Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις όπου μπορεί να σας ζητηθεί να γράψετε μια επιστολή εξ ονόματος κάποιου άλλου. Οι δικηγόροι, για παράδειγμα, το κάνουν τακτικά. Άλλες καταστάσεις περιλαμβάνουν το γράψιμο για άτομα που δεν έχουν τις ικανότητες να το κάνουν οι ίδιοι ή που είναι μαθητές δεύτερης γλώσσας και δεν μπορούν να γράψουν στα αγγλικά. Η απουσία του προϊσταμένου σας από το γραφείο μπορεί να είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο σας ζητά να γράψετε μια επιστολή εξ ονόματός του. Ανεξάρτητα από το γιατί γράφετε το γράμμα για κάποια άλλη, η μορφή είναι συνεπής.
Προσδιορισμός περιεχομένου
Μιλήστε με το πρόσωπο που πρόκειται να γράψετε την επιστολή εξ ονόματος του. Δημιουργήστε έναν κατάλογο των σημείων που πρέπει να καλύψετε, το πρόσωπο που θα απευθύνει την επιστολή και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν. Συζητήστε το θέμα της επιστολής μέχρι να αισθανθείτε ότι έχετε αρκετές πληροφορίες για να το γράψετε σωστά.
Χρησιμοποιήστε τη μορφή επιστολόχαρτου και μορφής επιχειρησιακής επιστολής
Γράψτε στο επιστολόχαρτο αν είναι δυνατόν επειδή προσδίδει αξιοπιστία στην αλληλογραφία σας. Εάν δεν έχετε επιστολόχαρτο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο γράφετε το γράμμα για το επάνω μέρος της σελίδας, αφήστε ένα κενό και πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Αρχίστε με το χαιρετισμό, "Αγαπητέ" ακολουθούμενο από το όνομα, τον τίτλο και το κόμμα. Εάν, για παράδειγμα, γράφετε σε μια εταιρεία, θα διαβάζονταν "Αγαπητέ κα Briggs" ή "Προς τον προεδρεύοντα δικαστή", εάν πρόκειται για το δικαστήριο.
Εγκρίνετε τη μορφή μπλοκ για επιχειρηματικές επιστολές. Όλες οι προτάσεις ξεκινούν από την αριστερή πλευρά της σελίδας. οι παράγραφοι χωρίζονται από ένα κενό γραμμής. Η απόσταση μεταξύ του κλεισίματός σας είναι τρεις έως τέσσερις γραμμές που επιτρέπουν την υπογραφή σας. Πληκτρολογήστε επιχειρησιακά γράμματα και όχι γράψτε χειρόγραφα.
Δηλώστε συγγραφέα
Δηλώστε ότι γράφετε για λογαριασμό άλλου προσώπου, εάν αυτό είναι κατάλληλο, όπως σε επιστολή προς το δικαστήριο. Εάν πρόκειται για μια επιστολή που βγαίνει κάτω από το όνομα του άλλου ατόμου, δεν χρειάζεται να δηλώσετε ότι δεν το έγραψε ο ίδιος. Σε περίπτωση σωματικών τραυματισμών ή γλωσσικών προβλημάτων υποδείξτε τον λόγο: "Γράφω εξ ονόματος του Jeremy Smithers καθώς έσπασε και τα δύο χέρια του σκι".
Χρησιμοποιήστε την αποτελεσματική και εύκολα κατανοητή γλώσσα
Φτανω στο σημειο. Οι επιστολές - είτε για λογαριασμό άλλου είτε όχι - πρέπει να είναι σύντομες και συνοπτικές. Δηλώστε το λόγο που γράφετε και στη συνέχεια ξεκινήστε μια νέα παράγραφο για τις υποστηρικτικές σας ιδέες. Θυμηθείτε να αλλάξετε παραγράφους και να αφήσετε ένα κενό όταν αλλάζετε ιδέες. Γράψτε στη γλώσσα που είναι κατανοητή εύκολα. Μην χρησιμοποιήσετε μια μεγάλη λέξη όταν ένα μικρό θα κάνει και να κρατήσει τις προτάσεις σας σύντομες. Στόχος είναι η σαφήνεια αντί να προσπαθείτε να εντυπωσιάσετε τον αναγνώστη σας με το εκτεταμένο λεξιλόγιο σας.
Χρησιμοποιήστε μια επίσημη φωνή
Κρατήστε τον τόνο επιχειρηματικό. Αποφύγετε τις φαιδρές φράσεις και παραμείνετε επικεντρωμένες στο θέμα που γράφετε. Μην προσφέρετε τη γνώμη σας για το θέμα, εκτός αν υπάρχει ένας πολύ καλός λόγος για κάτι τέτοιο.
Κλείσιμο Ισχυρή
Συγκεντρώστε τα περιεχόμενα της επιστολής στην τελική παράγραφο. Επίσης, καθορίστε τη δράση του ατόμου που γράφετε την επιστολή για τις επιθυμίες που λαμβάνονται. Εάν θα μπορούσε να είναι η αντικατάσταση μιας ελαττωματικής συσκευής ή μια αίτηση για μια συνάντηση. Χρησιμοποιήστε το κλείσιμο "Ειλικρινά" ή "Με εκτίμηση" για να παραμείνετε συνεπείς με τον επαγγελματικό τόνο της επιστολής. Φράσεις όπως "Συζήτηση σύντομα" ή "Ο φίλος σας" δεν είναι κατάλληλες. Υπογράψτε και πληκτρολογήστε το όνομά σας, ακολουθούμενο από τις λέξεις "για λογαριασμό του όνομα του ατόμου για τον οποίο γράφετε".
Ανασκόπηση
Αφήστε την επιστολή σας για μια ημέρα περίπου και στη συνέχεια επεξεργαστείτε την. Εκτός από τα λάθη γραμματικής και ορθογραφίας, παρακολουθήστε λέξεις που συνήθως μπερδεύονται, όπως «περάσατε και παρελθόν» ή «επηρεάστε και επιδράστε». Ελέγξτε την κατά της αρχικής σας λίστας για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε ξεχάσει τίποτα. Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του παραλήπτη της επιστολής. Διαβάστε το φωναχτά στον εαυτό σας και αξιολογήστε το για τόνο και περιεχόμενο. Επεξεργαστείτε ανάλογα. Ελέγξτε την επιστολή με το πρόσωπο για το οποίο γράψατε. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε παραβλέψει τίποτα το άτομο που ήθελε συμπεριλαμβάνεται.
