Το Kaizen είναι ιαπωνική επιχειρηματική φιλοσοφία που περιστρέφεται γύρω από την έννοια της συνεχούς βελτίωσης, την παρακολουθούμενη πρόοδο ενός οργανισμού σε σχέση με έναν προκαθορισμένο στόχο. Ενώ ορισμένοι επαγγελματίες του χώρου όπως ο Masaaki Imai παρουσίασαν συγκεκριμένους τρόπους με τους οποίους εφαρμόστηκε αυτή η φιλοσοφία, δεν υπάρχει βήμα προς βήμα μέθοδος που να εξηγεί πώς να πραγματοποιήσετε μια συνεδρίαση kaizen. Αντίθετα, η έμφαση της μεθόδου kaizen στηρίζεται στην αποκατάσταση της αξίας των κοινών αρχών - ομαδική εργασία, επικοινωνία, ευελιξία, προσαρμοστικότητα, προσπάθεια και ποιότητα. Μέσα από τη διαδικασία αυτής της συλλογικής επιβεβαίωσης μπορεί να επιτευχθεί η άπαχη παραγωγή.
Καθορίστε το σκοπό της συνάντησης. Σε kaizen, οι συναντήσεις είναι είτε για τον προγραμματισμό του έργου, που περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων και τον διαχωρισμό των καθηκόντων, είτε την αναθεώρηση του έργου, κατά την οποία τα μέλη της ομάδας αναφέρουν την επιτυχία και τις δυσκολίες στην ομάδα.
Προσκαλέστε ολόκληρη την ομάδα στη συνάντηση. Μην παραλείψετε να συμμετάσχετε στην περιφέρεια. η συμπερίληψή τους βοηθά να κρατήσετε όλους τους συναδέλφους σας στο βρόχο.
Προσκαλέστε τους διαχειριστές σχεδίων από συναφή έργα να συμμετάσχουν στη συνάντησή σας για να ενθαρρύνουν την αίσθηση της οριζόντιας ολοκλήρωσης και της κοινότητας στην εταιρεία.
Καλωσορίστε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Παρέχετε ετικέτες ονομάτων και ανάθεση καθηκόντων ανάλογα με τις ανάγκες. Φροντίστε να κλείσετε ένα χώρο που μεγιστοποιεί την αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο. Για μια μικρή ομάδα, ένα στρογγυλό ή οβάλ τραπέζι είναι καλύτερο.
Δημοσιεύστε τους στόχους της συνάντησης σε μια εξέχουσα θέση. Διαβάστε τους στόχους στην ομάδα και απαντήστε στις σύντομες ερωτήσεις που χρειάζονται για διευκρίνιση.
Ζητήστε εισροή από την ομάδα για το στόχο. Για παράδειγμα, ένας εβδομαδιαίος στόχος πληρούται ή υπερβαίνει; Παροχή πολλαπλών μέσων για τους συμμετέχοντες να δώσουν τη συμβολή τους. οι ιδέες μπορούν να μοιραστούν μέσω μιας επίδειξης χεριών, προφορικών σχολίων, γραπτών δηλώσεων ή ενός κοινοτικού διαγράμματος προβληματισμού.
Συλλέξτε την είσοδο και επαναλάβετε την στην ομάδα. Μην παραλείψετε αρνητικά σχόλια ή υπερτονίζετε τα θετικά. Αρνητικά σχόλια μπορεί να είναι αποκαλυπτικά, εφιστώντας την προσοχή στους τομείς που απαιτούν βελτίωση.
Ορίστε ή επιβεβαιώστε τους βραχυπρόθεσμους στόχους. Καταγράψτε τις εργασίες και τους υπο-στόχους στις κάρτες σημειώσεων. Παρέχετε σε κάθε συμμετέχοντα μια κάρτα η οποία ενημερώνει τον καθένα για τους προσωπικούς στόχους και τα καθήκοντά του.
Απαντήστε σε τυχόν ανησυχητικές ανησυχίες ή ερωτήσεις.
Συμβουλές
-
Καθοδήγησε τη συζήτηση για τη συζήτηση, ώστε να αντιμετωπιστούν όλες οι ανησυχίες, ακόμη και αν η προοπτική σας ως επικεφαλής του έργου δυσκολεύει να δείτε την εγκυρότητα αυτών των ανησυχιών.
Υπάρχουν τέσσερις κύριες φάσεις σε μια διαδικασία kaizen: αντίληψη, ανάπτυξη ιδεών, λήψη αποφάσεων και υλοποίηση. Οι συναντήσεις μπορούν να γίνουν σε οποιαδήποτε από αυτές τις φράσεις και μεταξύ αυτών και μπορεί να προσαρμοστούν σε οποιαδήποτε από αυτές τις διαδικασίες. Για παράδειγμα, μια συνάντηση στην αρχή ενός έργου μπορεί να επικεντρωθεί στην εξέταση των υφιστάμενων προβλημάτων και στην παρατήρηση των επιπτώσεων της εταιρικής κουλτούρας.
