Μια Αίτηση για Πρόταση, γνωστή και ως RFP, είναι ένα έγγραφο που δημιουργείτε όταν πρέπει να προμηθευτείτε νέα αγαθά ή υπηρεσίες για την επιχείρησή σας. Ένα RFP διευκρινίζει τις συγκεκριμένες ανάγκες σας σε δυνητικούς πωλητές και τους προσκαλεί να υποβάλουν προσφορές για να σας εξετάσουν, επιτρέποντάς σας να επιλέξετε τον προμηθευτή που μπορεί να προσφέρει το καλύτερο επίπεδο υπηρεσιών για την επιχείρησή σας μέσα στον προϋπολογισμό που επιτρέπετε. Παρόλο που δεν υπάρχει τυποποιημένη μορφή για την εγγραφή RFPs, αυτές οι οδηγίες βήμα προς βήμα θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό και σαφές RFP για κάθε επιχειρησιακή ανάγκη.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστής με πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου
-
Εκτυπωτής (για αποστολή αλληλογραφίας)
-
Χαρτί (για αποστολή αλληλογραφίας)
-
Φάκελοι / ταχυδρομικά τέλη (για αλληλογραφία)
-
Πρόσβαση στο Internet (για αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
Προσδιορίστε τις ανάγκες σας. Θέλετε να περάσετε λίγο χρόνο καθορίζοντας ακριβώς τι ζητάτε και πόσο είστε πρόθυμοι να πληρώσετε γι 'αυτό. Ένα RFP θα καλύπτει τόσο τα απαραίτητα "υποκείμενα που χρειάζεστε" (τις απαιτήσεις σας) όσο και το "ωραίο σας", αλλά φροντίστε να προσδιορίσετε τι πρέπει να παρέχει ή να παρέχει ο πωλητής για να κερδίσει την επιχείρησή σας. Αυτό είναι ένα ουσιαστικό κομμάτι της διαδικασίας - αν δεν μπορείτε να καθορίσετε σαφώς τις ανάγκες σας, δεν θα πάρετε πίσω προτάσεις που ανταποκρίνονται στις ανάγκες αυτές.
Σχεδιάστε ένα περίγραμμα. Και πάλι, ενώ δεν υπάρχουν σκληροί και γρήγοροι κανόνες για το πώς να συνθέσετε ένα RFP, δώστε τις πιο ακριβείς και συγκεκριμένες πληροφορίες που μπορείτε. Τουλάχιστον, πιθανότατα θα βρεθείτε χρησιμοποιώντας κεφαλίδες ενοτήτων που περιλαμβάνουν μια εισαγωγή (όχι μόνο μια εισαγωγή στην εταιρεία σας, αλλά το έργο / ανάγκη και πώς θα θέλατε να δείτε την ανάγκη αυτή), απαιτήσεις - τα κριτήρια επιλογής που θα χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε σε ποιον θα απονείμετε την προσφορά, τον προϋπολογισμό (πόσο είστε διατεθειμένοι να δαπανήσετε) και τα χρονοδιαγράμματα (πόσο γρήγορα πρέπει να γίνει αυτό). Μπορεί να διαπιστώσετε ότι θα προσθέσετε ή αφαιρέσετε τμήματα, όπως απαιτείται για το συγκεκριμένο RFP, ή ακόμα και να προσθέσετε υποτομές για επιπλέον πληροφορίες που ένας προμηθευτής θα πρέπει να γνωρίζει πριν από την υποβολή προσφορών.
Συμπληρώστε το τμήμα των απαιτήσεων σας. Αυτό είναι συνήθως το μεγαλύτερο τμήμα και αυτό που απαιτεί την μεγαλύτερη προσοχή. Να είστε βέβαιος να διευκρινίσετε τι πρέπει να κάνετε, όχι πώς το χρειάζεστε - εκτός αν η διαδικασία είναι ένα συγκεκριμένο και ουσιαστικό μέρος του έργου. Επίσης, χρησιμοποιήστε σαφείς λέξεις για να διαφοροποιήσετε ανάμεσα στο "πρέπει να έχετε" (χρήση θα πρέπει, πρέπει, και απαιτείται) και "nice-to-haves" (μπορεί, μπορεί και προαιρετικό).
Γράψτε το RFP σας. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο διαδίκτυο για δείγματα RFPs εάν έχετε μπλοκ συγγραφέα.
Ορθογραφικός έλεγχος και διόρθωση του RFP σας. Σε ορισμένες βιομηχανίες, ένα άστοχο δεκαδικό σημείο μπορεί να κάνει μια τεράστια διαφορά.
Διανείμετε το RFP σας. Μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τα στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε πιθανούς πωλητές που εξοικειώνεστε ή να τις διαθέσετε με άλλους τρόπους, όπως η τοποθέτησή τους στον ιστότοπο της εταιρείας σας.
Επιλέξτε τη νίκη σας.
Συμβουλές
-
Προετοιμάστε το RFP σας 8 - 10 εβδομάδες πριν να χρειαστείτε το έργο ή την υπηρεσία. Αυτό επιτρέπει στον αιτούντα να φιλτράρει τις προτάσεις και να κάνει την καλύτερη δυνατή απόφαση.
Αποφασίστε εκ των προτέρων ποια κριτήρια επιλογής θα χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τη νικήτρια προσφορά. Όλες οι εταιρείες έχουν διαφορετική ισχύ και θα προσαρμόσουν την πρότασή τους να παίξουν σε αυτά τα δυνατά σημεία. Ψάχνετε για την καλύτερη τιμή, τον πιο έμπειρο προμηθευτή ή τον ταχύτερο χρόνο ανακύκλωσης;
Μπορείτε να ζητήσετε από τους πωλητές να προετοιμάσουν τις προτάσεις τους με συγκεκριμένο τρόπο ή μορφή, αλλά να τους πείτε σε αυτή την απαίτηση στο RFP.
Προειδοποίηση
Ο πωλητής συνήθως πληρώνει για να ετοιμάσει τη δική του πρόταση / προσφορά ως κοινή πρακτική στις περισσότερες βιομηχανίες. Ωστόσο, μπορεί να θέλετε να το γράψετε ξεκάθαρα στο RFP σας.
