Οι επιχειρήσεις βασίζονται σε διάφορα εργαλεία και μεθοδολογίες για την προετοιμασία ακριβών οικονομικών καταστάσεων στο τέλος μιας συγκεκριμένης περιόδου, όπως ένα τρίμηνο ή ένα οικονομικό έτος. Αυτά τα εργαλεία, συμπεριλαμβανομένων των φύλλων εργασίας των λογιστικών δεδομένων, των κεντρικών υπολογιστών και του λογισμικού χρηματοοικονομικής ανάλυσης, βοηθούν την κορυφαία ηγεσία να θέσει τις βάσεις για ακριβή και νόμιμη χρηματοοικονομική αναφορά.
Οικονομικές δηλώσεις
Οι οικονομικές καταστάσεις καταγράφουν τις λειτουργικές επιδόσεις μιας επιχείρησης, τοποθετώντας την σε κατάσταση που βασίζεται στην κατάσταση της οικονομίας, στις κινήσεις των αντιπάλων και στο κανονιστικό περιβάλλον. Ένα πλήρες σύνολο περιλήψεων λογιστικών στοιχείων περιλαμβάνει μια κατάσταση οικονομικής θέσης, μια κατάσταση αποτελεσμάτων, μια κατάσταση των ιδίων κεφαλαίων και μια κατάσταση ταμειακών ροών. Μια κατάσταση οικονομικής θέσης ονομάζεται επίσης ισολογισμός ή κατάσταση οικονομικής κατάστασης. Η προετοιμασία των λογιστικών εκθέσεων είναι μια συλλογική προσπάθεια που απαιτεί την οικονομική αξιοπρέπεια και τις επιχειρηματικές γνώσεις διαφόρων μελών του προσωπικού - από λογιστές και οικονομικούς διευθυντές έως ελεγκτές δαπανών, εποπτικές αρχές προϋπολογισμού και ειδικούς στις σχέσεις με επενδυτές.
Ακρίβεια
Η προετοιμασία των λογιστικών εκθέσεων μέσω φύλλων εργασίας βοηθά στην επίλυση του πολυετούς προβληματισμού των οικονομικών διευθυντών: λανθασμένα δεδομένα. Εάν η ηγεσία μιας εταιρείας παίρνει αποφάσεις με βάση λανθασμένες πληροφορίες, η επιχείρηση θα μπορούσε να χάσει χρήματα εάν οι αποφάσεις αυτές συνδέουν μακροπρόθεσμα τα χέρια του οργανισμού ή συνεπάγονται σημαντικά ποσά μετρητών. Για να αποφευχθεί η λανθασμένη οικονομική αναφορά, οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργούν λογιστικά πρότυπα και να συμπληρώνουν εκ των προτέρων αυτά τα φύλλα εργασίας με συγκεκριμένα στοιχεία. Στη συνέχεια, οι λογιστές απλά πρέπει να συνδέσετε αριθμούς για κάθε περίοδο. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει ένα φύλλο εργασίας του ισολογισμού, πριν από τη συμπλήρωση του εντύπου, με στοιχεία όπως βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία, μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία, βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις, μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια.
Πληρότητα
Η χρήση ενός φύλλου εργασίας για την κατάρτιση ενός δημοσιονομικού δελτίου εξασφαλίζει την πληρότητα των δεδομένων. Ο στόχος είναι να αποφευχθεί η λανθασμένη αναφορά ή η μη αναφορά σημαντικών δεδομένων που οι επενδυτές μπορούν να επικαλούνται για τη λήψη αποφάσεων. Μια εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει ένα πρότυπο με όλους τους χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς που χρησιμοποιεί για την καταγραφή των λειτουργικών δραστηριοτήτων. Η επιχείρηση μπορεί να αναθεωρήσει τις προηγούμενες αναφορές για να καθορίσει τι λειτούργησε στο παρελθόν, ποια μέτρα ενημέρωσης βοήθησαν τον οργανισμό να δημοσιεύσει πλήρη στοιχεία απόδοσης και πώς να επαναλάβει τις ίδιες διαδικασίες κατά την τρέχουσα περίοδο αναφοράς. Ένα γράφημα των χρηματοπιστωτικών λογαριασμών δείχνει στοιχεία ενεργητικού, στοιχεία μετοχών, έσοδα, έξοδα και χρέη.
Κανονιστική Συμμόρφωση
Τα λογιστικά φύλλα των οικονομικών καταστάσεων επιτρέπουν στους οργανισμούς να καταρτίζουν και να αναφέρουν λειτουργικές περιλήψεις δεδομένων που συμμορφώνονται με συγκεκριμένες οδηγίες. Αυτές περιλαμβάνουν γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, απαιτήσεις της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς και διεθνή πρότυπα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης. Μια εταιρεία μπορεί να ενσωματώσει στα φύλλα εργασίας τα βασικά σημεία της τρέχουσας λογιστικής νομοθεσίας, δουλεύοντας παράλληλα με τους προγραμματιστές υπολογιστών για να δημιουργήσει ένα μηχανισμό που θα ενσωματώνει αυτόματα τις κανονιστικές εξελίξεις στα λογιστικά φύλλα.
