Το πεδίο της λογιστικής βασίζεται στην ακριβή οργάνωση και ανάλυση των αριθμών και των οικονομικών στοιχείων. Αυτό το καθιστά ένα ιδανικό μέρος για ηλεκτρονικά εργαλεία που διευκολύνουν τη ζωή των ανθρωπίνων λογιστών και επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να παράγουν πιο ακριβείς οικονομικές εκθέσεις. Αλλά για να έχει θετικό αντίκτυπο, τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα απαιτούν προσεκτικό προγραμματισμό και ευαισθητοποίηση πριν από την εφαρμογή τους.
Αυξημένη παραγωγικότητα
Οι λογιστές που έχουν πρόσβαση σε μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα μπορούν να εργαστούν πιο γρήγορα και να απολαύσουν αυξημένη παραγωγικότητα. Το λογισμικό επιτρέπει στους λογιστές να πραγματοποιούν αλλαγές ταχύτερα από τη ρύθμιση ενός εκτυπωμένου βιβλίου ή γραφήματος. Λιγότερος χρόνος που δαπανάται για την επεξεργασία δεδομένων δίνει στους λογιστές περισσότερο χρόνο για να αναλύσουν τα δεδομένα και να αξιοποιήσουν περισσότερο τη χρήση τους. Η εμφάνιση οικονομικών δεδομένων σε οθόνες ηλεκτρονικών υπολογιστών είναι επίσης πιο αποτελεσματική και φιλική προς το περιβάλλον από την εκτύπωση εκθέσεων χαρτιού για ακόμη και μικρές εργασίες. Τα εργαλεία οργάνωσης δεδομένων καθιστούν εύκολη την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών ανά πάσα στιγμή.
Αυξημένη ακρίβεια
Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα μειώνει τον κίνδυνο ανθρώπινου σφάλματος. Οι υπολογιστές επεξεργάζονται αριθμούς και εκτελούν υπολογισμούς με 100% ακρίβεια, γεγονός που εξαλείφει τη δυνατότητα μαθηματικού σφάλματος που οδηγεί σε ανακριβές αποτέλεσμα. Το λογισμικό λογιστικής κάνει επίσης τακτικά αντίγραφα βασικών δεδομένων για ανάκτηση σε περίπτωση βλάβης συστήματος ή παραβίασης της ασφάλειας. Ενώ υπάρχει ακόμα περιθώριο για σφάλμα στην περίπτωση εισαγωγής δεδομένων, λογισμικό λογιστικής μπορεί να εντοπίσει ασυνέπειες και ακόμη και να βοηθήσει στη διόρθωση απλών λαθών.
Δικαστικά έξοδα
Η ενημέρωση ενός παραδοσιακού λογιστικού τμήματος για τη χρήση ενός μηχανογραφικού συστήματος μπορεί να αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό κόστος, ειδικά για μια μεγαλύτερη επιχείρηση. Εκτός από την αναδιοργάνωση προσωπικού και την αγορά του λογισμικού λογιστικής, μια επιχείρηση πρέπει επίσης να επενδύσει σε νέους υπολογιστές, τακτικές ενημερώσεις λογισμικού, εκπαίδευση και νέα πολιτική προσλήψεων για να προσλάβει λογιστές που είναι εξοικειωμένοι με το σύστημα ή μπορούν να μάθουν να το χρησιμοποιούν γρήγορα.
Ανθρώπινη ανάγκη
Παρά την προχωρημένη πολυπλοκότητά τους, τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα δεν μπορούν να αντικαταστήσουν πλήρως τους λογιστές. Ο τομέας των λογιστικών απαιτεί αποφάσεις κρίσης και αυτοσχεδιαστική σκέψη, η οποία δεν μπορεί να κάνει ούτε το πιο εξελιγμένο λογισμικό. Οι λογιστές πρέπει επίσης να κατανοήσουν το μεταβαλλόμενο τοπίο των νομικών κανονισμών και των εταιρικών πολιτικών, μερικές από τις οποίες βρίσκουν το δρόμο τους σε νέες εκδόσεις ηλεκτρονικών λογιστικών συστημάτων και άλλες που ελέγχουν τον τρόπο με τον οποίο οι λογιστές χρησιμοποιούν τα μηχανογραφημένα εργαλεία τους.
