Πολλοί άνθρωποι μαζεύονται όταν ακούνε ότι πρέπει να παρευρεθούν σε μια επαγγελματική συνάντηση. Φοβούνται ότι θα είναι χάσιμο χρόνου που αρχίζει αργά και δεν καταφέρνει τίποτα ή ότι θα κυριαρχείται από έναν ή δύο ανθρώπους. Αυτά τα κοινά προβλήματα μπορούν να αποφευχθούν με την κατάλληλη εθιμοτυπία των επαγγελματικών συναντήσεων. Οι κανόνες εθιμοτυπίας σας επιτρέπουν να οργανώσετε τη συνάντηση πιο αποτελεσματικά και να είστε βέβαιοι ότι είναι παραγωγικός.
Ημερήσια διάταξη
Δημιουργήστε μια ατζέντα πριν από τη συνάντηση και διανείμετε την σε όλους όσους έχουν προσκληθεί να συμμετάσχουν. Αυτό θα επιτρέψει στους ανθρώπους να αποφασίσουν εάν πρέπει πραγματικά να είναι παρόντες στη συνεδρίαση. Διαφορετικά, κάποιος μπορεί να εμφανιστεί και να ανακαλύψει ότι η ατζέντα δεν είναι πραγματικά σχετική για αυτόν ή αυτήν. Η ατζέντα είναι επίσης ένα ουδέτερο σημείο επαφής για να κρατήσει τη συγκέντρωση εστιασμένη. Αν η συζήτηση αρχίσει να περιπλανιέται, μπορείτε να πείτε κάτι σαν: "Σύμφωνα με την ημερήσια διάταξη, πρέπει να μιλάμε για αυτό που χρειαζόμαστε για την εισαγωγή του νέου προϊόντος. Ας επιστρέψουμε σε αυτό το θέμα."
Πρόγραμμα
Προγραμματίστε αρκετό χρόνο για τη συνάντηση για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε τα θέματα της ημερήσιας διάταξης χωρίς να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να κάνουν υπερβολικά μεγάλη δέσμευση χρόνου. Ξεκινήστε αμέσως τη συνάντηση για να ανταμείψετε τους ανθρώπους που εμφανίστηκαν εγκαίρως. Εάν παίρνετε τη συνήθεια να ξεκινήσετε αργά, αυτό θα ανταμείψει τους ανθρώπους που συνήθως εμφανίζονται λίγα λεπτά μετά την καθορισμένη ώρα έναρξης. Εάν έχετε τη φήμη ότι ξεκινάτε σωστά την ώρα, οι άνθρωποι θα μάθουν να εμφανίζονται στην κατάλληλη στιγμή για να αποφύγουν την ταλαιπωρία του περπατήματος, μόλις η σύσκεψη έχει ήδη αρχίσει.
Τερματίστε τη συνεδρίαση την καθορισμένη ώρα. Αυτό δείχνει σεβασμό στα χρονοδιαγράμματα των άλλων ανθρώπων, αφού ορισμένοι από τους συμμετέχοντες ενδέχεται να έχουν προγραμματίσει άλλες δεσμεύσεις μετά τη συνάντηση. Αν υπάρχει ημιτελή επιχείρηση, προγραμματίστε άλλη συνάντηση.
Συμμετοχή
Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή όλων των επισκεπτών στην αίθουσα και διατηρείτε ένα ασφαλές περιβάλλον εισόδου. Οι άνθρωποι μπορεί να φοβούνται να μιλήσουν αν πιστεύουν ότι ένας ή δύο κυρίαρχοι συνεργάτες θα τους πυροβολήσουν αμέσως. Εφαρμόστε έναν κανόνα "Μόνο ένα άτομο μιλάει κάθε φορά", και τον επιβάλλετε αυστηρά. Αν κάποιος προσπαθήσει να διακόψει, πείτε, "Αυτός είναι ο χρόνος του Sherry να μιλήσει. Θυμηθείτε, όλοι συμφωνήσαμε ότι κανείς δεν θα διακόψει όταν κάποιος άλλος μιλάει". Εάν κάποιοι συμμετέχοντες παραμένουν απρόθυμοι να δώσουν εισροή, δοκιμάστε μια μέθοδο όπως η περιήγηση στο δωμάτιό σας για να λάβετε ανατροφοδότηση από κάθε άτομο σχετικά με το θέμα στο χέρι. Με αυτόν τον τρόπο, ένας ντροπαλός δεν χρειάζεται να ανησυχεί για να βρει την κατάλληλη στιγμή για να μιλήσει.
συμπέρασμα
Στο τέλος της συνάντησης, συνοψίστε τι συζητήθηκε και ποιες αποφάσεις ελήφθησαν. Επαναβεβαιώστε τα στοιχεία δράσης, τους ανθρώπους που υποτίθεται ότι θα τα χειριστούν και τις προθεσμίες. Αυτό δίνει στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να μιλήσουν αν δεν συμφωνούν με τη σύνοψη. Εάν όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, χρησιμοποιήστε την περίληψη για να δημιουργήσετε σημειώσεις για τις συναντήσεις και να τις στείλετε αμέσως. Δεν πρέπει να βγαίνουν αργότερα από την επομένη της συνάντησης.
