περιεχόμενο εξαρτάται από τον τύπο εγχειριδίου διαδικασίας που σχεδιάζεται. Οι πράξεις είναι τυποποιημένες, οι αποφάσεις είναι ευκολότερες, προσφέρουν ποιοτικό έλεγχο και λογοδοσία.
Ανάπτυξη του εγχειριδίου διαδικασιών
Προσδιορίστε το σκοπό του εγχειριδίου διαδικασίας. Εξετάστε τα ζητήματα και τους στόχους που πρέπει να συμπεριλάβετε στο εγχειρίδιο σας. Συλλέξτε τις πληροφορίες που απαιτούνται για να γράψετε το εγχειρίδιο διαδικασίας σας, να συμπεριλάβετε νομικά ζητήματα, θέματα ασφάλειας και άλλα θέματα που σχετίζονται με τον κλάδο σας.
Γράψτε το χειροκίνητο σχέδιο διαδικασίας ξεκινώντας με ένα περίγραμμα. Τα θέματα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν "Σκοπός", "Αναφορές", "Όροι", "Πολιτικές", με πίνακα περιεχομένων και σελίδα εξωφύλλου. Χρησιμοποιήστε σαφή και συνοπτική γλώσσα, διευκρινίστε τους όρους, όπου χρειάζεται, περιγράψτε τα αναμενόμενα αποτελέσματα των εγχειριδίων διαδικασίας.
Αναθεωρήστε το εγχειρίδιο διαδικασίας με τους ανθρώπους που ασκούν και άλλους που εμπλέκονται στην υλοποίηση. Βάλτε το εγχειρίδιο στη δοκιμαστική χρήση από κάποιον που δεν ασχολήθηκε με την ανάπτυξη. Προσδιορίστε τις αδύναμες περιοχές, την ανάγκη βελτίωσης και τα κενά.
Επανατοποθετήστε το εγχειρίδιο διαδικασίας βάσει της δοκιμαστικής χρήσης και των σημειώσεων που έγιναν. Η απόδειξη του τελικού κειμένου για λάθη και παραλείψεις. Υποβολή για έγκριση, εάν απαιτείται. Ορίστε μια ημερομηνία αναθεώρησης για να ελέγξετε και να κάνετε ενημερώσεις στο εγχειρίδιο διαδικασίας.
Υποβάλετε το εγχειρίδιο διαδικασίας για εκτύπωση. Εφαρμόστε τη διαδικασία διανομής των αντιγράφων όπως απαιτείται. Διεξάγετε αναθεώρηση ποιότητας σε εβδομαδιαία και τριμηνιαία βάση, κάνοντας προσαρμογές όπως απαιτείται.
Συμβουλές
-
Γράψτε το εγχειρίδιο διαδικασιών χρησιμοποιώντας γλώσσα που είναι σαφής για τη δημιουργία περιεχομένου που είναι σαφές, στο πλαίσιο και συνεπής. Χρησιμοποιήστε εκτελέσιμες προτάσεις, περιγράφοντας τις διαδικασίες σε φιλική προς το χρήστη γλώσσα και μορφή. Επιτρέψτε τον έλεγχο από τον χρήστη παρέχοντας μια φόρμα ανατροφοδότησης και προτάσεων.
