Τα εγχειρίδια είναι σημαντικά για τη βασική λειτουργία ενός οργανισμού. Χωρίς βασικούς κανόνες και διαδικασίες, υπάρχουν πάρα πολλά περιθώρια για παρανόηση και κακοποίηση από τους ανθρώπους που ο οργανισμός στηρίζεται για να κάνει τη δουλειά του.Αν και οι απλές και εύκολα κατανοητές σημειώσεις σε μια πετσέτα κοκτέιλ αποτελούν ένα εγχειρίδιο, οι εργαζόμενοι και οι εθελοντές είναι πιο πιθανό να σέβονται ένα καλά κατασκευασμένο εγχειρίδιο. Ο Microsoft Publisher είναι ένα από τα πιο κοινά προγράμματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Εκδότης της Microsoft
-
Πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου
-
Πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου (προαιρετικό)
-
Πρόγραμμα γραφικών (προαιρετικό)
-
Εικόνες (προαιρετικά)
Γράψτε το κείμενο του εγχειριδίου σας χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Επεξεργαστείτε και μορφοποιήστε σαν να είναι το τελικό έγγραφο.
Ανοίξτε τον Microsoft Publisher. Δημιουργήστε ένα πρότυπο σελίδας στο Microsoft Publisher δημιουργώντας μια σελίδα του εγγράφου σας σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας. Αυτή είναι η βασική εμφάνιση και η μορφή κάθε σελίδας εγχειριδίου. Ορισμένες δυνατότητες του προτύπου περιλαμβάνουν μέγεθος σελίδας, κεφαλίδες, υποσέλιδα, αρίθμηση σελίδων, σύνορα και χρώμα φόντου ή υδατογράφημα.
Δημιουργήστε ένα πλαίσιο κειμένου ίσο με το ήμισυ του μεγέθους του χρησιμοποιήσιμου χώρου στη σελίδα προτύπου σας. Είτε η μισή οριζόντια ή η μισή κατακόρυφη είναι καλή.
Δημιουργήστε πρόσθετες σελίδες στο έγγραφο του εκδότη έως ότου έχετε αριθμό σελίδων ίσου με το διπλάσιο του αριθμού σελίδων στο έγγραφο επεξεργασίας κειμένου.
Αντιγράψτε όλα τα περιεχόμενα της σελίδας του προτύπου. Επικολλήστε τα σε όλες τις σελίδες του εγγράφου.
Επιστρέψτε στο έγγραφο επεξεργασίας κειμένου. Επιλέξτε όλα τα περιεχόμενα του εγγράφου πιέζοντας το πλήκτρο "CTRL + A". Αντιγράψτε και επικολλήστε το πλαίσιο κειμένου στην πρώτη σελίδα του εγγράφου του εκδότη. Επειδή το κείμενο δεν θα ταιριάζει σε όλα στο πλαίσιο κειμένου, ο Publisher θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να "Autoflow" αυτό που έχετε επικολλήσει. Επιλέξτε "Ναι", το οποίο θα μεταφέρει το κείμενο στα άλλα πλαίσια κειμένου, με σειρά λέξεων. Επίσης, μετακινεί αυτόματα το κείμενο από το ένα κιβώτιο στο άλλο καθώς κάνετε αλλαγές.
Μεταβείτε στη σελίδα του εκδότη ανά σελίδα, σημειώνοντας όπου το κείμενο θα δείχνει τις κατάλληλες θέσεις για εικόνες. Εάν μια σελίδα δεν εγγυάται μια εικόνα, αυξήστε το μέγεθος του πλαισίου κειμένου για να γεμίσετε ολόκληρη τη σελίδα. Η λειτουργία Autoflow θα μετακινήσει αυτόματα το κείμενο γύρω για να φιλοξενήσει.
Δημιουργήστε εικόνες για να εισαγάγετε όπου αποφασίσατε να τις χρειάζεστε. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα γραφικών για φωτογραφίες και άλλες εικόνες. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων για γραφήματα. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σχεδίασης στον ίδιο τον Εκδότη για να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής και οργανωτικά διαγράμματα.
Αντιγράψτε και επικολλήστε τις εικόνες που δημιουργείτε στις κατάλληλες σελίδες. Το μέγεθος που ταιριάζει, και στη συνέχεια να αλλάξετε το μέγεθος του πλαισίου κειμένου για να γεμίσετε το υπόλοιπο χώρο. Και πάλι, η λειτουργία Autoflow θα ρυθμίσει το υπόλοιπο έγγραφο. Πάντα να εκτελέσετε αυτό το βήμα στη σειρά σελίδων, επειδή η αυτόματη λήψη μπορεί να μετακινήσει το κείμενο που έχετε πληκτρολογήσει σε εικόνες αργότερα στο έγγραφο.
Μεταβείτε στη σελίδα του εγγράφου ανά σελίδα, πραγματοποιώντας τελικές προσαρμογές και διορθώσεις. Αν θέλετε σελίδες τίτλου για διάφορες ενότητες, προσθέστε τους αυτή τη στιγμή.
Εκτυπώστε και δεσμεύστε τα έγγραφα. Εάν δεν διαθέτετε εύκολα τον εξοπλισμό, η τοπική τράπεζα εφοδιασμού ή εκτύπωσης μπορεί να σας δώσει τα εγχειρίδια σας για μια λογική τιμή.
