Η τεκμηρίωση των ενεργειών που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης επιτρέπει να μνημονεύονται θέματα και σημαντικές αποφάσεις για τα επόμενα χρόνια. Όλες οι σημαντικές αλληλεπιδράσεις σε μια συνάντηση θα πρέπει να καταγράφονται, ακόμη και όταν γίνονται οι κινήσεις - ακόμα κι αν η κίνηση τελικά αποτύχει.
Σκοπός των συνοπτικών πρακτικών των συνεδριάσεων
Τα πρακτικά τεκμηριώνουν τις αποφάσεις και τις συζητήσεις που έγιναν κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης. Ως γραπτό αρχείο, τα πρακτικά μπορούν επίσης να χρησιμεύσουν ως τα πρακτικά νομική τεκμηρίωση της συνεδρίασης. Οποιοσδήποτε τύπος συνάντησης μπορεί να καταγράφει πρακτικά, από το επίσημο Διοικητικό Συμβούλιο του Διοικητικού Συμβουλίου μέχρι τη συνάντηση προσωπικού ενός οργανισμού σε μια κοινοτική συνάντηση για τις δημόσιες πολιτικές.
Λήψη πρακτικών συνάντησης
Εξαιρετικές οργανωτικές ικανότητες, δεξιότητες ακρόασης και σημειώσεων προσδίδουν στην εγγραφή των πρακτικών σε μια συνάντηση. Δεν τα είπαν όλα κατά τη διάρκεια της συνάντησης πρέπει να τεκμηριώνονται. Αντίθετα, εστιάστε στα βασικά σημεία, όπως:
- Η ημερομηνία, η ώρα και η τοποθεσία της συνάντησης
- Λίστα συμμετεχόντων
- Τα κύρια θέματα που συζητήθηκαν
- Οι προτάσεις έγιναν
- Αποφάσεις που ολοκληρώθηκαν
- Οι ενέργειες ολοκληρώθηκαν
- Οποιαδήποτε βήματα θα πρέπει να ληφθούν πριν από την επόμενη συνεδρίαση
Αποτυχημένες κινήσεις
Όταν ένας συμμετέχων στη συνεδρίαση θέλει να εισαγάγει ένα ζήτημα προς εξέταση, γίνεται μια πρόταση. Συνήθως μια κίνηση πρέπει να αποσπασθεί - δηλαδή ένας άλλος συμμετέχων συμφωνεί ότι το θέμα πρέπει να ληφθεί υπόψη - να κινηθεί η κίνηση προς τα εμπρός και να συζητηθεί. Εάν η κίνηση δεν αποσπάται, ονομάζεται a αποτυχημένη κίνηση. Ακόμη και μια αποτυχημένη κίνηση θα πρέπει να τεκμηριώνεται στα πρακτικά. Γράψτε ποιος έκανε την κίνηση, από τι συνίστατο η κίνηση και ότι απέτυχε. Για παράδειγμα, μια μέθοδος εγγραφής μπορεί να μοιάζει με:
- Κίνηση: Όλοι οι υπολογιστές στη βιβλιοθήκη πρέπει να αντικατασταθούν από νέα και τρέχοντα μοντέλα. Πρόταση που εισήγαγε ο Bill Smith. Η κίνηση δεν αποσπάται. η κίνηση απέτυχε.
Οι υποκείμενες υποψηφιότητες μπορούν ακόμα να αποτύχουν εάν δεν έχουν αρκετές ψήφους. Μετά την απόσπαση μιας κίνησης και την προώθηση, οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση συζητούν το ζήτημα. Η πρόταση αποτυγχάνει εάν η πλειοψηφία των ψηφοφόρων δεν τάσσεται υπέρ της έκδοσης του θέματος. Αυτό πρέπει να καταγράφεται στα πρακτικά ως τέτοια:
- Κίνηση: Όλοι οι υπολογιστές στη βιβλιοθήκη πρέπει να αντικατασταθούν από νέα και τρέχοντα μοντέλα. Πρόταση που εισήγαγε ο Bill Smith. Κίνηση αποσπασμένη από τον Bob Jones. Η ψηφοφορία ήταν 5-2. η κίνηση απέτυχε.
