Η προσεκτική επεξεργασία μιας απάντησης σε ένα επιχειρησιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - είτε από πελάτη, προοπτική, προϊστάμενο είτε από συνάδελφο - μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά στην εξασφάλιση της επιθυμητής αντίδρασης και αντίδρασης.
Κατανοήστε τον συγγραφέα
Προσέξτε προσεκτικά ποιος έγραψε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς αυτό παίζει ρόλο στο επίπεδο διατύπωσης χρησιμοποιείτε για να απαντήσετε. Για παράδειγμα, ο εμπειρογνώμονας της ετικέτας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Lindsay Pollak προτείνει την απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί επίσημη γλώσσα χρησιμοποιώντας παρόμοια τυπική και ευγενική γλώσσα. Εάν ο αποστολέας χρησιμοποιεί έναν ανεπίσημο τόνο, χρησιμοποιήστε έναν πιο χαλαρό τόνο, αλλά κρατήστε τον επαγγελματία.
Προσδιορίστε το αποτέλεσμα
Καταλάβετε τι ενέργεια που θέλετε να κάνει ο αναγνώστης μόλις απαντήσετε. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε μια απάντηση σε μια προοπτική, θέλετε να αγοράσετε. Ωστόσο, εάν στέλνετε απάντηση στο αφεντικό σας, θέλετε να πιστεύει ότι είστε επαγγελματίας και ικανός. Απαντήσεις σε άτομα σχετικά με θέματα εξυπηρέτησης πελατών θα πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα έναν ευτυχισμένο πελάτη που αισθάνεται ότι οι ανάγκες του πληρούνται.
Συμβουλές
-
Περιμένετε μέχρι να ηρεμήσετε για να απαντήσετε σε ένα αμφιλεγόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Περιγράψτε το αποτέλεσμα στην πρόταση 1
Χρησιμοποιήστε την πρώτη πρόταση της απάντησής σας περιγράψτε τι θέλετε να επιτύχετε, για παράδειγμα, εάν ο πελάτης στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια καταγγελία, χρησιμοποιήστε την πρώτη πρόταση για να δηλώσετε ότι θέλετε να επιλύσετε το πρόβλημα, ώστε ο πελάτης να αισθάνεται ευχαριστημένος και ικανοποιημένος από την αγορά.
Κάνετε τους πόντους σας
Τώρα ήρθε η ώρα να εξηγήσετε πώς σκοπεύετε να κάνετε την πρώτη σας πρόταση να συμβεί. Χρήση μικρές παραγράφους για να κάνετε τους πόντους σας. Ο James συνιστά τη χρήση αποδείξεων για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ιδεών που περιγράφετε στην απάντησή σας. Ανάλογα με το θέμα και τη δράση που απαιτείται, τα αποδεικτικά στοιχεία μπορούν να είναι τόσο απλά όσο δείχνουν ένα γεγονός ή τόσο εκτεταμένα όσο παρέχουν πολλαπλές λεπτομέρειες συγκεκριμένες στο θέμα. Για παράδειγμα, αν ο προϊστάμενος σας ρωτά γιατί θέλετε να εγκρίνετε ένα έξοδο, δώστε ένα ή δύο στοιχεία για το πώς η έγκριση της δαπάνης θα ωφελήσει το τμήμα ή την εταιρεία εν γένει.
Παρέχετε μια Πρόσκληση για δράση
Χρησιμοποιήστε την τελευταία πρόταση σας επαναλάβετε αυτό που θέλετε ο αναγνώστης να κάνει στη συνέχεια. Αυτή η πρόταση πρέπει να συμβαδίζει με την πρώτη σας παράγραφο. Για παράδειγμα, για να κάνετε τον πελάτη σας ευτυχισμένο, εξηγήστε το βήμα που είστε διατεθειμένοι να κάνετε για να επιλύσετε το πρόβλημα.
Αποσύνδεση
Τέλος, χρησιμοποιήστε λέξεις υπογραφής, όπως το "Καλύτερο" ή "Σας ευχαριστούμε", ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ότι έφτασε στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προτείνει η συγγραφέας της Forbes Susan Adams. Προσθέστε το όνομά σας και συμπεριλάβετε την υπογραφή της επιχείρησής σας σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η υπογραφή πρέπει να περιλαμβάνει το πλήρες όνομά σας, το όνομα της εταιρείας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού τηλεφώνου και της διεύθυνσης του ιστότοπου.
Συμβουλές
-
Επαλήθευση και ορθογραφικό έλεγχο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν πατήσετε το πλήκτρο "αποστολή". Διαφορετικά, τα λάθη μπορεί να σας κάνουν να φαίνονται ακατάπαυστα και αντιεπαγγελματικά.
