Οι διαδικασίες, οι διαδικασίες και οι μηχανισμοί λειτουργίας ενός οργανισμού αποτελούν τη ραχοκοκαλιά του συστήματος διαχείρισης κινδύνων. Αυτές οι διαδικασίες, συχνά γνωστές ως εσωτερικοί έλεγχοι, διασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοι τηρούν τις συστάσεις της ανώτατης διοίκησης, τις πρακτικές της βιομηχανίας και τις κανονιστικές οδηγίες κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Ένας εσωτερικός ελεγκτής ελέγχει τους ελέγχους για να εξασφαλίσει ότι είναι επαρκείς και αποτελεσματικοί.
Ορισμός εσωτερικού ελέγχου
Ένας εσωτερικός έλεγχος είναι ένα σύνολο οδηγιών και διαδικασιών που η ανώτατη διοίκηση θέτει σε εφαρμογή για να αποτρέψει λειτουργικές απώλειες που οφείλονται σε σφάλμα, παραμέληση ή απάτη εργαζομένων. Για παράδειγμα, ένας έλεγχος στο τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών και χρεώσεων ενός πολυκαταστήματος μπορεί να καθοδηγήσει τους υπαλλήλους για το πώς να χειριστούν τις πληρωμές σε μετρητά. Ένας εσωτερικός έλεγχος βοηθά επίσης τα ανώτερα στελέχη να αποτρέψουν τις απώλειες λόγω τεχνολογικής δυσλειτουργίας. Για παράδειγμα, ο ανώτερος επόπτης του καταστήματος μπορεί να δώσει οδηγίες στους συνεργάτες πωλήσεων σχετικά με τον τρόπο χειρισμού των συναλλαγών με πιστωτικές και χρεωστικές κάρτες σε περίπτωση καταστροφής συστημάτων πληροφορικής.
Έλεγχος Επάρκειας
Ένας εσωτερικός ελεγκτής ελέγχει δύο πτυχές ενός ελέγχου-επάρκειας και αποτελεσματικότητας. Ένας έλεγχος είναι επαρκής εάν ορίζει σαφώς τις διαδικασίες και τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσει ο εργαζόμενος για την εκτέλεση των καθηκόντων του. Για παράδειγμα, ένας έλεγχος μπορεί να δώσει εντολή σε έναν υπάλληλο ναυτιλίας σχετικά με τον τρόπο καταγραφής των εμπορευμάτων που αποθηκεύονται στην αποθήκη και να υπογράψει τη φορτωτική. Ένας επαρκής έλεγχος εξηγεί επίσης τις διαδικασίες για τη λήψη αποφάσεων και την αναφορά προβλημάτων. Ο έλεγχος αποστολής θα μπορούσε, για παράδειγμα, να απαιτήσει από τον υπάλληλο να ειδοποιήσει έναν διαχειριστή εάν τα παραληφθέντα αγαθά αξίζουν περισσότερα από 10.000 δολάρια.
Αποτελεσματικότητα ελέγχου
Ένας έλεγχος είναι αποτελεσματικός εάν παρέχει τις κατάλληλες λύσεις στα προβλήματα εσωτερικού ελέγχου. Για παράδειγμα, ο διευθυντής του τμήματος εισπρακτέων λογαριασμών σε ένα μικρό κατάστημα θεωρεί ότι ένας υπάλληλος μπορεί να κλέβει μετρητά, επειδή τα έσοδα των πωλήσεων δεν αντιστοιχούν στα μετρητά που εισπράχθηκαν. Μπορεί να θεσπίσει μια διαδικασία που απαιτεί να αποστέλλονται επιταγές πελατών σε μια νέα διεύθυνση και να ζητούν από τρεις υπαλλήλους σε διαφορετικά τμήματα να καταγράφουν πληρωμές σε μετρητά. Ο νέος έλεγχος είναι αποτελεσματικός αν ο διαχειριστής επισημαίνει ότι τα ταμειακά υπόλοιπα ταιριάζουν τώρα με τα ποσά των πωλήσεων.
Τύποι
Ένας εσωτερικός ελεγκτής μπορεί να ελέγξει διάφορους ελέγχους, ανάλογα με τον στόχο του ελέγχου, το μέγεθος της εταιρείας και τη βιομηχανία. Ένας ελεγκτής μπορεί να δοκιμάσει διαδικασίες σε μηχανισμούς χρηματοοικονομικής πληροφόρησης για να διασφαλίσει ότι οι οικονομικές καταστάσεις είναι ακριβείς και πλήρεις και συμμορφώνονται με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP). Ο έλεγχος επιχειρησιακού ελέγχου βοηθά έναν ελεγκτή να αξιολογήσει την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα του ελέγχου σε επίπεδο τομέα. Ένας ελεγκτής θα μπορούσε επίσης να δοκιμάσει συστήματα τεχνολογίας πληροφοριών (IT) για να αποτρέψει τις απώλειες που οφείλονται σε δυσλειτουργία της πληροφορικής.
Έλεγχος Σημασίας
Οι δοκιμές εσωτερικού ελέγχου είναι μια σημαντική πρακτική, επειδή βοηθούν την ανώτατη ηγεσία της εταιρείας να αποτρέψει λειτουργικές απώλειες που οφείλονται σε σφάλματα ή καταστροφές του συστήματος. Η δοκιμή βοηθά επίσης έναν επικεφαλής τμήματος να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι τηρούν τους εσωτερικούς κανόνες, τους νόμους και τους κανονισμούς κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Ένας ελεγκτής συνήθως εφαρμόζει γενικά αποδεκτά πρότυπα ελέγχου (GAAS) όταν ελέγχει τους εσωτερικούς ελέγχους και τα χαρακτηρίζει ως "υψηλά", "μέτρια" και "χαμηλά" με βάση τις προσδοκίες απώλειας.
