Τα αποτελεσματικά σχέδια επικοινωνίας προσθέτουν αξία σε οργανισμούς και συχνά κάνουν τη διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας των προγραμμάτων. Αλλά, τι είναι ένα αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας; Η επικοινωνία ορίζεται ως "μια διαδικασία με την οποία οι πληροφορίες ανταλλάσσονται μεταξύ ατόμων μέσω ενός κοινού συστήματος συμβόλων, σημείων ή συμπεριφοράς". Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός της επικοινωνίας βοηθά στην αντιμετώπιση των εμποδίων δημιουργώντας μια κοινή γλώσσα και διαμορφώνοντας το μήνυμα. Αυτά τα σχέδια βοηθούν στην οργάνωση μιας ιεραρχίας βασικών μηνυμάτων και στον εντοπισμό ειδικών για το κοινό σας από την άποψη του χρόνου και της παράδοσης.
Σχέδιο επικοινωνίας αποτελεσματικά
Τα αποτελεσματικά σχέδια επικοινωνίας θέτουν το στάδιο για τη διαχείριση του μηνύματος, την επίτευξη αποτελεσμάτων και τη μέτρηση της επιτυχίας. Τα σχέδια προσδιορίζουν τα βασικά στοιχεία για το ποιος, τι, πού, γιατί και πώς για κάθε επικοινωνιακό πρόγραμμα, πρόγραμμα ή εταιρεία. Η δημιουργία ενός σχεδίου σας αναγκάζει να σκεφτείτε τους στόχους σας και να προβλέψετε τις αντιδράσεις σας, συμπεριλαμβανομένων των εμποδίων, προτού φτάσετε στο κοινό. Ένα σχέδιο επικοινωνίας εστιάζει επίσης τις προσπάθειές σας παρέχοντας ένα πλαίσιο, καθορίζοντας προτεραιότητες και αναπτύσσοντας ευθυγράμμιση. Σας δίνει τη δυνατότητα να αναπτύξετε ένα συνεπές μήνυμα που χτίζει την ορμή και είναι προσαρμοσμένο στα χρησιμοποιούμενα μέσα.
Οικοδόμηση του Σχεδίου
Ενώ τα σχέδια επικοινωνίας διαφέρουν ως προς το μέγεθος, ανάλογα με το πεδίο εφαρμογής και το σκοπό τους, ορισμένα βασικά στοιχεία περιλαμβάνουν: Αναλύστε την κατάσταση. Ποιο είναι το πρόβλημα ή η ευκαιρία που υπάρχει; Πώς αλλάζει η βιομηχανία ή η εταιρεία; Ξεκινάτε κάτι νέο; Έχετε δεδομένα έρευνας ή έρευνας; Είναι μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης ή κρίσης; Είναι σημαντικοί οικονομικοί ή πολιτικοί παράγοντες; Ποια είναι η ιστορία; Προσδιορίστε το πρωτογενές και το δευτερεύον κοινό. Ποιο είναι το μέγεθος του ακροατηρίου σας; Ποια είναι η γνώση τους για την κατάσταση; Πώς θα πραγματοποιηθούν; Είναι δεκτικοί; Βελτιώστε το μήνυμα. Γιατί χρειάζονται αυτό το μήνυμα; Επηρεάζετε το κοινό σας; Ζητώντας τους να αναλάβουν δράση; Θα αντισταθούν; Υπάρχουν μηνύματα στο μήνυμα; Προσδιορίστε τη διανομή. Πώς θα φτάσετε στο κοινό σας; Μπορούν οι ομάδες να σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με αυτό το μήνυμα; Ποια μέσα ταιριάζουν με το μήνυμά σας; Πόσο γρήγορα χρειάζεται να βγει; Ποια είναι η προτίμηση του ακροατηρίου σας; Θέτω στόχους. Τι προσπαθείτε να επιτύχετε; Πώς θα ξέρετε αν το επιτύχετε; Είναι μετρήσιμο; Πόσο καιρό θα έπρεπε να πάρει; Ποιος είναι ο προϋπολογισμός σας; Μετρήστε τα αποτελέσματα. Επιτύχατε τους στόχους σας; Υπάρχουν απαραίτητα επόμενα βήματα; Χρειάζεται να μετρήσετε για μια χρονική περίοδο;
Είδη σχεδίων επικοινωνίας
Ανάλογα με την επιχείρησή σας, τα σχέδια επικοινωνίας συνήθως βρίσκονται σε διάφορα επίπεδα του οργανισμού. Από εταιρική άποψη, το σχέδιο επικεντρώνεται στο όραμα, την αποστολή και τις στρατηγικές της επιχείρησης. Θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει επωνυμία της συνολικής οργάνωσης. Σε επίπεδο προϊόντος, τα σχέδια επικοινωνίας ενδέχεται να βοηθήσουν την εκκίνηση ενός προϊόντος, την επέκταση μιας σειράς προϊόντων, την οικοδόμηση ενός εμπορικού σήματος ή την αύξηση του μεριδίου αγοράς. Η ομάδα δημοσίων σχέσεων επιδιώκει να ανακαλύψει τι είναι αφιερωμένο και πώς να χρησιμοποιήσει τα μέσα ενημέρωσης για να φτάσει σε πολλές αγορές. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει επικοινωνίες κρίσεων, καθώς και κοινοτικές σχέσεις. Στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού, η έμφαση δίνεται στην επικοινωνία των εργαζομένων. Πώς μπορούμε να αναμεταδίδουμε πληροφορίες στους εργαζομένους μας σχετικά με στρατηγικές, προγράμματα, αλλαγές και εκπαίδευση; Για τις σχέσεις με τους επενδυτές, ο στόχος είναι να αποκτήσουν οικονομικά συμφέροντα στην εταιρεία, να οικοδομήσουν τη φήμη σε αυτήν την κοινότητα και να αυξήσουν τις βαθμολογίες.
Λήψη του Word Out
Με την ανάπτυξη των μέσων ενημέρωσης, οι επικοινωνίες έχουν πολλές επιλογές, αλλά γνωρίζοντας το κοινό σας είναι κρίσιμο. Ρωτήστε τις αγορές σας τι χρησιμοποιούν συχνά. Καθορίστε τι απαιτεί το μήνυμά σας. Είναι επείγον; Χρειάζεστε ανατροφοδότηση; Δημιουργείτε μια κοινότητα; Καθένα από αυτά θα οδηγούσε σε ένα διαφορετικό σύστημα διανομής. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι απαραίτητα περισσότερα από ένα όχημα επικοινωνίας για να εξασφαλιστεί ότι το μήνυμα φτάνει στην αγορά σας. Τα κοινά κανάλια διανομής περιλαμβάνουν: Συνδρομές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Συνεδριάσεις Κοινωνικά μέσα ενημέρωσης (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Ιστοσελίδες / blogs Ενημερωτικά δελτία / εφημερίδες Παρουσιάσεις Δελτία τύπου Γράμματα Δημοσιεύσεις Εγχειρίδια Ενημερωτικά δελτία Τηλεόραση Ραδιόφωνο Βίντεο Webinars / webcasts
Οδικά μπλοκ σε αποτελεσματικά σχέδια επικοινωνίας
Ένας βασικός παράγοντας στην αναποτελεσματική επικοινωνία είναι η διαφορά στο πώς μιλάμε, διαβάζουμε και σκεφτόμαστε. Μιλάμε σε περίπου 100 λέξεις ανά λεπτό, διαβάζουμε σε περίπου 200 λέξεις ανά λεπτό, αλλά οι σκέψεις μας δουλεύουν σε περισσότερες από 500 λέξεις ανά λεπτό. Αυτό σημαίνει ότι μπορούμε εύκολα να αποσπάσουμε την προσοχή. Προσθέστε σε αυτή την αυξανόμενη λίστα εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αυξανόμενο αριθμό παραδοσιακών και online πηγών μέσων ενημέρωσης και τις φαινομενικά ατελείωτες συναντήσεις μας. Ένα αποτελεσματικό σχέδιο πρέπει να αντιμετωπίσει αυτά τα ζητήματα συγκεντρώνοντας τη γνώση των συγκεκριμένων ομάδων συμφερόντων σας, παίρνοντας ανατροφοδότηση και εφαρμόζοντας αυτά τα δεδομένα για την ανάπτυξη αποτελεσματικών μηνυμάτων. Συχνά σημαίνει την παράδοση αυτού του μηνύματος σε πολλές μορφές με την πάροδο του χρόνου.
