Ένα φαξ, επίσης γνωστό ως τηλεομοιοτυπία, είναι μια ηλεκτρονική μετάδοση ενός εγγράφου σαρωμένου χαρτιού. Το έγγραφο που αποστέλλεται μπορεί να είναι οποιασδήποτε μορφής, αλλά πρέπει πάντα να συνοδεύεται εκ των προτέρων με φύλλο κάλυψης φαξ. Η μορφοποίηση αυτού του φύλλου καλύμματος φαξ μπορεί να ποικίλει ελαφρώς, αλλά υπάρχουν μερικά βασικά στοιχεία που θα πρέπει πάντα να περιλαμβάνονται.
Βασικά στοιχεία
Ορισμένα στοιχεία πρέπει πάντα να περιλαμβάνονται στο συνοδευτικό έγγραφο φαξ, όπως το όνομα του παραλήπτη, ο αριθμός των σελίδων που αποστέλλονται με φαξ, συμπεριλαμβανομένου του συνοδευτικού εγγράφου και η ημερομηνία. Συμπεριλάβετε επίσης το όνομά σας, τον αριθμό φαξ και τον αριθμό τηλεφώνου σας.
Άλλα πρότυπα στοιχεία
Άλλα στοιχεία που δεν είναι απαραίτητα αλλά μπορούν να συμπεριληφθούν στα φύλλα συνοδευτικών φαξ είναι τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη, το θέμα του φαξ και οι σημειώσεις που έχετε για τον παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε πρόσθετες πληροφορίες αποστολέα, όπως το όνομα της επιχείρησής σας ή τη διεύθυνση URL του ιστότοπού σας.
Χρησιμοποιήστε μια τυπική μορφή δείγματος
Χρησιμοποιήστε μια τυπική μορφή όταν στέλνετε μια συνοδευτική επιστολή φαξ και τα πρότυπα είναι διαθέσιμα σε σχεδόν όλα τα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου. Μια κοινή μορφή είναι η λίστα με το όνομα του παραλήπτη, το φαξ και το τηλέφωνο στην αριστερή πλευρά και το όνομα του αποστολέα, το φαξ και το τηλέφωνο στη δεξιά πλευρά, με τα πρόσθετα στοιχεία κάτω από αυτά τα δύο τμήματα.
