Υπάρχουν πολιτικές και διαδικασίες που βοηθούν να καθοδηγήσετε τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας εσωτερικά και εξωτερικά. Η περιοδική επανεξέταση των πολιτικών και των διαδικασιών σας διασφαλίζει ότι ακολουθείτε πάντα τις βέλτιστες πρακτικές. Η αξιολόγηση σας βοηθά να ενημερώσετε τις οδηγίες σας όπως είναι απαραίτητο για να αντικατοπτρίσετε τις αλλαγές στην επιχείρησή σας ή την οικονομία σας και να αντιμετωπίσετε τομείς που έχουν ανάγκη ή ανησυχία στην εταιρεία.
Ορίστε πολιτικές
Οι πολιτικές είναι τα γραπτά πρωτόκολλα της εταιρείας σας για το πώς χειρίζεστε διάφορες επιχειρηματικές λειτουργίες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε εσωτερικές πολιτικές για πράγματα όπως ενδυμασία στο χώρο εργασίας, παρακολούθηση ή πως ζητούνται ημέρες διακοπών. Ενδέχεται επίσης να έχετε εξωτερικές πολιτικές για θέματα όπως η αγορά ή ο χειρισμός παραπόνων πελατών. Σύμφωνα με την KCG Consulting Group, οι πολιτικές καθόρισαν το στάδιο για τον τρόπο με τον οποίο αναπτύσσονται, εκτελούνται και αξιολογούνται οι διαδικασίες και πρέπει να συνάδουν με τους στρατηγικούς στόχους ενός οργανισμού. Οι πολιτικές καθορίζονται συνήθως από ιδιοκτήτη, ανώτατο διοικητικό συμβούλιο, συμβουλευτικό συμβούλιο ή διοικητικό συμβούλιο.
Επανεξέταση των πολιτικών
Να επανεξετάζετε τακτικά τις πολιτικές για να βεβαιωθείτε ότι είναι πλήρεις, πλήρεις και εύκολα κατανοητές. Χρησιμοποιήστε ανατροφοδότηση πελατών και προσωπικού στη διαδικασία. Σύμφωνα με την KCG, μια πολιτική πρέπει να είναι γραπτή, με ένα ατομικό σύνολο οδηγιών για κάθε πολιτική. Αυτό διευκολύνει την κατανόηση και την αναθεώρηση και την αλλαγή όταν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, εάν οι πελάτες παραπονούνται τακτικά ότι δεν έχετε μια πολιτική επιστροφής ή επιστροφής χρημάτων ή εάν οι υπάλληλοι ισχυρίζονται ότι δεν υπάρχει δίκαιη διαδικασία για τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι χρησιμοποιούν προσωπικές μέρες, αξίζει να προσθέσετε τα θέματα στην ατζέντα ελέγχου πολιτικής. Όταν μια πολιτική δεν έχει πλέον πρακτικό νόημα ή δεν ισχύει πλέον, μπορείτε να ενημερώσετε ή να την εξαλείψετε.
Ορισμός διαδικασιών
Οι διαδικασίες είναι τα βήματα ή οι διαδικασίες που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας στις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια διαδικασία για τον τρόπο που ελέγχετε τους επισκέπτες, ανοίξετε ή κλείστε την επιχείρηση για την ημέρα ή καθαρίστε ή χειριστείτε μηχανήματα. Η εφαρμογή διαδικαστικών κατευθυντήριων γραμμών συμβάλλει στην ασφαλή και αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησής σας, ιδιαίτερα σε περιοχές όπου τα λάθη μπορούν να είναι επικίνδυνα ή δαπανηρά. Για παράδειγμα, αν δεν έχετε μια διαδικασία για το κλείδωμα των θυρών της επιχείρησής σας τη νύχτα, θα μπορούσατε να ανοίξετε την εταιρεία σε πιθανή κλοπή ή βανδαλισμό. Σύμφωνα με την KCG, οι διαδικασίες πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με το ποιος κάνει τι, όταν το κάνουν, με ποια σειρά και για ποιο λόγο.
Διαδικασίες επανεξέτασης
Οι δραστηριότητες που έχουν πολλαπλά βήματα ή βήματα που πρέπει να εφαρμόζονται σε μια συγκεκριμένη σειρά πρέπει να έχουν διαδικαστικές οδηγίες. Εάν κάποιο στοιχείο της επιχείρησής σας παρουσιάζει συχνές βλάβες, θα πρέπει να αξιολογηθεί η διαδικασία για αυτήν την περιοχή. Για παράδειγμα, εάν οι πελάτες παραπονιούνται τακτικά για καθυστερημένες αποστολές, αξιολογούν τις διαδικασίες σας για τη λήψη παραγγελιών, την εκπλήρωση της συσκευασίας και την παρακολούθηση της ναυτιλίας. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τομείς στους οποίους απαιτείται διευκρίνιση ή μεγαλύτερη ορισμός. Αναθεωρήστε τις διαδικασίες, ζητώντας από τους υπαλλήλους να μην είναι εξοικειωμένοι με μια διαδικασία για να διαβάσουν τις υπάρχουσες οδηγίες σας και να εντοπίσουν περιοχές που δεν έχουν νόημα ή είναι δύσκολο να κατανοηθούν.
