Όταν μια εσωτερική έρευνα οδηγεί σε πειθαρχική ή νομική ενέργεια, θα πρέπει να συντάξετε μια έκθεση έρευνας για να υποστηρίξετε την περίπτωσή σας. Η παρουσίαση των ευρημάτων με σαφήνεια και ακρίβεια μπορεί να δημιουργήσει ένα αναμφισβήτητο ρεκόρ, ενώ μια άκρως γραπτή έκθεση έχει τη δυνατότητα να αποδυναμώσει την περίπτωσή σας. Κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης πρέπει να γνωρίζει τι πρέπει να συμπεριλάβει σε μια έκθεση έρευνας και σε ποια μορφή θα πρέπει να λάβει.
Τα βασικά
Μια έκθεση έρευνας λειτουργεί για την παροχή γεγονότων και μερικές φορές κάνει συστάσεις με βάση τα γεγονότα και τη φύση των ισχυρισμών. Η συνοπτικότητα και η αντικειμενικότητα είναι εξίσου ζωτικής σημασίας, καθώς η ακριβής πληροφόρηση είναι η εδραίωση της αξιοπιστίας. Μια επίσημη αναφορά στυλ περιγράμματος γραμμένη στο πρώτο πρόσωπο προσθέτει επίσης την αξιοπιστία. Για τις μακρές αναφορές, ένας πίνακας περιεχομένων και αριθμημένες σελίδες μπορούν να διευκολύνουν τον εντοπισμό συγκεκριμένων πληροφοριών. Η συμπερίληψη μιας συνοδευτικής σελίδας, ακόμη και για μια σύντομη αναφορά, είναι σημαντική για την προστασία της ιδιωτικής ζωής των πληροφοριών.
Άνοιγμα τμημάτων
Το πρώτο τμήμα της έκθεσης πρέπει να περιλαμβάνει βασικές πληροφορίες, όπως τα ονόματα του αποστολέα και του παραλήπτη, καθώς και μια γραμμή θέματος που προσδιορίζει το αντικείμενο της έρευνας. Στο δεύτερο τμήμα, προσδιορίστε τον καταγγέλλοντα, περιγράψτε τον ισχυρισμό ή τους ισχυρισμούς, προσδιορίστε την ημερομηνία έναρξης και λήξης της έρευνας και προσδιορίστε τις πηγές πληροφοριών και αποδεικτικών στοιχείων που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή της έρευνας ή την κατάρτιση της έκθεσης. Οι λίστες με κουκκίδες είναι χρήσιμες για την ευκολότερη ανάγνωση των πληροφοριών σε αυτό το τμήμα.
Διερευνητικά γεγονότα και ευρήματα
Παρουσιάστε τις πραγματικές διαπιστώσεις σε έναν κατάλογο με κουκκίδες, σε αφηγηματικές παραγράφους ή σε συνδυασμό και των δύο. Τα ευρήματα θα πρέπει να περιγράφουν κάθε στάδιο της έρευνας με χρονολογική σειρά και να περιλαμβάνουν ημερομηνίες και ώρες όποτε είναι δυνατόν. Παρόλο που μπορείτε να ενσωματώσετε τα αποδεικτικά στοιχεία στο τμήμα των ευρημάτων, η αναφορά και στη συνέχεια η προσθήκη αποδεικτικών στοιχείων ως εκθέματα στο τέλος της έκθεσης είναι συχνά μια καλύτερη επιλογή, καθώς δεν διακόπτει τη ροή των εκθέσεων. Αυτό περιλαμβάνει δηλώσεις μαρτύρων, φωτογραφίες, βίντεο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα και σαρωμένα αρχεία.
συμπέρασμα
Τερματίστε την αναφορά με μία ή περισσότερες αφηγηματικές παραγράφους στις οποίες συνοψίζετε την έρευνα και, εάν χρειάζεται, προτείνετε πώς να προχωρήσετε. Μια περίληψη θα πρέπει να περιλαμβάνει μια δήλωση των παραβιάσεων και να παρέχει αρκετές πληροφορίες ότι ο αναγνώστης κατανοεί τι στήριξε την έρευνα χωρίς να διαβάσει ολόκληρη την έκθεση. Οι συστάσεις θα πρέπει να είναι αγωγές που να ανταποκρίνονται στη σοβαρότητα του ισχυρισμού, τα αποδεικτικά στοιχεία που παρουσιάζονται, τις νομικές επιπτώσεις και τον κώδικα δεοντολογίας ή την πολιτική συμπεριφοράς των εργαζομένων.
