Σχεδόν κάθε εταιρεία, είτε πρόκειται για μια κερδοσκοπική επιχείρηση είτε για μια φιλανθρωπική οργάνωση μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, διοικείται από ένα διοικητικό συμβούλιο. Τα συμβούλια μπορούν να κυμαίνονται από πολύ μικρά, με μόνο μια χούφτα μέλη, σε μεγαλύτερες ομάδες που αριθμούν στις δεκάδες. Τα περισσότερα μέλη που δεν είναι εταιρικά στελέχη έχουν ο καθένας τον ίδιο ρόλο, ευθύνες και προνόμια. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, τα συμβούλια έχουν ex officio μέλη και συχνά προκύπτουν ερωτήματα σχετικά με το καθεστώς αυτών των ατόμων.
Ορισμός
Ένα ex officio μέλος του διοικητικού συμβουλίου είναι εκείνο που γίνεται μέλος ενός συμβουλίου όχι μέσω της τακτικής εκλογικής διαδικασίας αλλά λόγω μιας άλλης θέσης που κατέχει. Οι επιτροπές του διοικητικού συμβουλίου μπορούν επίσης να έχουν ex officio μέλη.
Παραδείγματα
Ο εκτελεστικός διευθυντής μιας μη κερδοσκοπικής οργάνωσης μπορεί να είναι ex officio μέλος του διοικητικού συμβουλίου, πράγμα που σημαίνει ότι είναι αυτομάτως μέλος του διοικητικού συμβουλίου χωρίς να εκλεγεί. Σε επιχειρηματικό περιβάλλον, ένας διευθύνων σύμβουλος μπορεί να οριστεί ως ex officio μέλος του διοικητικού συμβουλίου της εταιρείας. Ο πρόεδρος ή πρόεδρος του συμβουλίου είναι συνήθως ex officio μέλος όλων των επιτροπών του διοικητικού συμβουλίου και ο ταμίας μπορεί να είναι ex officio μέλος της επιτροπής οικονομικών του συμβουλίου.
Ονομασία
Ο ορισμός του μέλους του διοικητικού συμβουλίου που βασίζεται σε ex officio βασίζεται στις διατάξεις του οργανισμού. Οι νέες εταιρίες θα πρέπει να γνωρίζουν κατά τη δημιουργία των κανονισμών τους τι σημαίνει αυτεπαγγέλτως, καθώς η διαδικασία αλλαγής των κανονισμών μπορεί να είναι μακρά και περίπλοκη. Οι οργανισμοί δεν πρέπει να το χρησιμοποιούν ως ευκαιρία να κάνουν κάποιον ένα "επίτιμο μέλος του Δ.Σ." που δεν έχει δικαιώματα ψήφου ούτε υποχρεώσεις του Διοικητικού Συμβουλίου.
Ρόλος
Σύμφωνα με το Ρυθμιστικό Διάταγμα του Ρόμπερτ, μια αξιόλογη πηγή για την κοινοβουλευτική διαδικασία και τη διοίκηση του διοικητικού συμβουλίου, τα ex officio μέλη έχουν τα ίδια δικαιώματα με τα άλλα μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί λειτουργούν υπό την προϋπόθεση ότι τα ex officio μέλη μπορούν να παρευρίσκονται στις συνεδριάσεις και να συμμετέχουν στη συζήτηση αλλά δεν μπορούν να ψηφίζουν.
Ψηφοφορία
Εκτός αν οι κανονισμοί δηλώνουν συγκεκριμένα ότι ένα ex officio μέλος δεν έχει δικαίωμα ψήφου, τα μέλη αυτά έχουν νόμιμα το ίδιο δικαίωμα ψήφου με οποιοδήποτε άλλο μέλος του διοικητικού συμβουλίου. Έτσι, σε πολλά φιλανθρωπικά ιδρύματα, οι κανονισμοί ορίζουν ότι ο εκτελεστικός διευθυντής είναι ex officio μέλος του διοικητικού συμβουλίου αλλά χωρίς δικαίωμα ψήφου. Εάν οι Κανονισμοί δεν κάνουν διάκριση μεταξύ των υπαλλήλων και των τακτικών μελών για σκοπούς ψηφοφορίας, η μόνη φορά που οι Κανονισμοί του Robert επιτρέπουν την διαφορετική μεταχείριση των μελών του Συμβουλίου είναι σε περιπτώσεις όπου δεν περιλαμβάνονται για να διαπιστωθεί αν υπάρχει απαρτία.
