Παραδείγματα Επιστολών Εξυπηρέτησης Πελατών

Στοχεύστε τον στόχο σας όταν στέλνετε ένα παράπονο ή όταν ζητάτε βοήθεια από την εξυπηρέτηση πελατών. Κερδίστε τη μάχη επιστολών για την εξυπηρέτηση πελατών, κατακτώντας τη δική σας απογοήτευση και δημιουργώντας ένα ευγενικό και συνεκτικό αίτημα για αποκατάσταση. Γράψτε μια επιστολή εξυπηρέτησης πελατών για να λάβετε αποτελέσματα ακολουθώντας μερικές απλές οδηγίες, όπως η παράδοση μεταξύ των δημοσιογράφων.

Ο οποίος?

Απευθυνθείτε προσεκτικά στην επιστολή σας. "Βεβαιωθείτε ότι το στέλνετε στον … εκείνο που μπορεί να δράσει πάνω του", λέει η Rosalie Maggio, συγγραφέας του How to Say It.

Ερευνήστε το κατάλληλο όνομα και τη διεύθυνση. μην υποθέτετε ή υποθέτετε. Αντιγράψτε την καταγγελία σας στο "John Smith, Διευθυντής Εξυπηρέτησης Πελατών, ABC Gadget Corporation" με την κατάλληλη διεύθυνση στο δρόμο και όχι απλά "Τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών".

Καλέστε το γραφείο της εταιρείας για πληροφορίες, αναζητήστε online πόρους όπως το Hoover (πόρος παρακάτω) ή δοκιμάστε το Better Business Bureau εάν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια.

Τι, πού και πότε;

Χρησιμοποιήστε αξιοπρεπή γλώσσα στην επιστολή σας. Προσδιορίστε το προϊόν ή την υπηρεσία που είναι το θέμα της καταγγελίας σας. Καθορίστε λεπτομέρειες όπως μάρκα, μοντέλο, έτος, ημερομηνία παράδοσης ή ημερομηνία εγκατάστασης.

"Όταν περιγράφετε το πρόβλημα, να είστε συγκεκριμένοι και να το κάνετε μόνος σας, δηλώνοντας απλώς ότι το προϊόν« δεν λειτούργησε »δεν παρέχει επαρκείς πληροφορίες.Η λεπτομερής περίληψη της καταγγελίας σας θα βοηθήσει την εταιρεία στην επίλυση του προβλήματός σας", προτείνει ο ιστότοπος The RocketLawyer, το οποίο παρέχει πρότυπα επιστολών καταγγελιών πελατών.

"Αγόρασα ένα MagnaGadget πριν από τρεις εβδομάδες και άρχισα να αντιμετωπίζω προβλήματα μόλις το αποσυσκευάσω. Τα Gadgets δεν θα μείνουν στο ράφι ή στη λαβή", δίνει πολύ περισσότερες πληροφορίες από ότι "Τα προϊόντα σου βρωμούν!" Παρέχετε στην εταιρεία τα εργαλεία που χρειάζονται για να αντιμετωπίσει το παράπονό σας.

Πως?

Αναφέρατε τα βήματα που έχετε λάβει έως τώρα για την επίλυση του προβλήματος. Εξηγήστε τι έχετε κάνει και ποια απάντηση έχετε λάβει.

"Το κατάστημα από το οποίο αγόρασα το σετ μου παρέπεμψε στο τοπικό τμήμα εξυπηρέτησης πελατών εδώ στο Metro.Ο κ. George Allenby στο γραφείο αυτό δήλωσε ότι δεν μπόρεσε να με βοηθήσει από τότε που αγόρασα το σετ από ένα κατάστημα με έκπτωση. φήμη για αξιόπιστα gadgets και είμαι πολύ απογοητευμένος από την απάντηση μέχρι στιγμής."

Προσφέρετε μια συγκεκριμένη και ικανοποιητική λύση στο πρόβλημα. "Πιστεύω ότι η ABC κάνει ένα καλό προϊόν, κάτι που μάλλον είναι ένα μικρό πρόβλημα για την εταιρεία, αλλά είναι ένα μεγάλο πρόβλημα για μένα." Αν η ABC αντικαταστήσει το ελαττωματικό σύνολο MagnaGadget, θα ήμουν ευχαριστημένος. Δώστε στην εταιρεία έναν τρόπο να κάνει τα πράγματα σωστά, αλλά να είναι λογικό.

Γιατί;

Αντιμετωπίστε τον παραλήπτη της επιστολής όπως θέλετε: Η αξιοπρέπεια και οι σταθεροί καλοί τρόποι θα σας δώσουν ένα καλύτερο αποτέλεσμα από την αγένεια και την προσβλητική συμπεριφορά. Ακολουθήστε αυτή τη συμβουλή: "… θυμηθείτε να είστε διακριτικοί, αλλά σταθεροί. Εάν αισθάνεστε ότι έχετε αδικηθεί, κολλήστε στα όπλα σας και μην είστε ικανοποιημένοι μέχρι να διορθωθεί το πρόβλημα", τόνισε εδώ η Μαργαρίτα McCarthy στο Letter Writing Made Easy. Κερδίστε το σεβασμό του παραλήπτη της επιστολής με μια ευγενική και λογική προσέγγιση και θα έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες να επιλύσετε το πρόβλημα για να σας ικανοποιήσει.