Μια αίτηση για υποβολή προτάσεων είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από εταιρεία, μη κερδοσκοπικό οργανισμό ή κυβερνητική υπηρεσία που ζητεί απαντήσεις από δυνητικούς πωλητές στις απαιτήσεις που παρατίθενται. Παρόλο που τα RFP ποικίλλουν σε μέγεθος, πεδίο και μορφή, καλύπτουν συνήθως παρόμοια θέματα. Ένα RFP θα ενημερώνει συνήθως τους πωλητές για την χορηγούσα οντότητα, τι θέλει να αποκτήσει και να καθορίσει τους όρους και τις προϋποθέσεις για την επιλογή. Ένα RFP συνήθως ζητά από τους πωλητές να εξηγήσουν τους λόγους για τους οποίους είναι ικανοί να ανταποκριθούν, τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύουν να επιτύχουν τους στόχους που περιγράφονται στην πρόταση και την τιμή που αναμένουν να πληρώσουν.
Περιγράψτε τον σκοπό και το πεδίο εφαρμογής του RFP, συμπεριλαμβανομένων των αγαθών, προϊόντων ή υπηρεσιών που θέλετε να αποκτήσετε και των προσόντων που αναμένετε να διαθέτει ο πωλητής. Αυτό θα επιτρέψει στους πωλητές να προσδιορίσουν εάν είναι επιλέξιμες και επιθυμούν να ανταποκριθούν. Υποδεικνύοντας ότι η εταιρεία σας χρειάζεται 10.000 μπλε widget που παραδίδονται σε τρεις μήνες, ο οργανισμός σας αναζητά μια τοποθεσία και εξοπλισμό για να προετοιμάσει και να εξυπηρετήσει 200 γεύματα την ημέρα για ηλικιωμένους πελάτες ή η υπηρεσία σας απαιτεί εκπαίδευση για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών. χρόνο και προσπάθεια των πωλητών.
Γράψτε μια περιγραφή της εταιρείας, της οργάνωσης ή της εταιρείας σας που παρέχει στους πιθανούς πωλητές χρήσιμα δεδομένα. Δεδομένου ότι θα κοστίσει χρόνο και χρήμα για τους περισσότερους πωλητές να ανταποκριθούν στο RFP σας, αυτό βοηθά στη δημιουργία μιας μελλοντικής σχέσης εργασίας. Εξηγήστε τι σκοπεύετε να ολοκληρώσετε με το προϊόν ή την υπηρεσία τους. Προσδιορίστε τους ανθρώπους στους οποίους πρέπει να κατευθύνουν τις ερωτήσεις και την αλληλογραφία τους.
Καθορίστε λεπτομερώς το αντικείμενο της εργασίας, ώστε οι πωλητές να μπορούν να προβούν σε ακριβείς προβολές εργασίας, υλικών και άλλων δαπανών.Καταχωρίστε τις προβαλλόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσης για να αναπτύξετε ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα. Περιγράψτε τους όρους που περιμένετε να πληρούν, όπως οι εργασιακές συνθήκες, τα περιβαλλοντικά πρότυπα και τα πρότυπα ασφαλείας. Δηλώστε τα πρότυπα απόδοσης που χρειάζεστε και πώς αναμένετε να παρακολουθήσετε και να αξιολογήσετε την προσπάθειά τους.
Καταγράψτε τα σχέδια, τις αναφορές, τα προϊόντα, τις υπηρεσίες και τα υλικά που περιμένετε να παραδώσουν και πότε θέλετε να ολοκληρωθούν. Οι προμηθευτές ενδέχεται να έχουν περιστάσεις που τους εμποδίζουν να παραδώσουν ό, τι ζητάτε όταν το περιμένετε. Οι διαφορές μεταξύ των προσδοκιών σας και του πωλητή είναι πιθανόν να αποτελέσουν αντικείμενο συζήτησης κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων. Ορισμένα RFP περιλαμβάνουν ένα τμήμα με τυποποιημένα στοιχεία της προτεινόμενης σύμβασης, όπως οι ρήτρες ακύρωσης και οι συμφωνίες εμπιστευτικότητας
Συμπεριλάβετε στο RFP τα κριτήρια που θα χρησιμοποιήσετε για να αξιολογήσετε τις απαντήσεις που λαμβάνετε και τον τρόπο και το χρονοδιάγραμμα του βραβείου στον νικητή του διαγωνισμού. Αυτό είναι σημαντικό για να αποφευχθούν αξιώσεις ευνοιοκρατίας ή άλλες αθέμιτες πρακτικές. Πολλά RFP χρησιμοποιούν ένα σύστημα σημείων, απονέμοντας σημεία για αντικείμενα όπως το κόστος, το εύρος εργασίας, τα προσόντα και το προσωπικό.
