Μια προσωπική επιχειρηματική επιστολή γράφεται από ένα άτομο σε μια εταιρεία ή έναν οργανισμό. Μια τέτοια επιστολή μπορεί να γραφτεί για διάφορους λόγους: για την επίλυση ενός προβλήματος όπως ένα λάθος σε ένα λογαριασμό. να ζητήσει επιστροφή ή ανταλλαγή ενός προϊόντος. να επαινέσω την καλή δουλειά ενός υπαλλήλου. ή να ζητήσετε δωρεά χρόνου, χρημάτων, προϊόντων ή υπηρεσιών προς όφελος. Όποια και αν είναι η αιτία, μια προσωπική επιστολή επιχειρήσεων γράφεται σε ένα κενό κομμάτι χαρτί, όχι σε επιστολόχαρτο. Εξετάστε τα ακόλουθα την επόμενη φορά που θα πρέπει να γράψετε ένα.
Εγκατάσταση σελίδας
Χρησιμοποιήστε περιθώρια 1 ιντσών στην κορυφή, στο κάτω μέρος και στις πλευρές της σελίδας σας. Εάν η προσωπική επιστολή σας είναι σύντομη, αυξήστε το ανώτερο περιθώριο σε 2 ίντσες και τις πλευρές σε 1½ ίντσες. Χρησιμοποιήστε μια εύχρηστη γραμματοσειρά όπως Times New Roman, Arial ή Cambria σε μέγεθος γραμματοσειράς 11 ή 12 σημείων. Απλά-διαστήματος τις γραμμές σας.
Στυλ επιστολής
Εάν χρησιμοποιείτε το στυλ γραμματοσειράς, όλες οι γραμμές αρχίζουν στο αριστερό περιθώριο. Για τροποποιημένο στυλ μπλοκ, ξεκινήστε τις γραμμές ημερομηνίας και κλεισίματος στο κέντρο της σελίδας αντί για το αριστερό περιθώριο.
Η διεύθυνσή σας και η ημερομηνία
Η διεύθυνσή σας (που ονομάζεται επίσης διεύθυνση του αποστολέα) ξεκινά από την πρώτη γραμμή της σελίδας και όλοι οι συντομογραφικοί όροι, όπως ο δρόμος, το διαμέρισμα ή η λεωφόρος, πρέπει να διευκρινιστούν (για τυπικότητα). Μην ξεχνάτε το κόμμα ανάμεσα στο όνομα της πόλης σας και τη σύντμηση των δύο γραμμάτων του κράτους σας. Μην αφήσετε κενό διάστημα μεταξύ της τελευταίας γραμμής της διεύθυνσης σας και της ημερομηνίας, η οποία είναι η ημέρα ολοκλήρωσης ή αποστολής του γράμματος. Πληκτρολογήστε τον μήνα, ημέρα και έτος στην πρώτη γραμμή, ορίζοντας τον μήνα. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε "27 Σεπτεμβρίου 2008" αντί "27 Σεπτεμβρίου 2008" ή "9/27/08". Μην ξεχνάτε το κόμμα ανάμεσα στην ημερομηνία και το έτος. Αν χρησιμοποιείτε το τροποποιημένο στυλ μπλοκ, αρχίστε να πληκτρολογείτε τη διεύθυνσή σας στο κέντρο της σελίδας αντί του αριστερού περιθωρίου.
Το όνομα του παραλήπτη, το όνομα και τις διευθύνσεις της εταιρείας
Τέσσερις γραμμές (ή 1 ίντσα) κάτω από την ημερομηνία, πληκτρολογήστε το όνομα του παραλήπτη αρχίζοντας από "Mr." ή "κα" Χρησιμοποιήστε το όνομα και το επώνυμο, ακολουθούμενο από ένα κόμμα και τον τίτλο του παραλήπτη (π.χ. Διαχειριστής, επόπτης, συντονιστής). Στην επόμενη γραμμή, πληκτρολογήστε το όνομα της εταιρείας, ακολουθούμενο από τη διεύθυνση της εταιρείας (που ονομάζεται επίσης εσωτερική διεύθυνση) χωρίς συντομογραφίες εκτός από την κατάσταση.
Χαιρετισμός
Μία κενή γραμμή αργότερα, πληκτρολογήστε το χαιρετισμό χρησιμοποιώντας το ίδιο όνομα που χρησιμοποιείται στην εσωτερική διεύθυνση, ξεκινώντας από το "Αγαπητέ". Ο χαιρετισμός σε προσωπική επιστολή πρέπει να τελειώσει με ένα παχύ έντερο. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κα Lucinda Jones:"
Σώμα
Σε μια προσωπική επιχειρησιακή επιστολή, το σώμα αρχίζει σε μια κενή γραμμή μετά από τον χαιρετισμό. Μονόχωρο και αριστερό-δικαιολογούν κάθε παράγραφο στο σώμα, αφήνοντας μια κενή γραμμή μεταξύ των παραγράφων. Η συνάφεια είναι το κλειδί: Ξεκινήστε με ένα φιλικό άνοιγμα που ακολουθεί ο σκοπός της επιστολής. Η δεύτερη παράγραφος πρέπει να δικαιολογεί τον σκοπό. να παράσχετε λεπτομέρειες όπως αριθμούς λογαριασμών, αριθμούς τιμολογίων, ημερομηνίες αποστολών ή υπηρεσιών και ονόματα προϊόντων ή εργαζομένων για να βοηθήσετε τον αναγνώστη και την αιτία σας. Παρέχετε μόνο σχετικό υπόβαθρο και υποστηρικτικές πληροφορίες, έχοντας κατά νου ότι ο αναγνώστης σας είναι απασχολημένος. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να επαναδιατυπώσει τον σκοπό (από την πρώτη παράγραφο) και, εάν χρειάζεται, να ζητήσει κάποιο είδος δράσης.
Κλείσιμο και τήρηση αρχείων
Το κλείσιμο της προσωπικής επιστολής σας θα πρέπει να είναι αριστεροί, εκτός αν χρησιμοποιείτε το τροποποιημένο στυλ μπλοκ, το οποίο απαιτεί την έναρξη του κλεισίματος στο κέντρο της σελίδας. Εάν το κλείσιμο σας είναι πάνω από μία λέξη (για παράδειγμα, "Ευχαριστώ" ή "Με εκτίμηση"), χρησιμοποιήστε μόνο το πρώτο γράμμα της πρώτης λέξης και χρησιμοποιήστε ένα κόμμα μετά την τελευταία λέξη, όχι ένα παχύ τετράγωνο όπως προτείνεται μετά την πρόσκληση. Τρεις κενές γραμμές αργότερα, πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας. Μπορείτε να εκτυπώσετε την επιστολή σας και να υπογράψετε φυσικά το όνομά σας μεταξύ του κλεισίματος και του πληκτρολογίου σας, εάν το επιθυμείτε. Οι προσωπικές επιστολές επιχειρήσεων καταγράφονται επικοινωνία μεταξύ εσάς και μιας επιχείρησης. Ως εκ τούτου, είναι καλή ιδέα να κρατήσετε ένα αντίγραφο προσωπικών επιστολών που γράφετε. Εάν ανησυχείτε για την άφιξή τους μέσω ταχυδρομείου, βεβαιώστε τους στο ταχυδρομείο πριν τους στείλετε, ώστε να γνωρίζετε πότε η εταιρεία λαμβάνει τις επιστολές σας.
