Παρουσιάζοντας τον εαυτό σας πρόσωπο με πρόσωπο είναι απλή, δεδομένου ότι υπάρχει μια καθιερωμένη σύμβαση που θα ακολουθήσει. Πάντα θα σφίξετε τα χέρια με τη νέα σας γνωριμία και θα της δώσετε το όνομά σας. Η προσέγγιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο δύσκολη. Ποιο είναι το κατάλληλο χαιρετισμό; Πόσο τυπικό θα έπρεπε να είσαι; Όπως συμβαίνει με οποιαδήποτε επιχειρηματική επικοινωνία, υπάρχουν ορισμένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε για να διατηρήσετε το μήνυμά σας επαγγελματικό.
Σχεδιάστε μια συναρπαστική γραμμή θεμάτων
Εφόσον το μήνυμά σας ενδέχεται να ανταγωνίζεται άλλα 500 άτομα στα εισερχόμενα του παραλήπτη, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια γραμμή θέματος που θα ενθαρρύνει τον παραλήπτη να ανοίξει το email σας. Αναφέρετε εδώ ότι κάποιος σας έχει παραπέμψει - "Η Jennifer Williams πρότεινε να επικοινωνήσω μαζί σας" - καθώς η εξοικείωση μπορεί να ενθαρρύνει την προοπτική σας να κάνετε κλικ. Ή, μπορείτε να αναφέρετε τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. "Η αναζήτηση για τις υπηρεσίες τροφοδοσίας σας" θα έπρεπε να προσελκύσει τον παραλήπτη να κάνει κλικ. Διατηρήστε τη γραμμή θέματος κάτω από 30 χαρακτήρες, ώστε να είναι ευανάγνωστη σε ένα smartphone.
Χρησιμοποιήστε ένα τυπικό χαιρετισμό
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αναγνωρίζεται ως λιγότερο τυπική μέθοδος επικοινωνίας από τις επιστολές επιχειρήσεων και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να απευθυνθείτε ανεπιφύλακτα στον παραλήπτη σας, για παράδειγμα, "Γεια σου Δαβίδ". Αυτό είναι καλό αν γνωρίζετε το άτομο ή εργάζεται σε μια άτυπη βιομηχανία, αλλά δεν είναι σωστό αν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον σε μια συντηρητική βιομηχανία όπως η χρηματοδότηση ή η κυβέρνηση. Σε περίπτωση αμφιβολίας, "Αγαπητέ κ. Matterson", ή απλά "Mr. Matterson "θα λειτουργήσει καλά.
Συστήσου
Δώστε το όνομα, τον τίτλο εργασίας σας και άλλες λεπτομέρειες που θα είναι σχετικές με τον παραλήπτη. Αυτή είναι η ευκαιρία σας να δημιουργήσετε μια ανθρώπινη σύνδεση με τον παραλήπτη, για παράδειγμα αναφέροντας ένα σχολείο, χώρο εργασίας ή βιομηχανία που έχετε από κοινού. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Το όνομά μου είναι η Sonia Jindal. Είμαι συνάδελφος UCLA alum που ασχολείται με το σχεδιασμό γραφικών. "Η αναφορά μιας αμοιβαίας γνωριμίας είναι ένα πλεονέκτημα δεδομένου ότι ο παραλήπτης μπορεί να είναι πιο δεκτικοί αν έχετε παραπέμπεται από κάποιον που γνωρίζει και εμπιστεύεται.
Εξηγήστε τι θέλετε
Εξηγήστε γιατί γράφετε. Κρατήστε το μήνυμά σας σαφές και συνοπτικό για να αποφύγετε παρεξηγήσεις. "Εργάζομαι στην ABC Company και θα ήθελα να σας πω για ένα γεγονός που ξεκινάμε" είναι καλύτερο από "Συναρπαστικά νέα για το νέο μας γεγονός!" Συμπεριλάβετε μια σαφή έκκληση για δράση, λέγοντας στον παραλήπτη τι θα θέλατε να συμβεί Επόμενο. Για να προγραμματίσετε μια συνέχεια, για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Θα ήθελα να προγραμματίσω μια κλήση για να συζητήσω περαιτέρω το ζήτημα, καθώς υπάρχουν μεγάλες δυνατότητες συνεργασίας. Θα εργαζόταν το απόγευμα της Δευτέρας για σας;"
Τέλος με ευγνωμοσύνη
Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για το χρόνο και την προσοχή του. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τελειώνουν με ευγνωμοσύνη λαμβάνουν αύξηση 36% στα μέσα ποσοστά απόκρισης. Οι καλές επιλογές περιλαμβάνουν "ευχαριστίες εκ των προτέρων", "ευχαριστώ πολύ για το χρόνο σας" ή απλά "ευχαριστώ". Αποχωρήστε με το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Μην ξεχάσετε να επεξεργαστείτε
Βεβαιωθείτε ότι έχετε διορθώσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν το στείλετε. Έχετε μόνο μία ευκαιρία να κάνετε μια πρώτη εντύπωση, και τα ορθογραφικά σφάλματα θα μπορούσαν να σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικά. Βεβαιωθείτε ότι η γραμματική σας είναι και επί τόπου και ότι χρησιμοποιείτε πλήρεις προτάσεις και επίσημα γραπτά, αντί να χρησιμοποιείτε συντομογραφίες και εκφράσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με φίλους, αλλά όχι με έναν προϊστάμενο.
Μπορεί να βοηθήσει να εκτυπώσετε την επιστολή και να το διαβάσετε δυνατά και αν έχετε κάποιον γύρω σας, ζητήστε από έναν φίλο ή έναν συγγενή σας να διαβάσει αυτό που γράψατε επίσης.
