Το ομοσπονδιακό εργατικό δίκαιο απαιτεί από τους εργοδότες να τηρούν ακριβή αρχεία των ωρών εργασίας ενός εργαζομένου. Έχοντας υπάλληλους να παρακολουθούν τις ώρες τους με κάρτα χρόνου, είτε με τη χρήση ωρολογίου είτε με χειρόγραφο έγγραφο, απαιτεί από τον εργοδότη να συμμορφώνεται με ορισμένους κανόνες που ορίζονται από τον νόμο περί δίκαιων εργασιακών κανόνων (Fair Labor Standards Act, FLSA).
Τήρηση αρχείων
Οι πληροφορίες που καταγράφονται σε κάρτα χρόνου των εργαζομένων θεωρούνται ως επίσημο έγγραφο. Οι ακριβείς πληροφορίες που πρέπει να διατηρηθούν δεν είναι αυστηρά διευκρινισμένες, ωστόσο το αμερικανικό υπουργείο Εργασίας προτείνει να συμπεριληφθεί η πλήρης ημερομηνία των ημερών που εργάστηκαν με την πάροδο του χρόνου και την ώρα που αναφέρονται σαφώς, μαζί με τις συνολικές ώρες εργασίας για κάθε ημέρα. Οι κάρτες ώρας για κάθε εργαζόμενο πρέπει να φυλάσσονται στον φάκελο για τουλάχιστον δύο χρόνια. Το Τμήμα Εργασίας απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν αρχεία διαθέσιμα για επιθεώρηση. Διατηρήστε τα αρχεία σε ένα εύκολα προσβάσιμο μέρος, επειδή ενδέχεται να σας ζητηθεί να δώσετε περισσότερες πληροφορίες με βάση τα δεδομένα που αναφέρονται σε κάθε κάρτα χρόνου. Φυλάξτε τα αρχεία ενός υπαλλήλου για δύο χρόνια, ακόμη και αν αυτό το άτομο δεν απασχολείται πλέον από εσάς.
Στο περασμα του χρονου
Η ακριβής τήρηση των ωρών εργασίας με τη χρήση κάρτας χρόνου είναι απαραίτητη για να διαπιστωθεί εάν οι εργαζόμενοί σας οφείλουν υπερωρίες. Οι εργαζόμενοι δικαιούνται να πληρώσουν επιπλέον για οποιεσδήποτε ώρες αναφέρθηκαν σε μια κάρτα χρόνου άνω των 40 σε μια δεδομένη εβδομάδα εργασίας. Το FLSA περιγράφει μια εβδομάδα εργασίας ως επτά συνεχόμενες 24ώρες ημέρες, οι οποίες μπορούν να ξεκινήσουν οποιαδήποτε ημέρα της εβδομάδας που επιλέγετε ή συνολικά 168 συνεχείς ώρες. Ο μισθωτός πρέπει να πληρώνεται, τουλάχιστον, με επιτόκιο 1 1/2 φορές, ανεξάρτητα από το κανονικό ωριαίο επιτόκιο, για κάθε ώρα υπερωριών. Ορισμένοι εργαζόμενοι απαλλάσσονται από τους κανόνες υπερωριών, όπως ορισμένοι τύποι πωλητών, εκτελεστικοί και επαγγελματίες, γεωργικοί εργάτες και άλλοι. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εξαιρέσεις των εργαζομένων, ανατρέξτε στον σύνδεσμο που παρέχεται στην παρακάτω ενότητα πόρων.
Γραπτή Πολιτική
Αναπτύξτε τα πρότυπα που περιμένετε από τους υπαλλήλους σας να τηρούν, όταν πρόκειται να καταγράψουν τις ώρες εργασίας τους, όπως ο ακριβής χρόνος έναρξης και λήξης, το ποσό των ωρών που πρέπει να εργάζονται καθημερινά και ο χρόνος που παρέχεται για τα διαλείμματα. Βεβαιωθείτε ότι κάθε εργαζόμενος γνωρίζει ότι απαγορεύεται η ηχογράφηση λανθασμένων ωρών εργασίας ή η σκόπιμη διόρθωση της κάρτας χρόνου ενός συναδέλφου. Διευκρινίστε τι πειθαρχικά μέτρα θα λάβετε εάν δεν ακολουθήσετε αυτές τις διαδικασίες, έως και ενδεχόμενο τερματισμό. Σε περίπτωση που ένας υπάλληλος σας προειδοποιήσει νόμιμα για το χρονικό διάστημα που έχει καταβληθεί, έχοντας οδηγίες που εξηγούν τη διαδικασία σας για την τεκμηρίωση του χρόνου εργασίας θα προχωρήσετε σε μεγάλο βαθμό βοηθώντας το πλευρό σας στο επιχείρημα.
