Πώς να γράψετε μια επιστολή Εισαγωγή της επιχείρησής σας

Όταν η επιχείρησή σας είναι το νέο παιδί στο μπλοκ, δεν μπορείτε απλώς να το αφήσετε στην τύχη ή στο στόμα της δημοσιότητας ότι οι πελάτες, οι πωλητές και ο τύπος θα ξεκινήσουν να χτυπούν ένα μονοπάτι για την πόρτα σας. Εάν η επιστολή εισόδου σας παραδίδεται από τον ταχυδρόμο ή μέσω του Διαδικτύου, ο τόνος του θα πρέπει να είναι ισορροπία μεταξύ θερμότητας και προσέγγισης που θα κάνει τους αναγνώστες σας να θέλουν να ακολουθήσουν μια προσωπική σύνδεση και να μάθουν περισσότερα για το τι κάνετε.

Στοιχεία που θα χρειαστείτε

Επαγγελματικό επιστολόχαρτο
Φάκελοι
Εκτυπωτής

Ερευνήστε το κοινό-στόχο σας και τον οικονομικότερο και πιο πρόσφορο τρόπο προσέγγισής του, λέει ο Kenneth Roman και ο Joel Raphaelson, συγγραφείς του "Writing That Works, πώς να επικοινωνούν αποτελεσματικά στην επιχείρηση". Όσο περισσότερο γνωρίζετε για την εκπαίδευση, το εισόδημα, τον τρόπο ζωής και τις αγοραστικές σας συνήθειες, τόσο πιο συγκεκριμένα μπορείτε να προσαρμόσετε το κείμενο και τα γραφικά που θα αντηχούν. Λάβετε υπόψη ότι η μέθοδος και η χρονική στιγμή της παράδοσής σας εξαρτώνται από το αν τους ενημερώνετε για ένα συγκεκριμένο συμβάν, όπως ένα μεγάλο άνοιγμα ή την παροχή συμβουλών σε συναρπαστικά προϊόντα και υπηρεσίες που μπορεί να χρειαστούν στο μέλλον. Στην περίπτωση του τελευταίου, μια επιστολή σκληρού αντιγράφου είναι πιθανό να έχει μεγαλύτερη διάρκεια ζωής από την αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ανοίξτε την τέχνη της "ομιλίας του ανελκυστήρα", προτείνουν οι Lena Claxton και Alison Woo, συγγραφείς του "Πώς να το πω: Μάρκετινγκ με νέα μέσα: Ένας οδηγός για την προώθηση της μικρής επιχείρησής σας χρησιμοποιώντας ιστότοπους, e-zines, blogs και podcasts". Αν συναντήσατε έναν νέο πελάτη αυτοπροσώπως, αυτό αναφέρεται στο χρονικό διάστημα που σας χρειάζεται για να τον πείσετε κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού ανελκυστήρα. Θεωρήστε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δαπανούν την ίδια σύντομη διάρκεια διαβάζοντας μια επιστολή μάρκετινγκ και καθορίζοντας εάν το περιεχόμενο είναι σχετικό με τη ζωή τους. Κάντε μια λίστα με τα τρία πιο σημαντικά πράγματα που θέλετε οι αναγνώστες σας να απομακρυνθούν από την επιστολή σας προτού αρχίσετε να το συνθέτετε. Σύμφωνα με τους Ρωμαίους και Ραφαέλσον, είναι κρίσιμο να διατηρήσουμε μια στενή εστίαση και να αποφύγουμε την υπερφόρτωση πληροφοριών. Αν προσπαθήσετε να δώσετε στους αναγνώστες σας περισσότερα από τρία στοιχεία που θα θυμάστε, θα καταλήξουν να μην θυμούνται κανένα από αυτά.

Ξεκινήστε την επιστολή σας με έναν ισχυρό γάντζο για να προσελκύσετε την προσοχή των αναγνωστών σας. Οι επιτυχείς εισαγωγικές επιστολές συχνά ανοίγουν με μια ερώτηση, μια καταπληκτική στατιστική ή ένα σύντομο ανέκδοτο που ενθαρρύνει τον παραλήπτη να διαβάσει περισσότερα. Παραδείγματα:

Τι θα συμβεί αν θα μπορούσατε να ικανοποιήσετε όλους στη λίστα διακοπών σας με συνολικό κόστος μικρότερο από $ 100;

Είκοσι οκτώ τοις εκατό των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων, όπως εσείς, έχουν κλέψει την ταυτότητά τους και δεν το γνωρίζουν καν.

Όταν ήμουν 9 ετών, ζούσαμε πάνω από ένα τυροκομείο και σκέφτηκα ότι θα ήταν η σπουδαιότερη δουλειά στον κόσμο να κατέχει ένα. Είκοσι χρόνια αργότερα, μπορώ να επιβεβαιώσω ευτυχώς ότι πραγματικά είναι. Με μία μόνο επίσκεψη στο τυρί Παρακαλώ, νομίζετε ότι θα χαμογελάτε επίσης.

Σχεδιάστε έναν τόνο στην αλληλογραφία σας που είναι κατάλληλος και συνεπής με τη φύση της επιχείρησης. Αυτό που οι πελάτες σας διαβάζουν στο έντυπο πρέπει να είναι αυτό που μπορούν να περιμένουν και από εσάς και τους υπαλλήλους σας. Ενσωματώστε κουκκίδες για να επιστήσετε την προσοχή σε συγκεκριμένα σημεία ενδιαφέροντος για εσάς και την εταιρεία σας. Επισημάνετε τι διαφοροποιεί την επιχείρησή σας από τον ανταγωνισμό όσον αφορά τα μοναδικά προϊόντα, το χαμηλότερο κόστος, τα χαρακτηριστικά ασφαλείας, την ευκολία χρήσης, τις εγγυήσεις και τα εξαρτήματα εξοικονόμησης χρόνου. Να εμπιστευτείτε το έργο και να δημιουργήσετε μια πρόσκληση για δράση, όπως να παρακολουθήσετε ένα ανοικτό σπίτι, να διοργανώσετε ραντεβού, να εξαργυρώσετε ένα κουπόνι ή να συμπληρώσετε ένα σύντομο ερωτηματολόγιο.

Συλλέξτε κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με την επιχείρησή σας για να ελέγξετε την επιστολή σας για την αναγνωσιμότητα, την οργάνωση και το ενδιαφέρον του περιεχομένου. Επαλείψτε προσεκτικά το υλικό σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι χωρίς λάθη και ότι τα στοιχεία επικοινωνίας σας είναι πλήρη.

Συμβουλές

Ο Jan Norman, συγγραφέας του "Ό, τι κανείς δεν σας λέει ποτέ για την εκκίνηση της δικής σας επιχείρησης: Συμβουλές εκκίνησης πραγματικής ζωής από 101 επιτυχείς επιχειρηματίες", συνιστά τη χρήση opt-in emails ως έναν εύκολο τρόπο για την κατασκευή μιας λίστας πελατών. Μια επιστολή που εισάγει την επιχείρησή σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα, αν και επιτρέπεται να συμπεριληφθεί στην ίδια ταχυδρομική αλληλογραφία μια επαγγελματική κάρτα, μια κάρτα ανταπόκρισης ή ένα φυλλάδιο.