Ο τρόπος με τον οποίο απευθύνεστε σε ένα φάκελο σε ένα ταχυδρομικό γραφείο (Π.Ο.) μπορεί να φαίνεται ασήμαντο, αλλά στον επιχειρηματικό κόσμο, ακόμη και οι μικρές λεπτομέρειες μπορούν να κάνουν ή να σπάσουν το επαγγελματικό σας πρόσωπο. Επίσης, πόσο καλά απευθύνετε το ταχυδρομείο σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται και την ταχύτητα με την οποία παραδίδεται, σύμφωνα με την Ταχυδρομική Υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών (USPS). Όσο πιο ακριβής είναι η διεύθυνση, τόσο το καλύτερο. Επομένως, προτού στείλετε το επόμενο μικρό ή μεγάλο κομμάτι αλληλογραφίας σε έναν προμηθευτή, υπεργολάβο, πιθανό υποστηρικτή, πελάτη ή δυνητικό πελάτη, προσθέστε σωστά το αρχείο P.O. αριθμός κιβωτίου και ελέγξτε μερικά άλλα στοιχεία αλληλογραφίας.
ταχυδρομείο Κουτί ή Διεύθυνση
Όταν απευθύνεστε σε έναν φάκελο σε έναν πελάτη ή έναν συνεργάτη, μην συμπεριλάβετε το P.O. αριθμό πλαισίου και τη διεύθυνση του δρόμου. Χρησιμοποιήστε το ένα ή το άλλο, όχι και τα δύο. Αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση του δρόμου και περιλαμβάνει μια κατευθυντική, όπως SW για Southwest, μην την αφήσετε έξω. Η διεύθυνση ενός δρόμου μπορεί να ποικίλει, ανάλογα με την κατεύθυνση της θέσης του, ενώ ένα ταχυδρομικό κιβώτιο είναι ένα μοναδικά αρίθμητο διαμέρισμα κλειδώματος.
Περίοδοι και συντομογραφίες
Τι γίνεται με τις περιόδους στον όρο P.O. κουτί? Και πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συντομευμένη φόρμα για να απευθυνθείτε σε ένα φάκελο; Το USPS προτιμά να παραλείπετε όλες τις περιόδους (και κόμματα) και να χρησιμοποιείτε συνήθης συντομογραφίες στο μπλοκ διευθύνσεων, οπότε απλά γράψτε το ως "PO BOX" και όχι "P.O. BOX".
Η τοποθέτηση του P.O. Αριθμός πλαισίου στη γραμμή διευθύνσεων
Το μπλοκ διευθύνσεων αποτελείται από όλες τις γραμμές μιας διεύθυνσης. Η σειρά κάθε γραμμής είναι σημαντική για τον αποτελεσματικό χειρισμό. Ξεκινήστε μια διεύθυνση αλληλογραφίας με το όνομα του παραλήπτη, περίπου στο κέντρο του φακέλου. Κάτω από το όνομα, συμπεριλάβετε ένα όνομα επιχείρησης, εάν υπάρχει. Στη συνέχεια, προσθέστε τον αριθμό του ταχυδρομικού κιβωτίου (ή τη διεύθυνση του δρόμου). Στην τελευταία γραμμή, συμπεριλάβετε την πόλη, τον κράτος και τον ταχυδρομικό κώδικα.
- JOE RECIPIENT
- ΣΥΜΒΑΤΙΚΟΣ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΣ
- PO BOX 123
- CHICAGO IL 60601
Για όλα τα εσωτερικά ή διεθνή μηνύματα, γράψτε τις διευθύνσεις όσο το δυνατόν πιο ευανάγνωστες. Σύμφωνα με τα πρότυπα των USPS, ευθυγραμμίστε κάθε γραμμή του μπλοκ διευθύνσεων προς τα αριστερά και, κατά προτίμηση, γράψτε όλες τις λέξεις και συντμήσεις με κεφαλαία γράμματα. Και πάλι, δεν υπάρχουν περιόδους ή κόμματα. Γράψτε τη διεύθυνση επιστροφής με την ίδια μορφή με την ομάδα διευθύνσεων. Τοποθετήστε τη διεύθυνση επιστροφής στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου.
Αντιμετώπιση του P.O. Ονομασίες κιβωτίων
Εάν αναζητήσετε μια διεύθυνση και παρατηρήσετε ότι η διεύθυνση P.O. εμφανίζεται ο αριθμός κιβωτίου μαζί με έναν ορισμό, όπως CALLER, BIN ή DRAWER, παραλείποντας την ονομασία στον φάκελο. Για παράδειγμα, αντί να γράφετε "BIN M", γράψτε "PO BOX M" κατά την αντιμετώπιση εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Βελτίωση της αναγνωσιμότητας και της αποτελεσματικότητας
Οι επιχειρήσεις συνήθως έχουν πολλές εισερχόμενες και εξερχόμενες αλληλογραφίες, οπότε οι συγγραφικές διευθύνσεις με το χέρι δεν φαίνονται πρακτικές. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έναν εκτυπωτή για να δημιουργήσετε ετικέτες διευθύνσεων, οι οποίες βελτιώνουν την αναγνωσιμότητα της διεύθυνσης και την αποδοτικότητα φόρτου εργασίας Εάν διαθέτετε λογαριασμό USPS, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Click-N-Ship για να εκτυπώσετε ετικέτες για αλληλογραφία προτεραιότητας, να αγοράσετε γραμματόσημα, να ορίσετε μια προτιμώμενη γλώσσα για τους διεθνείς πελάτες σας και άλλα. Η αξιοποίηση αυτών των εργαλείων δεν βοηθά μόνο να γυαλίσει την επαγγελματική σας εικόνα, αλλά, και το πιο σημαντικό, σας κερδίζει χρόνο για να περάσετε την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
