Η δυνατότητα των υπαλλήλων να αγοράζουν χωρίς κατευθυντήριες γραμμές μπορεί να αυξήσει το κόστος και να μειώσει τα περιθώρια κέρδους. Οι σοφοί αγοραστές ξεκινούν με την αγορά της σωστής ποσότητας και ποιότητας των ειδών στην καλύτερη τιμή, δημιουργώντας στη συνέχεια μια διαδικασία που επιτρέπει την παρακολούθηση της διαδικασίας αγοράς. Η χρήση ενός προϋπολογισμού και η καθιέρωση μιας τυποποιημένης διαδικασίας επανεξέτασης μπορεί να αποκαλύψει τις τάσεις της αγοράς για να επωφεληθούν από τις δομές τιμολόγησης που θα μπορούσαν διαφορετικά να αγνοηθούν.
Παρασκευή
Γράψτε μια λίστα που περιγράφει όλα τα υλικά και αντικείμενα που χρειάζεται να αγοράσει η επιχείρηση. Ομαδοποιήστε όμοια στοιχεία και δώστε σε κάθε ομάδα την κατάλληλη επικεφαλίδα. Για παράδειγμα, τα στοιχεία όπως τα στυλό, τα νομικά μαξιλαράκια και το χαρτί αντιγραφής θα εμπίπτουν όλοι στο κεφάλαιο "Προμήθειες γραφείου". Ο καφές, το τσάι, τα κύπελλα και τα πλαστικά κουτάλια θα μπορούσαν να αναγράφονται στην ενότητα "Είδη κουζίνας". Στοιχεία όπως τα συνδετικά, τα DVD και τα DVD μπορεί να εμπίπτουν στην κατηγορία "Συσκευασία".
Προσδιορίστε όλα τα τμήματα ή περιοχές της εταιρείας που θα αγοράζουν προμήθειες και θα τεκμηριώσουν τις ομάδες αντικειμένων που θα αγοράσει κάθε περιοχή. Για παράδειγμα, το τμήμα μάρκετινγκ μπορεί να αγοράζει από τις επικεφαλίδες "Συσκευασίες" και "Προμήθειες γραφείου". Το διοικητικό προσωπικό μπορεί να είναι το μόνο που αγοράζει "αναλώσιμα κουζίνας", αλλά θα αγοράζει επίσης "αναλώσιμα γραφείου".
Σχεδιάστε έναν προϋπολογισμό προμήθειας για κάθε τμήμα χρησιμοποιώντας τον ετήσιο προϋπολογισμό της εταιρείας ως σημείο εκκίνησης. Ορίστε έναν μηνιαίο προϋπολογισμό για τις αγορές κάθε τμήματος - αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη συμμετοχή κάθε επικεφαλής τμήματος για τελική έγκριση.
Συγκεντρώστε πληροφορίες προμηθευτή, όπως όνομα εταιρείας, διεύθυνση, αριθμούς τηλεφώνου, πρόσωπο επικοινωνίας και αριθμό λογαριασμού της εταιρείας σας. Συνδέστε κάθε στοιχείο που αγοράζεται με έναν συγκεκριμένο προμηθευτή ή πωλητές. Είναι συνετό να έχουμε μια λίστα πωλητών για κάθε στοιχείο που είναι τρία βαθιά έτσι ώστε εάν ο προτιμώμενος πωλητής δεν είναι διαθέσιμος, υπάρχουν προμηθευτές back-up για να πάνε. Έχοντας περισσότερους από έναν προμηθευτές να αγοράσουν από την αποφυγή καθυστερήσεων στην παραγγελία. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στις επιχειρήσεις όπου μέρη ή άλλα αντικείμενα πρέπει να παραγγελθούν και να παραληφθούν εγκαίρως για να τηρήσουν τις προθεσμίες.
Καθιέρωση σχέσεων με πωλητές για τη διαπραγμάτευση εκπτώσεων τιμολόγησης και τη διαχείριση ειδικών παραγγελιών. Ένας εξουσιοδοτημένος αντιπρόσωπος πωλήσεων σε μια εταιρεία πωλητή μπορεί να φιλοξενήσει και να επιταχύνει τις εντολές έκτακτης ανάγκης ή τους σύντομους χρόνους κατασκευής.
Διαδικασίες εγγραφής
Γράψτε μια διαδικασία βήμα προς βήμα για κάθε τμήμα που θα ακολουθήσει κατά την πραγματοποίηση των αγορών. Εξετάστε πώς θα ζητηθεί, εγκριθεί, παραγγελθεί, παραληφθεί, παραδοθεί και πληρωθεί μια αγορά. Εξετάστε την καθιέρωση ανώτατων ορίων αγοράς για τα διάφορα επίπεδα εργαζομένων και προσωπικού. Συμπεριλάβετε διαδικασίες για αγορές ad-hoc, επιλογές πληρωμής και αγορές που μπορεί να απαιτούν απάντηση από άλλα τμήματα. Για παράδειγμα, η αγορά νέων υπολογιστών από τη διοικητική υπηρεσία θα απαιτήσει τη συμμετοχή του τμήματος πληροφορικής και την είσοδο για την αγορά στοιχείων εγκατάστασης, όπως καλώδια, μόντεμ και δρομολογητές.
Διατυπώστε μια διαδικασία βήμα προς βήμα για τη διαχείριση της γραφειοκρατίας στη διαδικασία αγοράς. Ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης, μπορεί να απαιτείται ηλεκτρονική διαδικασία αγοράς αντί για χαρτί.
Σχεδιάστε τα έντυπα που απαιτούνται για κάθε αγορά ή αγοράστε τα τυποποιημένα έντυπα συμφωνίας από έναν προμηθευτή προμηθειών γραφείου. Τα έντυπα μπορούν να περιλαμβάνουν έντυπο αίτησης αγοράς με χώρο εξουσιοδότησης, φόρμα παραγγελίας για την αποστολή στον πωλητή, έντυπο παραλαβής των αντικειμένων σε μια κύρια αποθήκη και άλλο που αναγνωρίζει την παράδοση στο αιτούμενο τμήμα.
Σχεδιάστε μια διαδικασία διαχείρισης των καταγγελιών και της υποχρέωσης λογοδοσίας, αναθεωρήστε τις σχέσεις προμηθευτών και δομές έκπτωσης, παρακολουθήστε τους προϋπολογισμούς αγοράς και αναθεωρήστε και βελτιώστε τη διαδικασία αγοράς. Η προσαρμογή και η τροποποίηση της διαδικασίας αγοράς μπορεί να επιφέρει καλύτερες αποδόσεις εάν προσεγγιστεί με μεθοδικό τρόπο. Οι τριμηνιαίες και ετήσιες αναθεωρήσεις θα μπορούσαν να προστεθούν στην κατώτατη γραμμή της εταιρείας.
Δημιουργήστε ένα εγχειρίδιο διαδικασιών αγοράς που περιγράφει ένα βήμα προς βήμα οδηγό για το προσωπικό που θα ακολουθήσει. Το εγχειρίδιο θα πρέπει να παρέχει σαφή βήματα τα οποία πρέπει να ακολουθήσει κάθε μέλος του προσωπικού για να ζητήσει, να λάβει άδεια και να δώσει εντολή αγοράς. Θα πρέπει επίσης να προσδιορίσει εκείνους που θα διαχειριστούν τη διαδικασία και έχουν εξουσιοδοτηθεί να εγκρίνουν μια αγορά, καθώς και έναν εγκεκριμένο κατάλογο προμηθευτών και έναν κατάλογο φόρμας που να δείχνει τη φυσική θέση των εντύπων ή εκεί που βρίσκονται στο δίκτυο υπολογιστών της εταιρείας.
