Ένα από τα λιγότερο αγαπημένα καθήκοντα στη λειτουργία μιας επιχείρησης είναι η πληρωμή λογαριασμών. Η ανάγκη παρακολούθησης, διαχείρισης και εξυπηρέτησης των εισερχόμενων λογαριασμών συχνά παρεμποδίζει την εστίαση του ιδιοκτήτη της επιχείρησης στην οικοδόμηση της επιχείρησής της. Ως αποτέλεσμα, πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων βασίζονται σε μια υπηρεσία πληρωμής λογαριασμών για τη διαχείριση των εξερχόμενων πληρωμών. Εκτός από τη διαχείριση των πληρωμών λογαριασμών, μια υπηρεσία πληρωμής λογαριασμού μπορεί να αποτρέψει τις ποινές καθυστερημένης πληρωμής και ακόμη και να εξοικονομήσει χρήματα σε λογαριασμούς εκμεταλλευόμενοι τα κίνητρα πρόωρης πληρωμής από τους πωλητές.
Επιλέξτε ένα όνομα για την επιχείρηση πληρωμής με πληρωμή που θα είναι μοναδική και αξέχαστη. Στην ιδανική περίπτωση, το όνομα της επιχείρησής σας θα πρέπει να μεταφέρει κάποια θετική ποιότητα που θέλετε να συνδεθείτε με την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, η "Ασφαλής Πληρωμή Λογαριασμού" ενδέχεται να προτείνει ασφάλεια με τέτοιο τρόπο ώστε να μην ισχύει η "Υπηρεσία Πληρωμών της Dave's Bill".
Καταχωρίστε το νέο όνομα της επιχείρησής σας στο γραφείο του Υπουργού Εξωτερικών. Η λειτουργία μιας επιχείρησης με οποιοδήποτε όνομα εκτός από το όνομά σας απαιτεί την εγγραφή πλασματικών ονομάτων με τον Υπουργό Εξωτερικών. (Δείτε τον Πόρο 1 για μια λίστα με τους ιστοτόπους του γραφείου του Υπουργείου Εξωτερικών σε εθνικό επίπεδο.)
Επισκεφθείτε το δημαρχείο ή το νομαρχιακό δικαστήριο για να αποκτήσετε άδεια πωλητή. Τα κράτη χωρίς φόρο επί των πωλήσεων, μεταξύ των οποίων η Μοντάνα, η Αλάσκα, το Όρεγκον, το Ντελάγουερ και το Νιου Χάμσαϊρ, δεν απαιτούν άδειες πωλητή.
Γράψτε ένα επιχειρησιακό σχέδιο που περιλαμβάνει μια περιγραφή του εύρους των υπηρεσιών πληρωμών που θα παράσχετε, μια περίληψη του ποιος θα χρησιμοποιήσει τις υπηρεσίες σας, μια ανάλυση των ανταγωνιστικών επιχειρήσεων, ένα σχέδιο μάρκετινγκ, ένα οικονομικό σχέδιο και έναν προϋπολογισμό που προβλέπεται για τα τρία πρώτα χρόνια λειτουργίας σας.
Αναπτύξτε το δικό σας σύστημα για την παρακολούθηση και την πραγματοποίηση πληρωμών εκ μέρους των πελατών σας ή για την αγορά λογισμικού πληρωμής λογαριασμού πελάτη, όπως το λογισμικό πληρωμής BillPay ή PPS (Βλέπε Πόρων). Η χρήση έτοιμου λογισμικού θα σας βοηθήσει να εξυπηρετήσετε καλύτερα τους πελάτες σας και θα σας επιτρέψει να εστιάσετε στην εξεύρεση πελατών.
Δημιουργήστε ένα ασφαλές μέρος, όπου θα αποθηκεύσετε τις επιταγές του πελάτη σας, τα τιμολόγια, τα αρχεία πληρωμών κ.λπ., καθώς και τις αναφορές που θα δώσετε σε κάθε μία από αυτές. Οι έλεγχοι πρέπει να φυλάσσονται ειδικά σε κλειδωμένο χρηματοκιβώτιο ή κιβώτιο ασφαλείας και ένα ντουλάπι κλειδώματος θα κρατά ασφαλή τα εμπιστευτικά αρχεία.
Καθορίστε πόσα θα χρεώσετε για την υπηρεσία σας. Μπορείτε να το προσεγγίσετε καθορίζοντας πόσα χρήματα θα χρειαστεί να κερδίσετε ανά μήνα και στη συνέχεια να εκτιμήσετε πόσους πελάτες θα χρειαστεί να φτάσετε σε αυτόν τον αριθμό ή μπορείτε να επικοινωνήσετε με παρόμοιες υπηρεσίες και να ρωτήσετε για τη διάρθρωση των τελών τους.
Σχεδιάστε ένα φυλλάδιο που εισάγει την υπηρεσία σας και περιγράφει τα οφέλη που πρέπει να προσφέρετε στους πελάτες σας, όπως έγκαιρες πληρωμές, βελτιωμένη ταμειακή ροή, αποφυγή ποινής καθυστερημένης πληρωμής και εκπτώσεις για πρόωρη πληρωμή. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον ιστότοπό σας, καθώς και τους όρους έναρξης και τις τρέχουσες αμοιβές σας.
Σχεδιάστε χαρτικά γραφείου και φακέλους που θα σας βοηθήσουν να παρουσιάσετε την υπηρεσία σας όσο το δυνατόν πιο επαγγελματικά. Οι μεγάλες αλυσίδες εφοδιασμού γραφείου, όπως το Staples, το Office Max ή το Office Depot, διαθέτουν τυπικά πακέτα γραφικής ύλης που καλύπτουν τις ανάγκες των περισσότερων επιχειρήσεων.
Στείλτε μια επιστολή εισαγωγής που υπογραμμίζει την ασφάλεια και την ευκολία της υπηρεσίας πληρωμής των λογαριασμών σας, μαζί με ένα από τα φυλλάδια σας, σε όλες τις επιχειρήσεις στην περιοχή σας που ενδέχεται να είναι υποψήφιοι πελάτες. Στείλτε τις επιστολές σας σε μικρές παρτίδες για να δώσετε χρόνο να ακολουθήσετε μαζί τους.
Παρακολουθήστε τις επιστολές σας με προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις σε κάθε υποψήφιο πελάτη. Ίσως θελήσετε να προσφέρετε μια ειδική προσφορά "χωρίς κίνδυνο" όπως ένα μήνα δωρεάν υπηρεσίας για να προσελκύσετε νέους πελάτες για να δοκιμάσετε την υπηρεσία σας.
Διακανονίστε με τους νέους πελάτες σας τον τρόπο με τον οποίο θα σας παραδοθούν οι λογαριασμοί. Θα σας φέρουν; Θα τα παραλάβεις; Ή θα πάτε στο ταχυδρομείο για να τα παραλάβετε;
Συμπληρώστε τους πελάτες σας στις τράπεζες τους για να προστεθούν ως υπογράφοντες στους λογαριασμούς ελέγχου τους. Στη συνέχεια, ζητήστε μια λίστα με τους σημερινούς πωλητές και προμηθευτές από κάθε πελάτη σας καθώς και τις ειδικές οδηγίες που έχετε όταν λάβετε τους ελέγχους.
Δώστε μηνιαία δήλωση των λογαριασμών που έχουν ληφθεί, των λογαριασμών που έχουν πληρωθεί και των λογαριασμών που εκκρεμούν για κάθε πελάτη σας, έτσι ώστε να είναι δυνατή η επικαιροποίησή τους και να γνωρίζουν με ακρίβεια τις υποχρεώσεις που έχουν εκπληρωθεί και παραμένουν εκκρεμείς. Σημειώστε τυχόν πληρωμές που έσωσαν τα χρήματα των πελατών σας με την πρόωρη πληρωμή.
Συμβουλές
-
Μην ξεχάσετε να πληρώσετε τον εαυτό σας στο τέλος κάθε μήνα βάσει των υπηρεσιών που έχετε παράσχει.
