Κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται σε έναν οργανισμό απαιτεί από τη λογιστική υπηρεσία να εξετάσει τις οικονομικές της επιπτώσεις. Ο λογιστής πρέπει να καταγράφει κάθε συναλλαγή με οικονομικό αντίκτυπο στα λογιστικά βιβλία. Πολλές εταιρείες εκδίδουν χρεωστικές και πιστωτικές κάρτες στους υπαλλήλους για να μειώσουν τις επιστροφές δαπανών που επεξεργάζονται. Αντί της επιστροφής των εργαζομένων, η εταιρεία είτε πληρώνει το λογαριασμό της πιστωτικής κάρτας είτε προσαρμόζει τα αρχεία της για τη χρεωστική συναλλαγή. Οι λογιστικές καταχωρήσεις ποικίλλουν ανάλογα με το αν ο εργαζόμενος χρησιμοποίησε χρεωστική ή πιστωτική κάρτα.
Συναλλαγή χρεωστικής κάρτας
Οι τράπεζες εκδίδουν χρεωστικές κάρτες στους υπαλλήλους της εταιρείας για να μειώσουν τον αριθμό των ελέγχων που χρειάζεται να εκτυπώσει η εταιρεία. Μια συναλλαγή χρεωστικής κάρτας αφαιρεί μετρητά από τον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας κατά τη στιγμή της συναλλαγής. Ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί μια χρεωστική κάρτα με τον ίδιο τρόπο που χρησιμοποιεί μια πιστωτική κάρτα όταν πραγματοποιεί αγορές. Η τράπεζα λαμβάνει ηλεκτρονική ειδοποίηση για τη συναλλαγή και μεταφέρει τα χρήματα στον πωλητή για να πληρώσει για τη συναλλαγή.
Λογαριασμός χρεωστικών καρτών
Όταν ο εργαζόμενος πραγματοποιεί μια συναλλαγή χρησιμοποιώντας τη χρεωστική κάρτα, ο λογιστής της εταιρείας πρέπει να ενημερώσει τα οικονομικά αρχεία. Ο λογιστής επικοινωνεί με τον υπάλληλο για να καθορίσει ποια ήταν η συναλλαγή. Ο λογιστής χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για να καθορίσει ποιος λογαριασμός εξόδων θα χρησιμοποιηθεί στη λογιστική εγγραφή. Ο λογιστής αυξάνει το λογαριασμό εξόδων και μειώνει τα μετρητά.
Συναλλαγή πιστωτικών καρτών
Οι τράπεζες εκδίδουν πιστωτικές κάρτες στους υπαλλήλους της εταιρείας για να μειώσουν τον αριθμό των εκθέσεων δαπανών που υποβάλλουν οι εργαζόμενοι. Μια συναλλαγή με πιστωτική κάρτα δημιουργεί μια υποχρέωση για την εταιρεία που απαιτεί από την εταιρεία να πληρώσει την τράπεζα στο τέλος της περιόδου. Ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί μια πιστωτική κάρτα όταν πραγματοποιεί αγορές μέσω διαδικτύου, τηλεφωνικά ή προσωπικά. Η τράπεζα λαμβάνει ηλεκτρονική ειδοποίηση για τη συναλλαγή. Στο τέλος της περιόδου, η τράπεζα προσθέτει όλες τις συναλλαγές και αποστέλλει ένα λογαριασμό στην εταιρεία.
Λογιστική Πιστωτικών Καρτών
Όταν ένας εργαζόμενος πραγματοποιεί μια συναλλαγή χρησιμοποιώντας την πιστωτική κάρτα, διατηρεί την απόδειξή της και γράφει μια περιγραφή της συναλλαγής στην απόδειξη. Στο τέλος του μήνα, υποβάλλει όλες τις αποδείξεις της στον λογιστή της εταιρείας. Ο λογιστής συγκρίνει τις αποδείξεις με το τιμολόγιο και διασφαλίζει ότι όλες οι συναλλαγές λογιστικοποιούνται. Ο λογιστής χρησιμοποιεί τις αποδείξεις για να καθορίσει ποιος λογαριασμός εξόδων πρέπει να χρησιμοποιηθεί στη λογιστική εγγραφή. Ο λογιστής αυξάνει το λογαριασμό εξόδων και μειώνει τα μετρητά.
