Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών είναι ένα γραπτό έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς τους κανόνες ενός οργανισμού και τους συγκεκριμένους τρόπους με τους οποίους πρέπει να εκτελεστεί. Αυτό καλύπτει τα πάντα, από τη γενική προοπτική του οργανισμού έως τις λεπτομέρειες του τρόπου επεξεργασίας των εισερχόμενων μηνυμάτων. Μερικές βασικές ιδέες για ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών θα καταστήσουν ένα εγχειρίδιο πιο χρήσιμο στους εργαζομένους.
Συγκεντρώστε πληροφορίες από τα τμήματα
Πριν από τη σύνταξη ενός επίσημου εγχειριδίου για έναν οργανισμό, πρέπει να λάβετε ανατροφοδότηση από όλες τις διάφορες υπηρεσίες σχετικά με την πολιτική και τη διαδικασία τους. Ακόμη και αν δεν υπάρχει ένα επίσημο εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών, τα τμήματα έχουν πιθανώς τη δική τους ανεπίσημη πολιτική, μνημόνια και διάσπαρτους οδηγούς. Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών, εκτός και αν γράφεται για νέα επιχείρηση ή οργανισμό, θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τον τρόπο με τον οποίο το τμήμα εκτελείται ήδη. Η εισαγωγή μιας εντελώς νέας πολιτικής και διαδικασιών θα μπορούσε ενδεχομένως να επιβραδύνει τις παραγωγές λόγω της καμπύλης μάθησης. Αντ 'αυτού, σκεφτείτε το εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας ως ένα μέρος για να εδραιώσετε όλες τις άτυπες πολιτικές και διαδικασίες σε ένα μέρος για να αποφύγετε τη σύγχυση.
Ωστόσο, αυτό δεν είναι ένας απόλυτος κανόνας. Ένα από τα πλεονεκτήματα της σύνταξης ενός εγχειριδίου πολιτικής και διαδικασίας είναι ότι σας δίνει την ευκαιρία να αναθεωρήσετε την αποτελεσματικότητα του έργου ενός οργανισμού. Κατά τη σύνταξη του εγχειριδίου, μιλήστε με τους διευθυντές και τους υπαλλήλους των διαφόρων τμημάτων για να διαπιστώσετε εάν κάποια από τις πολιτικές και τις διαδικασίες που επεξεργάζονται σήμερα είναι δυσκίνητες, δύσκολες ή ασυνεπείς. Αν ναι, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση για να συζητήσετε πιο αποτελεσματικούς τρόπους εργασίας πριν συμπληρώσετε το εγχειρίδιο.
Διαχωρίστε την πολιτική και τη διαδικασία
Οι πολιτικές περιλαμβάνουν γενικούς κανόνες που περιγράφουν τι μπορεί ή δεν μπορεί να γίνει, και αυτό κυμαίνεται από το φιλοσοφικό έως το συγκεκριμένο. Για παράδειγμα, μια πολιτική μπορεί να είναι "είμαστε φιλικοί προς το περιβάλλον" ή "να υποβάλουμε όλα τα αιτήματα εισδοχής στο Τμήμα Εισδοχής". Οι διαδικασίες περιγράφουν τις βήμα προς βήμα διαδικασίες για την εφαρμογή μιας πολιτικής. Κατά τη δημιουργία ενός εγχειριδίου πολιτικής και διαδικασιών, να διαφοροποιήσετε μεταξύ των δύο, κάνοντας τις επικεφαλίδες των πολιτικών και τις διαδικασίες για κάθε υποδιαίρεση πολιτικής ή λίστα. Αυτό θα επιτρέψει τη γρήγορη πλοήγηση του εγχειριδίου από υπαλλήλους που επιθυμούν να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να διεξάγεται μια πολιτική.
Να είστε σαφείς και συγκεκριμένοι
Κατά τη σύνταξη ενός εγχειριδίου πολιτικής και διαδικασιών, ίσως χρειαστεί να επανεξετάζετε συχνά το έργο σας για να αποκόψετε τυχόν φρασεολογία, σύνθετες προτάσεις και ασαφείς οδηγίες. Προσπαθήστε να κρατήσετε τις προτάσεις σε 15 λέξεις ή λιγότερο. Αποφύγετε τις διαδικασίες ή τις προτάσεις που θα μπορούσαν να ερμηνευτούν με περισσότερους από έναν τρόπους. Αντί να δίνετε οδηγίες όπως "επεξεργασία όλων των τιμολογίων και αποστολή ενός εντύπου στον διαχειριστή", περιγράψτε τις διαδικασίες επεξεργασίας των τιμολογίων και δώστε το όνομα της συγκεκριμένης φόρμας για αποστολή στον διαχειριστή.
Ενδέχεται να επιθυμείτε ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι να αναθεωρήσουν το εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών για να ελέγξουν για τυχόν μέρη που έχουν δυσκολία στην κατανόηση.
Ελέγξτε και ενημερώστε τακτικά
Ένα εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών είναι ένα ζωντανό έγγραφο. Για να το διατηρήσετε χρήσιμο, επανεξετάστε και επικαιροποιήστε το τακτικά εάν είναι απαραίτητο. Κρατήστε μια συνάντηση μία φορά το χρόνο για να δείτε αν πρέπει να γίνουν αλλαγές στο εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών. Αυτό περιλαμβάνει νέους τρόπους να κάνετε εργασία, αναδιατυπώνοντας δύσκολες ή συγχέοντας παραγράφους και τρόπους δημιουργίας ιδεών για να καταστήσετε το εγχειρίδιο περισσότερο χρήσιμο, όπως προσθέτοντας περισσότερες πληροφορίες ή χρωματική κωδικοποίηση διαφορετικών κεφαλαίων.
Αποφύγετε να εισάγετε στην πολιτική τις ευαίσθητες στο χρόνο πληροφορίες, όπως ονόματα επαφών, τηλεφωνικούς αριθμούς ατόμων και διευθύνσεις URL του ιστότοπου. Αντί να αναφερθείτε σε συγκεκριμένους ανθρώπους ή τίτλους στο εγχειρίδιο, ανατρέξτε στα ονόματα των τμημάτων. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι το εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας παραμένει σχετικά σημαντικότερο.
