Κατά τη συνήθη πορεία των εργασιών, μια εταιρεία ή μια δικηγορική εταιρεία μπορεί να στείλει εκατοντάδες επιστολές σε πελάτες, υποψήφιους πελάτες, πωλητές ή σε διάφορες κυβερνητικές υπηρεσίες. Με το σύντομο χρονικό διάστημα για τους διαχειριστές και τους επαγγελματίες, δεν είναι πάντα εφικτό για τον αποστολέα να υπογράψει προσωπικά το έγγραφο αφού το προετοιμάσει ένας υπάλληλος ή γραμματέας. Για το λόγο αυτό, υπάρχει μια γενικά αποδεκτή, νομική σύμβαση για την εκτέλεση από τρίτο από την υπογραφή.
Απλή αλληλογραφία
Είναι αρκετά συνηθισμένο για κάποιον να ετοιμάσει μια επιχειρησιακή επιστολή με σύντομες οδηγίες από τον αποστολέα. Ένα δικηγορικό γραφείο, για παράδειγμα, μπορεί να στείλει πολλαπλά αντίγραφα απλής επιστολής, όπως αίτημα για κλήση, σε πολλούς διαφορετικούς πελάτες. Εάν ο αποστολέας δεν είναι διαθέσιμος για να τον υπογράψει προσωπικά και είναι επιτακτική η λήψη του γράμματος στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος ή βοηθός μπορεί να υπογράψει εξ ονόματος του αποστολέα. Η νομική σύμβαση πρέπει να περιλαμβάνει τα αρχικά, "p.p.", τα οποία αντιπροσωπεύουν τη λατινική φράση, "per procurationem", που σημαίνει "να φροντίσει κάτι", πριν από την υπογραφή του υπαλλήλου. Η εξακρίβωση της αλληλογραφίας σημαίνει να την υπογράψετε σε λογαριασμό κάποιου άλλου. μια κοινή εναλλακτική λύση που χρησιμοποιείται για επιστολές τύπου είναι η χρήση σφραγίδας υπογραφής.
Μέθοδοι και διαδικασία
Είναι αποδεκτό για τον τύπο ή τη γραφή, "p.p." μπροστά από την υπογραφή σας, πάνω από το τυπωμένο όνομα του αποστολέα. Ή, μπορείτε να τοποθετήσετε το όνομα του αποστολέα πάνω από τη δική σας υπογραφή, την οποία πρέπει να προηγηθεί με "p.p." Για λόγους συνοχής και για να αποφευχθούν τυχόν παρεξηγήσεις, ένα επαγγελματικό γραφείο ή γραφείο επιχειρήσεων θα ορίσει μια τυποποιημένη διαδικασία υπογραφής επιστολών για λογαριασμό άλλου.
Πληρεξούσιο
Ο νόμος προβλέπει επίσης ένα πρόσωπο με πληρεξούσιο να υπογράψει για λογαριασμό κάποιου άλλου. Η πληρεξουσιότητα επιτρέπει σε απουσιάζει ή ανίκανο άτομο να ασκεί νομικές ή χρηματοοικονομικές δραστηριότητες με τη βοήθεια ενός αξιόπιστου συγγενή ή νόμιμου εκπροσώπου. Η σωστή μέθοδος, εάν έχετε εξουσιοδότηση να υπογράψετε με πληρεξούσιο, είναι να υπογράψετε πρώτα το όνομα του κύριου και στη συνέχεια το δικό σας, πριν από τη λέξη "από", στην πλευρά ή κάτω από την υπογραφή του κύριου υπόχρεου, με τη φράση "δύναμη πληρεξούσιο "ή τα αρχικά, POA μετά την υπογραφή σας, για παράδειγμα, Joe Smith από Mary Jones, πληρεξούσιο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η συμβολαιογραφική και υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση πρέπει να συνοδεύει τη σύμβαση, μορφή ή επιστολή που υπογράφεται.
Γονείς και Κηδεμόνες
Οι κρατικοί νόμοι προβλέπουν γενικά ότι οι ανήλικοι δεν επιτρέπεται να κρατούνται σε νομικά δεσμευτικές συμβάσεις, με ορισμένες εξαιρέσεις. Σε μια κατάσταση όπου μια σύμβαση αφορά έναν ανήλικο, όπως το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού ή η σύνταξη απελευθέρωσης μοντέλου ενός φωτογράφου, ο γονέας ή ο νόμιμος κηδεμόνας μπορεί να υποχρεωθεί να υπογράψει για λογαριασμό του ανηλίκου. Στις περιπτώσεις αυτές, ο γονέας ή ο κηδεμόνας ακολουθεί την υπογραφή του με τη φράση "για και για λογαριασμό του", ακολουθούμενη από το όνομα του ανήλικου. Το έγγραφο μπορεί επίσης να απαιτεί είτε το τυπωμένο είτε το υπογεγραμμένο όνομα του ανήλικου σε ξεχωριστή γραμμή υπογραφής.
