Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει η τυπική μέθοδος επικοινωνίας για τις επιχειρήσεις και όσους επικοινωνούν με τις επιχειρήσεις. Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν στιγμές που απαιτείται μια παραδοσιακή επαγγελματική επιστολή. Αυτό μπορεί να είναι για αναζήτηση εργασίας, επιχειρηματικές προτάσεις ή και νομικούς λόγους. Διαμορφώστε σωστά την επιστολή για την καλύτερη δυνατή απόδοση των αποτελεσμάτων. Τα τρέχοντα επιχειρησιακά στυλ χρησιμοποιούν το γράμμα "block format" για τις επιχειρήσεις αντί για το "indent style" που χρησιμοποιείται για λιγότερο επίσημα γράμματα.
Δημιουργία επιστολόχαρτου
Το επιστολόχαρτο παρέχει τις πληροφορίες σας, όπως το όνομά σας, το εταιρικό σας όνομα (αν υπάρχει), τη διεύθυνση και άλλα σχετικά στοιχεία επικοινωνίας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου, το φαξ και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Τα περισσότερα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου του υπολογιστή ανοίγουν την ενότητα "κεφαλίδα" κάνοντας διπλό κλικ στην κορυφή της ίντσας της κενής σελίδας αρχείου. Σε στυλ μπλοκ, δεν υπάρχει καθήλωση ή κεντράρισμα των πληροφοριών. Είναι απλά ένα μπλοκ πληροφοριών κατά μήκος του αριστερού περιθωρίου. Αυτή η κεφαλίδα χρησιμοποιείται μόνο στην πρώτη σελίδα.
Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα επιστολόχαρτο στην ενότητα κεφαλίδας, έχετε δύο επιλογές. Μετακινήστε το επιστολόχαρτο στο κύριο σώμα ως πρώτο μπλοκ ή τοποθετήστε πρώτα την ημερομηνία με τα στοιχεία επαφής σας μεταξύ της ημερομηνίας και των πληροφοριών του παραλήπτη.
Ημερομηνία, διεύθυνση και χαιρετισμός
Η ημερομηνία, η διεύθυνση και ο χαιρετισμός είναι τα πρώτα τρία μπλοκ στην ενότητα της κύριας σελίδας επιστολών. Βεβαιωθείτε ότι δεν βρίσκεστε στην ενότητα κεφαλίδας πατώντας στην κύρια σελίδα του σώματος. Η πρώτη γραμμή είναι η ημερομηνία μορφοποίησης με την ορθογραφία του μήνα με την ημέρα και το έτος που ακολουθεί, για παράδειγμα, 10 Μαΐου 2017.
Διατηρήστε κενή γραμμή μεταξύ της ημερομηνίας και του μπλοκ διευθύνσεων του παραλήπτη. Συμπεριλάβετε "κύριε", "κυρία" ή "κυρία" ανάλογα με την περίπτωση. Χρησιμοποιήστε την πλήρη διεύθυνση και τις πληροφορίες επικοινωνίας, τοποθετώντας τις πληροφορίες για το δρόμο σε μια γραμμή και την πόλη, ανατρέξτε στην επόμενη. Περάστε μια γραμμή για το χαιρετισμό που ακολουθείται από ένα παχύ έντυπο, για παράδειγμα "Αγαπητέ κα Σμιθ:".
Μορφοποιήστε το σώμα του γράμματος
Μεταξύ της διεύθυνσης και του χαιρετισμού, ή μετά τη χαιρετισμό, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε μια αναφορά για την επιστολή που συνοψίζει το θέμα, όπως "RE: Supervisor Position". Συνεχίστε στη συνέχεια να γράψετε το σώμα της επιστολής. Χρησιμοποιήστε μια συντηρητική γραμματοσειρά 10 ή 12 σημείων όπως Times New Roman, Cambria ή Arial. Οι παράγραφοι δεν είναι διαχωρισμένες, τοποθετημένες στο αριστερό περιθώριο και διαχωρισμένες με ένα διάστημα. Τα περιθώρια θα πρέπει να είναι μια ίντσα σε όλες τις πλευρές του εγγράφου.
Μετακίνηση στη δεύτερη σελίδα
Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επαφής επιστολόχαρτου μόνο στην πρώτη σελίδα του γράμματος. Όπως έχει ήδη αναφερθεί, η πρώτη σελίδα είναι η μόνη που πρέπει να έχει ένα επιστολόχαρτο με το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση του αποστολέα. Στην κεφαλίδα της δεύτερης σελίδας πρέπει να αναγράφεται ο κεντρικός αριθμός σελίδας. Ενδέχεται επίσης να συμπεριλάβετε τον παραλήπτη του γράμματος στο αριστερό περιθώριο και την ημερομηνία στο δεξιό περιθώριο, η οποία βοηθά τον αναγνώστη να αναγνωρίσει το έγγραφο εάν οι δύο σελίδες διαχωριστούν ποτέ.
Κλείνοντας το γράμμα
Τα γράμματα κλείνουν με ένα μπλοκ υπογραφής. Κλείστε το γράμμα στη δεύτερη σελίδα χρησιμοποιώντας ένα ουδέτερο αλλά φιλικό κλείσιμο, όπως "Ειλικρινά" ή "Καλύτερες εκτιμήσεις". Το κλείσιμο ακολουθείται από κόμμα, τέσσερα κενά και το όνομά σας. Συμπεριλάβετε τον τίτλο σας, αν υπάρχει, με το όνομά σας. Υπογράψτε το γράμμα με μπλε ή μαύρο μελάνι στο διάστημα πάνω από το όνομά σας.
Εάν συμπεριλάβατε κάτι με την επιστολή, όπως ένα βιογραφικό σημείωμα ή μια πρόταση, θα θέλατε να σημειώσετε ότι υπάρχει ένα "περίβλημα" δύο γραμμών κάτω από το όνομά σας.
