Η μη κερδοσκοπική λογιστική έχει ομοιότητες με τη λογιστική για το κέρδος. Αν και ο κύριος στόχος του μη κερδοσκοπικού οργανισμού δεν είναι να αποκομίσει κέρδος, πρέπει να παράγει αρκετά έσοδα για τη λειτουργία και τη διαχείριση των εξόδων. Οι συναλλαγές αυτές πρέπει να παρακολουθούνται προσεκτικά για σκοπούς φορολογικής κατάθεσης, διαχείρισης ταμειακών ροών, ελέγχων τρίτων και διασφάλισης χρηματοοικονομικής σταθερότητας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό λογιστικής, όπως το QuickBooks ή το Peachtree
-
Δηλώσεις τραπεζών και πιστωτικών καρτών
-
Πληροφορίες πελατών, όπως διευθύνσεις και αριθμοί τηλεφώνου
-
Κενό απόθεμα ελέγχου
Δημιουργήστε τη Δομή Λογιστικής
Δημιουργήστε ένα λογαριασμό λογαριασμών που αρχίζει με τους λογαριασμούς της τράπεζάς σας και της πιστωτικής σας κάρτας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει τα υπόλοιπα ανοίγματος από την ημερομηνία έναρξης της λογιστικής σας χρήσης. Ακόμη και σε ένα πολύ μικρό μη κερδοσκοπικό οργανισμό, είναι εξαιρετικά σημαντικό να διατηρήσει τον δικό της τραπεζικό λογαριασμό.
Δημιουργήστε τους λογαριασμούς ευθύνης σας. Οι υποχρεώσεις είναι οτιδήποτε οφείλει ή θα χρωστάει η μη κερδοσκοπική εταιρεία σας. Οι φόροι μισθοδοσίας είναι μια πολύ κοινή ευθύνη.
Ρυθμίστε κάθε πάγιο στοιχείο. Αυτά θα είναι αντικείμενα που ανήκουν στην μη κερδοσκοπική εταιρεία και δεν καταναλώνονται ή εξαντλούνται εντός ενός έτους. Εναπόκειται σε εσάς ή στην CPA σας να αποφασίσετε το όριο του ποσού σε δολάρια για τον προσδιορισμό των αγορών που θα είναι πάγια περιουσιακά στοιχεία και ποια θα είναι δαπάνη. Ένα κοινό όριο για έναν μικρό οργανισμό είναι περίπου 500 δολάρια.
Τα πάγια στοιχεία ενεργητικού αποσβένονται κάθε χρόνο με βάση το πρόγραμμα απόσβεσης IRS.
Δημιουργήστε λογαριασμούς εξόδων. Τα περισσότερα λογιστικά προγράμματα θα δημιουργήσουν ένα βασικό σχέδιο λογαριασμού που θα περιλαμβάνει τα έξοδα που σχετίζονται με τον κλάδο σας. Συνιστάται να διαχωρίζετε τα έξοδα λειτουργίας από το πρόγραμμα και τα έξοδα συγκέντρωσης κεφαλαίων. Ορισμένες κυβερνητικές επιχορηγήσεις προϋποθέτουν ότι η δαπάνη για τη συγκέντρωση κεφαλαίων μιας μη κερδοσκοπικής οργάνωσης δεν υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσοστό των συνολικών δαπανών.
Ρύθμιση πελατών. Αυτά θα είναι συχνά οι δωρητές σας. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να παρακολουθείτε τις δωρεές, επειδή οι δωρητές που δωρίζουν πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό κάθε χρόνο αναφέρονται στη φορολογική σας δήλωση. Επίσης, αν ο οργανισμός σας αναγνωρίζεται από το IRS ως 501 (c) (3), οι δωρεές φορολογούνται και οι δωρητές σας θα χρειαστούν απόδειξη.
Ρυθμίστε όλους τους προμηθευτές και ακολουθήστε προσεκτικά. Εάν ο οργανισμός σας λαμβάνει χρηματοδότηση από ομοσπονδιακό ερέθισμα, πιθανόν θα χρειαστεί να παράσχετε αναφορές σχετικά με το ποσό που πληρώσατε σε κάθε πωλητή σας.
Δημιουργήστε μια διαδικασία
Να είστε έτοιμοι για έλεγχο. Εάν ο οργανισμός σας λαμβάνει κρατικές επιχορηγήσεις ή σχέδια για την υποβολή αίτησης για οποιοδήποτε είδος δανείου ή ομολόγου, πιθανότατα θα υποβληθείτε σε ετήσιο έλεγχο τρίτου μέρους. Οι ελεγκτές θα εξετάσουν προσεκτικά τη λογιστική σας διαδικασία.
Διατηρείτε αντίγραφα όλων των εγγράφων. Στον μη κερδοσκοπικό κόσμο, είναι απαραίτητο να αντιγράψουμε και να διατηρήσουμε ακριβή αρχεία. Οι ελεγκτές συχνά θα ζητούν αντίγραφα των γραπτών ελέγχων ή ακόμη και των λαμβανομένων επιταγών. Αντιγράψτε όλες τις γραπτές επιταγές και καταθέσεις και αποθηκεύστε σε ένα συνδετικό υλικό. Συγκεντρώστε τους τραπεζικούς και πιστωτικούς λογαριασμούς σας κάθε μήνα και κρατήστε αντίγραφα των αναφορών συμφιλίωσης που επισυνάπτονται στις τραπεζικές δηλώσεις σας.
Αποκτήστε γραπτή έγκριση για όλες τις δαπάνες, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών που καταβάλλονται τακτικά. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς με ένα διοικητικό συμβούλιο.
Συμβουλές
-
Δημιουργήστε ένα σύνολο αναφορών κάθε μήνα. Αναφέρονται οι αναφορές κερδών και ζημιών και ισολογισμού. Ρύθμιση αρχείων για όλους τους προμηθευτές Δημιουργία δεσμών ή αρχείων για όλα τα σημαντικά γεγονότα συγκέντρωσης χρημάτων. Συμπεριλάβετε όλα τα δικαιολογητικά για τα έσοδα και τα έξοδα. Τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού λογισμικού θα προσφέρουν ένα προτεινόμενο σχέδιο λογαριασμού. Εναλλακτικά, μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να δημιουργήσετε ένα γράφημα λογαριασμών από την αρχή. Είναι σημαντικό να τη διατηρήσετε όσο το δυνατόν απλούστερη, αποφεύγοντας τη δημιουργία λογαριασμών για στοιχεία που χρησιμοποιείτε μόνο μία ή δύο φορές.
