Τα συστήματα και οι διαδικασίες είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή λειτουργία μιας επιχείρησης. Σύμφωνα με τον Michael Gerber, σύμβουλο επιχειρήσεων και συγγραφέα του οδηγού επιχειρηματικών σχέσεων "The E-Myth", οι επιχειρήσεις που λειτουργούν με συστήματα εξοικονομούν χρόνο, προκαλούν λιγότερο άγχος και κάνουν περισσότερα χρήματα από τις επιχειρήσεις που οδηγούνται από τη λέξη και τις οδηγίες του ιδιοκτήτη. Η δημιουργία διαδικασιών γραφείου είναι μια άσκηση λογικής και οργάνωσης, η οποία διεξάγεται καλύτερα με βήμα προς βήμα.
Καθορίστε το εύρος της διαδικασίας, ακριβώς αυτό που πρόκειται να επιτύχει η διαδικασία. Να είναι αρκετά λεπτομερής, αλλά όχι επιβαρυντικά. Για παράδειγμα, χρειάζεστε μια διαδικασία χειρισμού της εισερχόμενης αλληλογραφίας που είναι διαφορετική από μια διαδικασία χειρισμού εξερχόμενης αλληλογραφίας. Δεν χρειάζεστε άλλη διαδικασία για ανεπιθύμητη αλληλογραφία, λογαριασμούς, περιοδικά και προσωπική αλληλογραφία. Αυτές οι υποκατηγορίες μπορούν να ενσωματωθούν στον ίδιο γενικό τίτλο.
Ορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων των προθεσμιών ή των χρονικών ορίων που σχετίζονται με τη διαδικασία. Ο υπεύθυνος δεν πρέπει να το κάνει προσωπικά, αλλά πρέπει να ελέγξει με τον εκπρόσωπο που έχει οριστεί για να εξασφαλίσει την ολοκλήρωση και να επιθεωρήσει την ποιότητα. Ο ορισμός αυτός αποδίδεται καλύτερα σε έναν τίτλο και όχι σε έναν άνθρωπο, ακόμη και αν γνωρίζετε ποιος θα κάνει τη δουλειά αυτή τη στιγμή.
Καταγράψτε τις μεμονωμένες εργασίες που είναι εγγενείς σε αυτή τη διαδικασία. Βάλτε τα με χρονολογική σειρά.
Γράψτε μια περιγραφή κάθε εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των εύλογων προθεσμιών, των απαιτούμενων εργαλείων και των βασικών απαιτούμενων ενεργειών. Συμπεριλάβετε μια "κατάσταση ολοκλήρωσης" - ποια είναι η εργασία, όταν τελειώσει. Η κατάσταση ολοκλήρωσης είναι ζωτικής σημασίας για την επιθεώρηση της εργασίας και την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων.
Καταγράψτε τις συνέπειες της αποτυχίας να ολοκληρώσετε μια εργασία εντός του δεδομένου χρονικού πλαισίου. Αυτό περιλαμβάνει πειθαρχική ενέργεια για τον εργαζόμενο και σχέδιο έκτακτης ανάγκης για προβλήματα που προκύπτουν από την αποτυχία.
