Πριν από την πρόσληψη του πρώτου υπαλλήλου, μια εταιρεία πρέπει να επισημοποιήσει τις πολιτικές και τις διαδικασίες της. αυτό ισχύει για κάθε εταιρεία. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες μιας εταιρείας αποτελούν ένα θεμέλιο. τόσο καλύτερα είναι οι πολιτικές και οι διαδικασίες που έχουν γραφτεί και όσο πιο περιεκτικές είναι, τόσο καλύτερη θα είναι η επιχείρηση.
Χαρακτηριστικά πολιτικής
Οι πολιτικές μιας επιχείρησης περιλαμβάνουν κάτι περισσότερο από τις κρατικές και ομοσπονδιακές υποχρεωτικές πολιτικές που απαιτούνται από το νόμο. οι πολιτικές μιας εταιρίας ενσωματώνουν τη στάση της εταιρείας σε συγκεκριμένα ζητήματα, τα οποία σχετίζονται με την εσωτερική λειτουργία της εταιρείας και με περισσότερες εξωτερικές λειτουργίες. Οι πολιτικές θα καλύπτουν τη στάση της εταιρείας σχετικά με τις διακοπές, τις ημέρες διακοπών και τις αργίες. Θα υποδεικνύουν επίσης την άποψη της εταιρείας σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ο πελάτης, μέσω πολιτικών εξυπηρέτησης πελατών και πολιτικών σχετικά με επιστροφές, κατεστραμμένα αγαθά κλπ. Οι πολιτικές της εταιρείας θα υπαγορεύουν τον τρόπο προστασίας των πληροφοριών και τις διοικητικές πράξεις - αλλά οι γενικές ενέργειες που η εταιρεία επιλέγει να πάρει και γιατί.
Χαρακτηριστικά διαδικασίας
Συμπληρώνοντας τις πολιτικές, οι οποίες υπαγορεύουν τον λόγο για τον οποίο γίνεται κάτι, οι διαδικασίες της εταιρείας εξηγούν πώς γίνεται μια ενέργεια. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις μεγάλες εταιρείες. Ένα πρότυπο απόδοσης και μια συνάφεια όσον αφορά το πώς επιτυγχάνονται τα καθήκοντα συμβάλλουν στην ανάπτυξη μιας συνεκτικότητας που είναι και κερδοφόρα, διότι μειώνει την καμπύλη μάθησης και εξορθολογίζει τα καθήκοντα και συμβάλλει στην ικανοποίηση των εργαζομένων, δεδομένου ότι τα πρότυπα απόδοσης είναι σαφώς καθορισμένα και καθήκοντα οι διαδικασίες είναι συνεπείς.
Οφέλη
Το κύριο όφελος από τη θέσπιση πολιτικών και διαδικασιών είναι μεγαλύτερη συνοχή. Αυτός ο τύπος συνέπειας, που εκτίθεται εσωτερικά και εξωτερικά, βοηθά την εταιρεία να λειτουργεί με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και συνέπεια. Η συνέπεια συμβάλλει περαιτέρω στην αντίληψη των πελατών σχετικά με την ποιότητα και την ακεραιότητα της εταιρείας. Αυτός ο τύπος συνέπειας είναι τόσο σημαντικός που υπάρχουν νομικές εντολές για μεγαλύτερες εταιρείες, όπως ο Sarbanes-Oxley, για να διασφαλιστεί η συνοχή των ενδιαφερομένων. Οι μικρότερες επιχειρήσεις επωφελούνται από τη συνέπεια που παρέχουν οι πολιτικές και οι διαδικασίες. Για παράδειγμα, η κατοχή σταθερών βιβλίων είναι κάτι που ένας δυνητικός επενδυτής θα αναζητήσει. Στην πραγματικότητα, δεν είναι ασυνήθιστο για έναν δυνητικό επενδυτή ή αξιωματικό δανείου να ζητήσει αντίγραφο των πολιτικών και διαδικασιών μιας εταιρείας, που ονομάζεται επίσης εγχειρίδιο εταιρίας ή εγχειρίδιο για τους εργαζομένους, για τον ίδιο ακριβώς λόγο.
Εγχειρίδιο
Το εγχειρίδιο του εγχειριδίου / του προσωπικού είναι μια επίσημη συλλογή των πολιτικών και διαδικασιών μιας εταιρείας. Εκτός από το γεγονός ότι το εγχειρίδιο είναι, σε πολλές περιπτώσεις, η πρώτη επίσημη αλληλογραφία που θα έχει η εταιρεία με έναν υπάλληλο και μπορεί να ζητηθεί από τους επενδυτές, το εγχειρίδιο επισημοποιεί επίσης τις εργασίες της επιχείρησης, αναφέροντας ότι ένας νέος υπάλληλος μπορεί να πάει όταν είναι σίγουρος για μια πολιτική ή διαδικασία, καθώς και παρέχει μια νομική βάση για πειθαρχικές ενέργειες των εργαζομένων. Πολλές αγωγές έχουν απαλειφθεί επειδή η εταιρεία διέθετε ένα εγχειρίδιο για τους εργαζομένους, το οποίο ανέφερε σαφώς τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας.
Παρανοήσεις
Τούτου λεχθέντος, το εγχειρίδιο των εργαζομένων (και συνεπώς οι τυποποιημένες πολιτικές και διαδικασίες) δεν είναι κάτι που πρέπει να θεωρηθεί ως ποινικό εργαλείο ή νομική υποχρέωση. Ενώ το εγχειρίδιο εξυπηρετεί αυτούς τους σκοπούς, οι εταιρείες με τα καλύτερα εγχειρίδια των εργαζομένων χρησιμοποιούν το εγχειρίδιο ως ευκαιρία να δημιουργήσουν ένα ίδρυμα που να διασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, είτε στις πραγματικές διαδικασίες είτε γιατί αυτές οι διαδικασίες γίνονται έτσι.
