Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι οι πολιτικές και οι διαδικασίες που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για την πρόληψη σφαλμάτων και απάτης, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν κλοπή, υπεξαίρεση, ευνοιοκρατία ή μαθηματικά σφάλματα στα οικονομικά έγγραφα. Δεν χρειάζεται να είστε πιστοποιημένος δημόσιος λογιστής ή να έχετε πτυχίο χρηματοδότησης για να καθιερώσετε χρήσιμους εσωτερικούς ελέγχους στην επιχείρησή σας ή να ορίσετε πολιτικές για τους υπαλλήλους σας που θα ακολουθήσουν.
Ελέγξτε τους συν-υπογράφους και τους εξουσιοδοτημένους υπογράφοντες
Ένας από τους συνηθέστερους εσωτερικούς ελέγχους για τις μικρές επιχειρήσεις είναι η απαίτηση να συνυπογράφονται οι έλεγχοι. Αυτό βοηθά στην αποτροπή ενός ατόμου να γράψει μια επιταγή στον εαυτό του ή να εγκρίνει μια ακατάλληλη πληρωμή. Εάν η επιχείρησή σας γράφει πολλούς ελέγχους κάθε μήνα, ίσως να θεσπίσετε μια πολιτική που απαιτεί μόνο δύο υπογραφές σε επιταγές που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο ποσό δολαρίου, όπως $ 500. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια κάρτα υπογραφής στην τράπεζά σας με τις υπογραφές εξουσιοδοτημένων υπογραφόντων. Αυτό επιτρέπει στην τράπεζα να ελέγχει τις υπογραφές πριν από την πληρωμή οποιασδήποτε επιταγής.
Τραπεζικές Συμφιλίσεις
Πολλές επιχειρήσεις καταγράφουν όλες τις πληρωμές και τις αποδείξεις τους σε ένα γενικό μητρώο, το οποίο αποτελεί αρχείο των οικονομικών συναλλαγών της εταιρείας. Οι καταχωρήσεις σε ένα ημερολόγιο βασίζονται σε γραπτές επιταγές, καταβληθέντα μετρητά και μετρητά, ηλεκτρονικές καταθέσεις ή πληρωμές με πιστωτικές κάρτες. Για να βοηθήσετε να εντοπίσετε λάθη μαθηματικών και ψευδείς καταχωρίσεις, πραγματοποιήστε μια συμφωνία τραπεζών κάθε μήνα, συγκρίνοντας την τραπεζική δήλωσή σας με το γενικό μητρώο. Η τραπεζική σας κατάσταση θα περιλαμβάνει όλες τις καταθέσεις που έχετε πραγματοποιήσει ή λάβετε ηλεκτρονικά και θα εμφανίσετε όλες τις πληρωμές που κάνατε. Θα περιλαμβάνει επίσης τα τραπεζικά έξοδα που καταβάλατε, επιτρέποντάς σας να συμπεριλάβετε αυτά στο γενικό βιβλίο σας.
Διαδικασίες σύναψης συμβάσεων
Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τη μέγιστη αξία κατά την πραγματοποίηση αγορών, δημιουργήστε έναν εσωτερικό έλεγχο που ορίζει πολιτικές για την πραγματοποίηση αγορών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μόνο τη χρήση εγκεκριμένων πωλητών, την απαίτηση ανταγωνιστικών προσφορών από εργολάβους ή τη διεξαγωγή ελέγχου των τιμών από διάφορους πωλητές πριν από την επιλογή ενός προμηθευτή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την απαίτηση από τον διαχειριστή του γραφείου σας να ελέγχει τις τιμές στο διαδίκτυο σε διάφορα καταστήματα γραφείων πριν παραγγείλει αναλώσιμα γραφείου, έπιπλα ή άλλο εξοπλισμό.
Πολιτικές αποζημίωσης
Δημιουργήστε μια επίσημη πολιτική δαπανών για τους μισθωτούς ώστε να μειωθεί το υψηλό κόστος ταξιδιού, διαμονής, ψυχαγωγίας και γευμάτων. Εάν επιτρέπετε στους εργαζόμενους να κάνουν κράτηση για δικά τους ταξίδια και διαμονή όταν παρευρίσκονται σε συνέδρια ή εμπορικές εκθέσεις, μπορούν να κλείσουν πτήσεις και δωμάτια που τους κερδίζουν τα περισσότερα σημεία ανταμοιβής αντί να επιλέξουν τις χαμηλότερες κρατήσεις. Να απαιτούν όλα τα έξοδα ταξιδίου να εγκρίνονται από τον επιβλέποντα εκ των προτέρων και όλα τα έντυπα επιστροφής δαπανών να περιλαμβάνουν αποδείξεις.
Έλεγχοι
Η πραγματοποίηση αγορών αναθεώρησης από τρίτους, τα οικονομικά αρχεία, τα φύλλα χρόνου, οι αποζημιώσεις εξόδων και άλλες επιχειρηματικές δραστηριότητες μπορούν να βοηθήσουν να εντοπίσουν και να μειώσουν τα λάθη και την απάτη. Οι εσωτερικοί έλεγχοι επιτρέπουν σε έναν υπάλληλο ή υπηρεσία να αναθεωρήσει το έργο άλλου. Οι εξωτερικοί έλεγχοι φέρνουν σε εξωτερικό ανάδοχο ή εταιρεία την αναθεώρηση του έργου του προσωπικού σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την πρόσληψη ενός πιστοποιημένου δημοσίου λογιστή για να εξετάσει τα βιβλία σας κάθε μήνα ή τρίμηνο. Η διεξαγωγή ανασκόπησης απογραφής μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε αν έχετε πρόβλημα με κλοπή, υπερβολική παράδοση ή θραύση.
