Η καταχώριση των ψηφίων του τερματικού συγκεντρώνει τα τελευταία ψηφία σε έναν αριθμό αναγνώρισης που χρησιμοποιείται ως το πρωτεύον αναγνωριστικό για την κατάθεση. Ένας αριθμός κοινωνικής ασφάλισης που λήγει στο 0000 θα έχει τα τελευταία τέσσερα ψηφία που χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση της μεμονωμένης εγγραφής μέσα στο σύστημα, και οι υπόλοιπες δύο ομάδες ψηφίων θα είναι οι υποομάδες κάτω από 0000.
Οργάνωση
Οι ομάδες αριθμών καταγράφονται στον φάκελο με αντίστροφη σειρά, οπότε ένας αριθμός ταυτοποίησης 555-44-3333 θα έχει ως κύρια ομάδα 3333, με 44 και 555 να καθορίζουν την τοποθεσία του αρχείου στην κατηγορία 3333. Τα αρχεία είναι διατεταγμένα σε αύξουσα αριθμητική σειρά. Οι οργανισμοί χρησιμοποίησαν συνήθως ετικέτες με έγχρωμα κωδικοποιημένα τερματικά ψηφιακά αρχεία για εύκολη αναγνώριση.
Πλεονεκτήματα
Τα νέα ψηφία τερματικών αρχείων δεν συγκεντρώνονται αυτόματα στην ίδια φυσική θέση, αποτρέποντας την συμφόρηση στο χώρο αρχείων. Επειδή οι μόνες πληροφορίες σε ένα τερματικό ψηφίο είναι αριθμητικές, το σύστημα παρέχει περισσότερη προστασία απορρήτου από την επισήμανση του σακάκι με ένα όνομα.
Χρήστες
Η καταχώρηση των τερματικών ψηφίων λειτουργεί καλά σε οργανισμούς που έχουν να αντιμετωπίσουν δεκάδες χιλιάδες ή περισσότερους δίσκους. Παρόλο που η καταχώρηση τερματικών ψηφίων συνδέεται συχνότερα με τους οργανισμούς υγειονομικής περίθαλψης και ασφάλισης, χρησιμοποιείται επίσης συχνά σε κυβερνητικούς οργανισμούς και χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς.
