Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι οι διαδικασίες που αναπτύσσουν οι εταιρείες για να διαφυλάξουν τα περιουσιακά τους στοιχεία και να παράγουν ακριβείς και αξιόπιστες οικονομικές καταστάσεις Όταν μια εταιρεία δεν διαθέτει ισχυρές διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, η απάτη μπορεί να συμβεί πολύ πιο εύκολα. Οι οργανισμοί πρέπει να προστατεύονται από πιθανές απειλές παρακολουθώντας συχνά τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου τους και προσαρμόζοντάς τους για να είναι πιο δυνατοί.
Ανακριβείς Οικονομικές Καταστάσεις
Εάν ένας οργανισμός ανακαλύψει ότι υπάρχουν ανακρίβειες στις οικονομικές του καταστάσεις, μπορεί να υπάρχει κάποιο πρόβλημα με το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού. Ένα βασικό θεμέλιο των εσωτερικών ελέγχων είναι η αρχή του διαχωρισμού των καθηκόντων. Αυτό σημαίνει ότι διάφοροι υπάλληλοι χειρίζονται διαφορετικούς τομείς των λογιστικών καθηκόντων. Αν το ίδιο άτομο χειρίζεται όλα τα καθήκοντα, είναι ένα σημάδι ενός αδύναμου συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Εάν προκύψουν ανακρίβειες στη χρηματοοικονομική πληροφόρηση, μια εταιρεία πρέπει να εξετάσει τις λογιστικές διαδικασίες που χρησιμοποιεί.
Λείπει τεκμηρίωση
Εάν μια εταιρεία δεν μπορεί να βρει συγκεκριμένα έγγραφα, όπως τιμολόγια ή εντολές αγοράς, αυτό μπορεί να είναι άλλο σημάδι αδύναμων ελέγχων. Ένας οργανισμός αναπτύσσει διαδικασίες για την καταγραφή, την ανάρτηση και την αρχειοθέτηση των εγγράφων. Εάν χαθεί ένα έγγραφο, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να υπάρχουν προβλήματα στις διαδικασίες της εταιρείας. Εάν ένας εργαζόμενος έχει υπερβολικό έλεγχο, μπορεί να χειριστεί τεκμηρίωση για να εξαπατήσει την εταιρεία.
Έλλειψη Γραπτών Διαδικασιών
Κάθε διαδικασία και δραστηριότητα που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός πρέπει να έχει γραπτές διαδικασίες που θα ακολουθήσουν. Χωρίς γραπτές διαδικασίες, οι εργαζόμενοι μπορεί να μην γνωρίζουν τις σωστές διαδικασίες και μπορεί να ολοκληρώνουν τις δραστηριότητες λανθασμένα. Ένα ισχυρό σύστημα εσωτερικού ελέγχου έχει γραπτές διαδικασίες και πολιτικές για όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Παράπονα πελατών
Ένα άλλο σημάδι του αδύναμου συστήματος εσωτερικού ελέγχου είναι ο αριθμός των καταγγελιών πελατών υψηλότερος από τον συνηθισμένο. Οι οργανισμοί πρέπει να αναπτύξουν ένα σύστημα που να εξασφαλίζει ότι οι πελάτες είναι ευχαριστημένοι με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες. Εάν υπάρχει μεγάλος αριθμός καταγγελιών, η διοίκηση θα πρέπει να εξετάσει το πρόβλημα και να κατανοήσει ότι ενδέχεται να υπάρχει αδυναμία στους εσωτερικούς ελέγχους.
Έλεγχοι
Οι οργανισμοί μισθώνουν ελεγκτές για να καθορίσουν με ακρίβεια την τήρηση των οικονομικών αρχείων. Ένας έλεγχος θα αποκαλύψει προβληματικούς τομείς, απειλές, κινδύνους και άλλα πιθανά προβλήματα. Εάν μια εταιρεία δεν προσλαμβάνει έναν ελεγκτή σε τακτική βάση, οι απειλές αυτές θα είναι πιο δύσκολο να εντοπιστούν. Είναι μια τακτική επιχειρηματική πρακτική για τις εταιρείες να διενεργούν τους ελέγχους σε τακτική βάση.
