Ένας οργανωμένος οργανισμός είναι σε θέση να κάνει αποτελεσματικές αποφάσεις και να προσαρμοστεί στις αλλαγές στον επιχειρηματικό κόσμο πολύ ευκολότερα. Η συγκεχυμένη δομή ή μια δομή που δημιουργεί σημεία συμφόρησης στη διαδικασία λήψης αποφάσεων μπορεί να είναι αντιπαραγωγική και να έχει αρνητικές επιπτώσεις στα έσοδα.
Ξεκαθάρισε το
Όταν πρόκειται για τη βελτίωση της δομής μιας επιχείρησης, είναι σημαντικό να γνωστοποιηθεί η σωστή ροή πληροφοριών σε όλους τους οργανισμούς. Αναπτύξτε και διανείμετε διαγράμματα ροής ιεραρχίας τμημάτων σε όλους, έτσι ώστε οι διευθυντές και οι ευθύνες τους να είναι σαφώς κατανοητές από όλους. Όταν η εταιρεία αναπτύσσει μια διαδικασία λήψης αποφάσεων, βεβαιωθείτε ότι είναι κατανοητή από ολόκληρο τον οργανισμό και κρατήστε τάξεις κατάρτισης σχετικά με τη ροή εργασίας, αν χρειαστεί.Η επικοινωνία είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία που πρέπει να συνεργαστεί ένας οργανισμός και η επικοινωνία σχετικά με τη ροή των πληροφοριών και τη δομή της εταιρείας μπορεί να συμβάλει στη μείωση της σύγχυσης και στη βελτιστοποίηση της διαδικασίας.
Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστεί να δημιουργηθεί μια ειδική ομάδα εργασίας για να αντιμετωπιστεί ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Εάν συμβαίνει αυτό, τότε οι ίδιες διαρθρωτικές πληροφορίες που κυκλοφορούν για άλλες υπηρεσίες πρέπει να κυκλοφορήσουν σχετικά με την ομάδα εργασίας. Η βοήθεια σε ένα θέμα μπορεί να προέρχεται από οπουδήποτε στην εταιρεία. Όσο οι άνθρωποι ξέρουν πώς να γνωστοποιήσουν τις ιδέες τους, θα προσφέρουν πιθανότερη βοήθεια.
Ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε λογισμικό ροής εργασιών για βελτιωμένο χειρισμό εγγράφων. Το λογισμικό ροής εργασιών θα βοηθήσει στη δημιουργία της σωστής διαδρομής που πρέπει να ακολουθήσει ένα έγγραφο για να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά το έγγραφο αυτό και το λογισμικό ροής εργασίας μπορεί να αναφέρει τυχόν καταστροφές στη ροή εργασιών.
Χρησιμοποιήστε τη Διαχείριση ως Υποστήριξη
Η λήψη απόφασης για μια εταιρεία προορίζεται συνήθως για τα στελέχη της εταιρείας. Τα μεσαία στελέχη πρέπει να αναλάβουν περισσότερο ρόλο υποστήριξης στις αποφάσεις της εταιρείας παρά να προσπαθήσουν να υπαγορεύσουν τίποτα στους υπαλλήλους. Όταν οι διευθυντές παραδίδουν μια εργασία, θα πρέπει να συγκεντρώσουν τους απαραίτητους πόρους για να βοηθήσουν τους υπαλλήλους τους για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Ένας αποτελεσματικός διαχειριστής θα πρέπει να είναι ο διαμεσολαβητής για τους υπαλλήλους και τα στελέχη, και ένας διευκολυντής ο οποίος έχει ανατεθεί μια εργασία για να ολοκληρωθεί.
Βάλτε τους ελέγχους στη θέση τους
Είναι ένα πράγμα να δημιουργηθεί μια αποτελεσματική ροή πληροφοριών και είναι ένα άλλο πράγμα που πρέπει να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες λαμβάνονται σωστά και εκτελούνται οδηγίες. Κατά την εφαρμογή ενός σχεδίου ροής εργασίας, είναι σημαντικό να συμπεριληφθεί ένα τμήμα ανατροφοδότησης και ένας έλεγχος της προόδου. Αποφύγετε τη δημιουργία συστημάτων που φταίει σε μια ομάδα ή ένα άτομο, αλλά μάλλον να βελτιωθεί η δομή που έσπασε και δημιούργησε το πρόβλημα στην πρώτη θέση. Ένα συνεχές σύστημα ελέγχων και ανατροφοδοτήσεων μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι η εταιρική δομή λειτουργεί σωστά και ότι λαμβάνονται όλες οι πληροφορίες.
