Η μετάβαση από τη χρήση χαρτιού και μολύβι ή μια ποικιλία από αυτόνομη προγράμματα υπολογιστών σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα πληροφοριών είναι ένα σίγουρο σημάδι ανάπτυξης των μικρών επιχειρήσεων. Σε αντίθεση με ένα αποσυνδεδεμένο χειροκίνητο σύστημα, ένα σύστημα βασισμένο στην τεχνολογία χειρίζεται όλες τις πτυχές της αποθήκευσης, επεξεργασίας, διανομής και επικοινωνίας επιχειρηματικών πληροφοριών από μια κεντρική τοποθεσία. Αν και οι επικρατούντες στόχοι επικεντρώνονται συχνά σε άυλα οφέλη, όπως η απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος ή η αύξηση της ικανοποίησης των πελατών, πολλές επιχειρήσεις απολαμβάνουν επίσης απτά οφέλη, όπως εξοικονόμηση κόστους, βελτιωμένο έλεγχο και λιγότερα σφάλματα εισόδου δεδομένων.
Ορισμός απτών
Αυτό που θα συμπεριλάβετε σε μια απτή λίστα παροχών εξαρτάται από το αν ταξινομείτε αυτά τα οφέλη χρησιμοποιώντας έναν στενό ή ευρύ ορισμό. Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί έναν στενό ορισμό, τα απτά οφέλη είναι μόνο εκείνα που μπορείτε να ποσοτικοποιήσετε και να μετρήσετε με νομισματικούς όρους. Αυτά περιλαμβάνουν τόσο την άμεση μείωση του κόστους όσο και τη μακροπρόθεσμη εξοικονόμηση κόστους. Ένας ευρύς ορισμός περιλαμβάνει επίσης οιονεί απτά οφέλη που δεν μπορείτε να ποσοτικοποιήσετε σε νομισματικούς όρους, αλλά ότι μπορείτε να δείτε άμεσα, να αγγίξετε ή να αισθανθείτε.
Οφέλη εξοικονόμησης κόστους
Παρόλο που χρειάζεται συχνά χρόνος για να αρχίσει να πραγματοποιεί οφέλη εξοικονόμησης κόστους και τα έξοδα δεν θα συρρικνωθούν κατά τη διάρκεια της νύχτας, με την πάροδο του χρόνου τα οικονομικά οφέλη γίνονται πιο προφανή. Επιπλέον, αυτά τα οφέλη εμφανίζονται συχνά σε μια σειρά. Για παράδειγμα, ένα σύστημα πληροφοριών αυξάνει την παραγωγικότητα, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε μειώσεις του εργατικού δυναμικού, γεγονός που μειώνει το λειτουργικό κόστος. Μπορεί επίσης να βελτιώσει την αποδοτικότητα των παραγγελιών αποθεμάτων, οι οποίες συχνά μειώνουν το χρόνο παράδοσης και οδηγούν τόσο στις μειωμένες απαιτήσεις αποθεματοποίησης όσο και στο κόστος.
Καλύτερος εσωτερικός έλεγχος
Ορισμένα απτά οφέλη λειτουργούν για τη βελτίωση των εσωτερικών ελέγχων πρόληψης και ντετέκτιβ. Για παράδειγμα, ένα κεντρικό σύστημα αποθήκευσης πληροφοριών επιτρέπει βελτιωμένους ελέγχους πρόσβασης. Ταχύτερη αναφορά, η οποία συχνά μεταφράζεται σε ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο, αυξάνει την ευθύνη και μειώνει τις πιθανότητες κατάχρησης των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης, της απάτης ή της εσωτερικής κλοπής. Επιπλέον, η αυτόματη παρακολούθηση όχι μόνο καθιστά ευκολότερη την αναζήτηση για τρέχοντα και ιστορικά έγγραφα, αλλά επιτρέπει επίσης την κατασκευή και την αναθεώρηση των πλήρων διαδρομών ελέγχου για τις περισσότερες συναλλαγές.
Αυξημένα έσοδα
Ένα σύστημα πληροφοριών μπορεί να βελτιώσει το χρόνο απόκρισης και να αυξήσει τα έσοδα από τις πωλήσεις. Τα απτά οφέλη, όπως είναι η βελτιωμένη διαθεσιμότητα δεδομένων και λιγότερα σημεία συμφόρησης στο τμήμα διαχείρισης του αποθέματος ενός συστήματος πληροφοριών, μπορούν να συμβάλουν στην αύξηση των πωλήσεων μειώνοντας τα αποθέματα και τις παραγγελίες. Στο τμήμα διαχείρισης πελατών-σχέσεων, η ευκολότερη πρόσβαση στις πληροφορίες ενός πελάτη μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της πραγματοποίησης και της μη πώλησης. Επιτρέπει επίσης στους πελάτες πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών να παρακολουθούν το ιστορικό παραγγελιών ενός πελάτη και να προγραμματίζουν τις έγκαιρες πωλήσεις.
