Τα συστήματα πληροφοριών διαχείρισης χρησιμοποιούν την τεχνολογία της πληροφορίας για τη συλλογή και την επικοινωνία όλων των πληροφοριών που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση ή ένα ίδρυμα για να λειτουργήσει. Κάθε τμήμα ή λειτουργία ενός οργανισμού παράγει τα δικά του λειτουργικά και οικονομικά δεδομένα και ως εκ τούτου έχει το δικό του σύστημα πληροφοριών για να παρακολουθεί όλα αυτά. Υπάρχουν πολλοί τύποι συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών, όπως υπάρχουν τμήματα ή λειτουργίες σε έναν οργανισμό, αλλά υπάρχουν ορισμένα ειδικά συστήματα που σχεδόν κάθε οργανισμός ή ίδρυμα χρειάζεται για να λειτουργήσει ομαλά η όλη οντότητα.
Σύστημα αναφοράς διαχείρισης
Το σύστημα αναφοράς διαχείρισης είναι μια βάση δεδομένων που σχεδιάστηκε για να αναφέρει τα οικονομικά και τις λειτουργίες όλων των επιπέδων διαχείρισης σε έναν οργανισμό. Το σύστημα αναφοράς διαχείρισης μιας εταιρείας χρησιμοποιείται συνήθως από τα μεσαία στελέχη για τη δημιουργία τακτικών αναφορών που συγκρίνουν την τρέχουσα και την προηγούμενη οικονομική απόδοση για τον προσδιορισμό της χρηματοοικονομικής ανάπτυξης και την παρακολούθηση της απόδοσης των μεσαίων διευθυντών. Η ανώτερη διοίκηση χρησιμοποιεί τα δεδομένα που παράγονται από το σύστημα αναφοράς για να συγκρίνει την τρέχουσα οικονομική θέση της εταιρείας και την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής της με τους προκαθορισμένους στόχους της για την εταιρεία.
Ελεγχος διαδικασίας
Ένα σύστημα ελέγχου της διαδικασίας παρακολουθεί τις φυσικές ή βιομηχανικές διεργασίες μιας επιχείρησης, όπως η μεταλλουργία, η επεξεργασία πετρελαίου ή η συναρμολόγηση αυτοκινήτων. Το σύστημα ελέγχου συλλέγει συνεχώς δεδομένα και προγραμματίζεται να παράγει τακτικές αναφορές σχετικά με την απόδοση του συστήματος. Ένας διαχειριστής εξετάζει τις αναφορές ελέγχου της διαδικασίας για να δείξει πόσο συχνά, κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης χρονικής περιόδου, ένα συγκεκριμένο γεγονός συμβαίνει κατά τη διάρκεια της παραγωγικής διαδικασίας ή πόσο συχνά κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου η εταιρεία αποκλίνει από μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία παραγωγής. Οι πληροφορίες αυτές είναι καθοριστικές για την παρακολούθηση της συνολικής απόδοσης της παραγωγής και της ασφάλειας των μηχανημάτων και των εργαζομένων.
Πωλήσεις και μάρκετινγκ
Ένα σύστημα πωλήσεων και μάρκετινγκ υποστηρίζει τη διαχείριση κατά την εκτέλεση και την παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας των λειτουργιών πωλήσεων και μάρκετινγκ του οργανισμού. Αυτά περιλαμβάνουν:
- ανάπτυξη προϊόντων
- προβλέψεις πωλήσεων
- τη σύνταξη και τον εντοπισμό των διαφημιστικών καταστημάτων και προγραμμάτων
- διαχείριση καναλιών διανομής
- τιμολόγηση, εκπτώσεις και προσφορές
- υλοποίηση αποτελεσματικών διαφημίσεων και προώθησης πωλήσεων
Οι εκθέσεις αναφέρουν επίσης στους διαχειριστές ποια είδη πωλούν και ποια δεν είναι και πόσο καλά κάθε μεμονωμένο προϊόν στο απόθεμα της εταιρείας πωλεί σε κάθε θέση λιανικής πώλησης.
Τον έλεγχο της απογραφής
Το σύστημα ελέγχου απογραφής παρακολουθεί όλα όσα έχουν να κάνουν με την απογραφή, συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων, της αλλοίωσης, της κλοπής και του αποθέματος στο χέρι, που επιτρέπει στη διοίκηση να καθορίζει πότε τα μεμονωμένα αντικείμενα γίνονται χαμηλά και χρειάζονται ανανέωση, είτε στην αποθήκη της εταιρείας είτε σε οποιοδήποτε από τα μεμονωμένα θέσεις λιανικής πώλησης. Παρακολουθεί την κίνηση των αποθεμάτων στην αποθήκη, από την αποθήκη έως την αποθήκευση, τις πωλήσεις και τις επιστροφές των καταστημάτων.
Λογιστικά και οικονομικά
Ένα λογιστικό και χρηματοπιστωτικό σύστημα παρακολουθεί τα περιουσιακά στοιχεία και τις επενδύσεις ενός οργανισμού και συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα για την απαιτούμενη από το νόμο χρηματοοικονομική πληροφόρηση για λειτουργίες όπως οι μισθοί, οι ομοσπονδιακοί, οι κρατικοί και οι τοπικοί φόροι και τα συνταξιοδοτικά ταμεία. Το σύστημα αυτό παρέχει όλες τις εκθέσεις που είναι απαραίτητες για τους περιοδικούς δημοσιονομικούς ελέγχους και τις ετήσιες εκθέσεις, εάν τους παράσχει ο οργανισμός ή το ίδρυμα. Το λογιστικό και οικονομικό σύστημα διευκολύνει επίσης την καθημερινή απόσπαση συνήθων συναλλαγών, όπως έσοδα από πωλήσεις, αποδόσεις και τραπεζικές καταθέσεις και μεταφορές. Όλες οι μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις, όπως ο ισολογισμός και η κατάσταση αποτελεσμάτων, παράγονται από αυτό το σύστημα. Αυτές οι δηλώσεις είναι απαραίτητες για τα μεσαία και ανώτερα διευθυντικά στελέχη για την παρακολούθηση της τρέχουσας οικονομικής επιτυχίας έναντι προηγούμενων επιδόσεων και έναντι προκαθορισμένων στόχων για μελλοντική ανάπτυξη.
Ανθρώπινο δυναμικό
Αυτοματοποίηση Γραφείου / Συνεργασία Επιχειρήσεων
Ένα σύστημα αυτοματοποίησης γραφείου ή εταιρικής συνεργασίας, το σύστημα διαχείρισης πληροφοριών, επιτρέπει στους διαχειριστές να ελέγχουν τη ροή των πληροφοριών σε ολόκληρο τον οργανισμό. Οποιαδήποτε συσκευή ή μέσο ηλεκτρονικής επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται στην οργάνωση από τους διαχειριστές για να επικοινωνούν με άλλα διευθυντικά στελέχη, με τους υπαλλήλους τους ή για να επικοινωνούν οι υπάλληλοί τους μεταξύ τους εμπίπτει στην ομπρέλα του πληροφοριακού συστήματος αυτοματισμού γραφείου. Αυτές οι συσκευές και μέσα μπορούν να περιλαμβάνουν τηλέφωνα, κινητά τηλέφωνα, Internet, Intranet, πολυμέσα, φωνητικό ταχυδρομείο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κοινή χρήση αρχείων και τηλεδιάσκεψη.
