Οι συναντήσεις πραγματοποιούνται τακτικά στον επιχειρηματικό κόσμο και τα πρακτικά είναι τα επίσημα έγγραφα που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των ενεργειών που έχουν ληφθεί και των αποφάσεων που έχουν ληφθεί. Δεδομένου ότι τα πρακτικά γίνονται επίσημα έγγραφα στα μάτια της εταιρείας, οι αλλαγές που πρέπει να γίνουν στα πρακτικά απαιτούν προσθήκη. Όταν δημιουργείτε μια προσθήκη, πρέπει να γνωρίζετε πότε και πώς να την παρουσιάσετε στην επιτροπή συνεδριάσεων και να την προσθέσετε στα επίσημα πρακτικά, ώστε να μην κάνετε αυτές τις αλλαγές με δική σας ευθύνη.
Προετοιμάστε αντίγραφα των επίσημων πρακτικών από την τελευταία συνάντηση, έτσι ώστε όσοι παρακολούθησαν τη συνάντηση να μπορούν να τα εξετάσουν.
Περάστε τα λεπτά στην επόμενη συνεδρίαση. Είναι σύνηθες ο πρόεδρος της συνεδρίασης να ξεκινήσει τα πράγματα μακριά με την αναθεώρηση των πρακτικών από την προηγούμενη συνεδρίαση. Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να διαβάσουν τα πρακτικά και να τα εγκρίνουν προτού προχωρήσουν. Αν κάποιος έχει κάτι να προσθέσει, να αλλάξει ή να διορθώσει, τότε είναι η κατάλληλη στιγμή να το πω.
Καταγράψτε τις αλλαγές στα λεπτά. Μπορείτε να γράψετε τις αλλαγές απευθείας στο αντίγραφο των λεπτών ή να αφαιρέσετε τις σημειώσεις σε ξεχωριστό χαρτί.
Επιτρέψτε σε όλους τους συνανθρώπους να συμφωνήσουν όλοι για τις προτεινόμενες αλλαγές στα πρακτικά, τα οποία θα παρουσιαστούν στην προσθήκη. Εάν όλοι συμφωνούν, τότε μπορείτε να προχωρήσετε με τη δημιουργία της προσθήκης στα λεπτά.
Δημιουργήστε την προσθήκη μετά τη διακοπή της συνεδρίασης. Είναι καλύτερο να κάνετε την προσθήκη αμέσως μετά τη συνάντηση, έτσι ώστε οι πληροφορίες να είναι ακόμα φρέσκες στο μυαλό σας. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο λεπτά για να γράψετε στις πληροφορίες addendum.
Κυκλοφορούν τα επίσημα πρακτικά μαζί με την συνημμένη προσθήκη πίσω από αυτά στα μέλη της ομάδας συνάντησης. Ίσως να μην θέλετε να περιμένετε μέχρι την επόμενη σύσκεψη για να το κάνετε αυτό, σε περίπτωση που είναι πολύ στο μέλλον. Αντίθετα, διαβιβάστε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο των πρακτικών και της προσθήκης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα και αφήστε τα μέλη να γνωρίζουν ότι τα σχόλια ή η έγκρισή τους είναι ευπρόσδεκτα. Εάν όλοι στην ομάδα εγκρίνουν τα πρακτικά με προσθήκη, τότε αυτό γίνεται το νέο σας έγγραφο εργασίας.
Φέρτε τα πρακτικά και την προσθήκη στην επόμενη συνάντησή σας για να αποκτήσετε την υπογραφή του προέδρου σας. Τα πρακτικά γίνονται μόνο επίσημα όταν ο πρόεδρος τους υπογράψει.
