Το υπουργείο γυναικών πρέπει να είναι προσαρμοσμένο ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των διαφορετικών γυναικών που απαρτίζουν μια τοπική εκκλησία. Αν είστε στην ηγεσία του υπουργείου γυναικών στην εκκλησία σας, θα πρέπει να πραγματοποιείτε συναντήσεις με άλλα μέλη της ομάδας ηγεσίας τουλάχιστον μια φορά το ένα τέταρτο για να σχεδιάσετε εκδηλώσεις, να συζητήσετε τις ανάγκες και να καθορίσετε κατεύθυνση για το έτος. Τα κλειδιά για τη διεξαγωγή συναντήσεων υπουργείου παραγωγικών γυναικών είναι τα ίδια με εκείνα που κυβερνούν αποτελεσματικές συναντήσεις στον επιχειρηματικό κόσμο - έρχονται με μια ατζέντα, είναι έγκαιρα, παραμένουν στο θέμα και σέβονται τις απόψεις του άλλου. Εκπαιδεύστε αυτές τις αρχές στην επόμενη συνάντηση υπουργείου γυναικών σας για να ρυθμίσετε τον τόνο για ένα επιτυχημένο έτος υπουργείου.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πρόγραμμα συναντήσεων
-
Ομάδα ηγεσίας υπουργείου γυναικών
-
Χρονικό πλαίσιο
-
Βασικοί κανόνες
Επιλέξτε μια τοποθεσία για τη συνάντησή σας, η οποία είναι κατάλληλη για το μέγεθος και τον σκοπό της συνάντησής σας. Τα καφενεία και τα σαλόνια είναι κατάλληλα για ομάδες τριών ή τεσσάρων ενώ οι αίθουσες συνεδριάσεων είναι προσαρμοσμένες για ομάδες από έξι έως δώδεκα ή περισσότερες.
Δημιουργήστε μια ατζέντα για τη συνάντησή σας που περιλαμβάνει δύο ή τρία κύρια σημεία που θέλετε να καλύψετε. Προσκαλέστε μόνο τα άτομα που είναι ζωτικής σημασίας για να συζητήσουν το θέμα. Μην χρησιμοποιείτε συναντήσεις για να ενημερώσετε άτομα με πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιστολές ή τηλεφωνικές κλήσεις για αυτό. Χρησιμοποιήστε συναντήσεις για να λάβετε αποφάσεις. Σκεφτείτε πόσο χρόνο χρειάζεστε για να καλύψετε τα σημεία και να ορίσετε ένα χρονικό πλαίσιο που να επιτρέπει αρκετό χρόνο για να τα συζητήσετε λεπτομερώς. Αποφασίστε εκ των προτέρων πόσο χρόνο θα δαπανήσετε σε κάθε σημείο.
Κοινοποιήστε την ώρα της σύσκεψης, την ώρα έναρξης και λήξης στους προσκεκλημένους δύο εβδομάδες εκ των προτέρων και διανείμετε την ημερήσια διάταξη την προηγούμενη ημέρα, έτσι οι προσκεκλημένοι θα έρθουν έτοιμοι να συζητήσουν τα κύρια σημεία.
Κατευθύνετε τη σύσκεψη ξεκινώντας από την ώρα και καθοδηγώντας την ομάδα από τα κύρια σημεία. Ενθαρρύνετε μια δυναμική συνομιλία και μια απόφαση για κάθε θέμα πριν προχωρήσετε στο επόμενο σημείο. Πηγαίνετε πάνω από τους κανόνες εδάφους στην αρχή της συνάντησης, που περιλαμβάνουν ακούγοντας ο ένας τον άλλον και σεβόμενοι τις απόψεις που διαφέρουν από τη δική σας.
Ανακεφαλαιώστε αποφάσεις και σημεία δράσης για κάθε κύριο σημείο. Εκχωρήστε τις απαραίτητες εργασίες στους ανθρώπους που είναι παρόντες και αναθεωρήστε αυτές τις εργασίες πριν από την αναβολή. Εάν απαιτείται συνάντηση παρακολούθησης, ορίστε την ημερομηνία και την ώρα για την επόμενη συνάντηση πριν φύγουν όλοι. Στη συνέχεια, στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ταχυδρομήστε μια λίστα ανατεθειμένων εργασιών με ημερομηνίες λήξης σε άτομα.
