Σαφείς και καλά γραπτές πολιτικές και διαδικασίες διασφαλίζουν ότι οι καθημερινές λειτουργίες αντικατοπτρίζουν το μακροπρόθεσμο επιχειρηματικό όραμα και τη δήλωση αποστολής σας. Επίσης, δημιουργούν ένα πλαίσιο για τη λήψη συνεπών και δίκαιων αποφάσεων και εργάζονται για την προστασία των νόμιμων συμφερόντων της επιχείρησής σας. Η διαδικασία υιοθεσίας, η οποία συνίσταται συνήθως στην αναθεώρηση, τη δοκιμή, την τροποποίηση και την κύρωση, είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί ότι οι πολιτικές και οι διαδικασίες ενισχύουν παρά να παρεμποδίζουν την πιθανότητα επίτευξης των στόχων αυτών.
Αναθεωρήστε τα πρότυπα πολιτικής και διαδικασιών
Η φάση της υιοθέτησης, η οποία αποτελεί το τρίτο στάδιο του κύκλου ζωής των πολιτικών και των διαδικασιών, αρχίζει με ενδελεχή αναθεώρηση. Σε πολλές επιχειρήσεις, η ομάδα διαχείρισης διεξάγει μια πρώτη επισκόπηση πριν να εγκρίνει τα προτεινόμενα ψηφίσματα για τροποποίηση, δοκιμή ή έγκριση. Ελέγξτε αν μια προτεινόμενη πολιτική συνδέεται με έναν στρατηγικό στόχο και εάν οι διαδικασίες συνδέονται με μια γονική πολιτική. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η λεξιμότητα είναι κατανοητή και απευθύνεται στο συγκεκριμένο κοινό. Αποστολή οποιασδήποτε γραφής που αποτυγχάνει στην αρχική επισκόπηση του συγγραφέα για αναθεώρηση.
Δημιουργία κανόνων σχολίων
Δημιουργήστε κανόνες, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών προθεσμιών, για την παροχή σχολίων σχετικά με την τροποποίηση ή για την ολοκλήρωση των αιτημάτων αναθεώρησης. Οτιδήποτε επιστρέφεται μετά από μια αρχική αναθεώρηση θα πρέπει να περιλαμβάνει το κατάλληλο σχόλιο και όχι μια δήλωση όπως «καμία γνώμη». Για παράδειγμα, απαιτήστε να αρχίζει η ανατροφοδότηση με δηλώσεις όπως "το σχέδιο απαιτεί μικρές τροποποιήσεις" ή "το σχέδιο είναι απαράδεκτο και χρειάζεται σημαντικό Οι αλλαγές πρέπει να είναι αποτελεσματικές. "Ακολουθήστε αυτές τις εισαγωγικές δηλώσεις με συγκεκριμένες αλλαγές ή συστάσεις αναθεώρησης.
Η φάση της δοκιμής
Εφαρμόστε την πολιτική και τις σχετικές διαδικασίες χρησιμοποιώντας ένα περιορισμένο κοινό και μια συγκεκριμένη ώρα. Τις περισσότερες φορές, το κοινό είναι το τμήμα ή οι χρήστες που επηρεάζονται άμεσα. Το χρονικό πλαίσιο θα πρέπει να είναι αρκετά μεγάλο ώστε να αξιολογείται η επίδραση στις καθημερινές λειτουργίες και οι πιθανές επιπτώσεις. Δώστε εντολή στους διαχειριστές και τους επηρεαζόμενους υπαλλήλους να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με το κατά πόσο η ανάλυση είναι αποτελεσματική ως έχει ή εάν οι αλλαγές μπορούν να καταστήσουν μια ανάλυση αποτελεσματικότερη, πιο αποτελεσματική ή περισσότερο σύμφωνη με μια οδηγία συμμόρφωσης.
Επικυρώστε και εφαρμόστε
Η επικύρωση είναι το τελικό βήμα για την έγκριση πολιτικών και διαδικασιών. Για μια μικρή επιχείρηση με μια επίπεδη οργανωτική δομή και λίγους υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων, αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης υπογράφει και διδάσκει τους ανθρώπινους πόρους για να εισαγάγει το ψήφισμα στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. Για μια μεσαία ή μεγάλη επιχείρηση, η επικύρωση περιλαμβάνει συνήθως μια τελική αναθεώρηση και συζήτηση, ακολουθούμενη από ψηφοφορία επί ψηφίσματος. Αφού εγκριθούν, οι πολιτικές και οι διαδικασίες μεταφέρονται στη φάση υλοποίησης.
