Όσο περισσότερη γνώση έχει μια επιχείρηση σχετικά με τις επιδόσεις της, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητες επιτυχίας της. Με πλήρη κατανόηση της οικονομικής και εταιρικής εικόνας, η ανώτερη διοικητική ομάδα είναι σε καλύτερη θέση να λαμβάνει βασικές αποφάσεις που επηρεάζουν την εταιρεία. Αυτό είναι όπου εισέρχεται το Πληροφοριακό Σύστημα Πληροφοριών (MIS). Ένα MIS είναι μια μηχανογραφημένη βάση δεδομένων που συλλέγει, επεξεργάζεται, αποθηκεύει και μεταδίδει πληροφορίες που σχετίζονται με όλα τα επίπεδα ενός οργανισμού. Οι πληροφορίες σε ένα MIS εμφανίζονται γενικά συγκρίνοντας τους πραγματικούς οικονομικούς αριθμούς με τους προγραμματισμένους οικονομικούς αριθμούς, παρέχοντας στην ομάδα μια επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο η εταιρεία εκτελεί με βάση τους στόχους της.
Παροχή δεδομένων λήψης αποφάσεων
Ένας από τους βασικούς στόχους ενός MIS είναι να παρέχει στα στελέχη της εταιρίας βασικά δεδομένα λήψης αποφάσεων. Ένα Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης συλλαμβάνει δεδομένα συμφραζομένων από όλους τους τομείς της επιχείρησης, πράγμα που σημαίνει ότι έχει πλήρη εικόνα της εταιρείας. Ως αποτέλεσμα, όταν η ομάδα διαχείρισης προσπαθεί να λάβει σημαντικές αποφάσεις που επηρεάζουν σημαντικές πτυχές της επιχείρησης, είναι σημαντικό να ελέγξετε τα δεδομένα του MIS για να βεβαιωθείτε ότι είναι η καλύτερη απόφαση. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία θέλει να αναπτύξει την επιχείρησή της σε μια συγκεκριμένη περιοχή προσλαμβάνοντας περισσότερους υπαλλήλους, μπορεί να θέλει να ελέγξει την απόδοση αυτού του τμήματος τα τελευταία τρία χρόνια για να δει πώς έχει κάνει. Εάν δεν έχει αυξηθεί σταθερά ή δεν φέρει το απαιτούμενο ποσό των εσόδων, μπορεί να μην είναι ένας τομέας όπου θέλουν να εστιάσουν τις προσπάθειές τους.
Στόχοι της Εταιρείας
Ένας από τους κύριους σκοπούς ενός Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης είναι να δίδει στην επιχείρηση ανατροφοδότηση σχετικά με τις δικές της επιδόσεις. Ως αποτέλεσμα, το MIS βοηθά τον οργανισμό να επιτύχει στόχους και στόχους. Επειδή το MIS τυπικά παρουσιάζει πραγματικά δεδομένα απόδοσης σε σχέση με τα προγραμματισμένα αποτελέσματα, η ομάδα διαχείρισης έχει ένα γρήγορο στιγμιότυπο για το πού βρίσκεται η εταιρεία για την επίτευξη των στόχων της ανά πάσα στιγμή. Εάν το MIS δείχνει ότι ο οργανισμός είναι 50% μακριά από την επίτευξη του στόχου των εσόδων για το έτος, αλλά το έτος είναι ήδη 80% πλήρες, τότε η ομάδα διαχείρισης μπορεί να δει ότι μπορεί να μην υπάρχει καλή πιθανότητα η εταιρεία να επιτύχει τον στόχο της. Στην περίπτωση αυτή, μπορεί να θέλουν να εφαρμόσουν ένα νέο σχέδιο οικοδόμησης εσόδων προκειμένου να επιτύχουν το στόχο τους μέχρι το τέλος του έτους ή ίσως χρειαστεί να ενημερώσουν τους βασικούς ενδιαφερόμενους για την τρέχουσα οικονομική κατάσταση.
Βελτίωση των οργανωτικών δυνατοτήτων και των αδυναμιών
Το Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης συγκεντρώνει δεδομένα σχετικά με διάφορες πτυχές της εταιρείας, γεγονός που σημαίνει ότι αποτελεί μια εξαιρετική αφετηρία για τον προσδιορισμό των τομέων της επιχείρησης που επιτυγχάνονται και όπου υπάρχει περιθώριο βελτίωσης. Ένα MIS μπορεί να παρέχει στην εταιρεία πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένους τομείς του οργανισμού, όπως ανθρώπινοι πόροι, κόστος πρώτων υλών, απόδοση διαχείρισης, κύκλο εργασιών και προϋπολογισμός. Η εταιρεία μπορεί να δει ποιες περιοχές είναι έτοιμες για ανάπτυξη και στη συνέχεια μπορεί να διαθέσει πρόσθετους πόρους σε αυτές για να προωθήσει την επιτυχία. Ομοίως, εάν υπάρχουν ορισμένοι τομείς που χρειάζονται βελτίωση, η ομάδα διαχείρισης μπορεί να αποφασίσει να τους δώσει ιδιαίτερη προσοχή για να ανακτήσει την απόδοσή τους.
