Τα προσωπικά στοιχεία που αναφέρονται σε ένα συμπληρωμένο έντυπο W-9 είναι απαραίτητα για την επεξεργασία μισθοδοσίας και την αναφορά πληρωμών στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων. Ως βέλτιστη πρακτική, ζητήστε ένα ολοκληρωμένο W-9 στην πρώτη ημέρα εργασίας του υπαλλήλου σας και στείλτε ένα αίτημα W-9 σε νέους εργολάβους. Αν ένας εργολάβος δεν συμμορφωθεί, στείλτε μια επίσημη επιστολή με ευχάριστο αλλά σταθερό αίτημα για συμπληρωμένο έντυπο.
Έντυπο W-9 Βασικά
Το Έντυπο W-9 είναι ένα έγγραφο του IRS που αναφέρει το όνομα, τη διεύθυνση, την ομοσπονδιακή φορολογική ταξινόμηση και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή τον αριθμό αναγνώρισης του εργοδότη του φορολογούμενου. Το IRS δεν δίνει εντολή στις επιχειρήσεις να διατηρούν W-9s στο αρχείο. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να συλλέγουν και να αναφέρουν τις προσωπικές πληροφορίες που αναφέρονται στο έντυπο για όλους τους εργαζομένους και για τους εργολάβους που πληρώνουν πάνω από $ 600 ετησίως. Η συλλογή ενός W-9 είναι ένας βολικός τρόπος για να γίνει αυτό. Εξαιτίας αυτού, μια εταιρεία πρέπει να έχει W-9 σε αρχείο για κάθε εργαζόμενο και ανάδοχο.
Ζητώντας ένα W-9
Για να εξασφαλίσετε ότι συλλέγετε ένα W-9 από όλους τους υπαλλήλους, συμπεριλάβετε ένα έντυπο W-9 στην υποχρεωτική γραφική εργασία πρώτης ημέρας για νέες προσλήψεις. Να απαιτήσετε από τους νέους υπαλλήλους να ολοκληρώσουν όλες τις εργασίες στο χώρο εργασίας και να το επιστρέψουν σε εκπρόσωπο ανθρώπινων πόρων μέχρι το τέλος της πρώτης ημέρας.
Όταν αποκτάτε έναν νέο εργολάβο ή πωλητή, επισυνάψτε ένα έντυπο W-9 με την αρχική σύμβαση. Σε επιστολή W-9, ζητήστε από τον προμηθευτή σας να συμπληρώσει και να επιστρέψει το έντυπο το συντομότερο δυνατό. Εξετάστε την εφαρμογή μιας πολιτικής για να πληρώσετε μόνο τους πωλητές με έγκυρο W-9 στο αρχείο και σημειώστε αυτήν την πολιτική στην επιστολή της πρόσκλησης.
Ακολουθώντας
Εάν έχετε πρόβλημα να αποκτήσετε ολοκληρωμένο W-9 από οποιονδήποτε υπάλληλο ή ανάδοχο, επικοινωνήστε με σιγουριά αλλά σταθερά ότι το W-9 είναι απαραίτητο πριν να γίνει η πληρωμή. Εξηγήστε στους υπαλλήλους ότι οι πληροφορίες σχετικά με το έντυπο είναι απαραίτητες για τη διεκπεραίωση της μισθοδοσίας και την έκδοση μισθοδοσίας. Εάν ένας πωλητής δεν επιστρέψει το W-9 μέσα σε μια εβδομάδα ή δύο, στείλτε μια δεύτερη επιστολή αίτησης για να συνεχίσετε. Εάν έχετε τεκμηριωμένη πολιτική στη θέση της, υπενθυμίστε στον πωλητή ότι δεν μπορείτε να τα πληρώσετε χωρίς την έντυπη φόρμα. Το IRS απαιτεί να κάνετε επίσημη αίτηση για ένα W-9, οπότε κρατήστε ένα αντίγραφο αυτής της επιστολής στο αρχείο.
Δεν W-9
Αν δεν έχετε W-9 για έναν πωλητή στο τέλος του έτους, θα πρέπει να αναφέρετε τις πληρωμές στο IRS. Συμπληρώστε και στείλτε ένα έντυπο 1099-MISC για τον ανάδοχο και αφήστε τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης κενό. Το IRS θα απαντήσει με μια ειδοποίηση ότι ο αριθμός λείπει, τον οποίο πρέπει να διαβιβάσετε στον αντισυμβαλλόμενο μαζί με μια ειδοποίηση για παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας και ένα άλλο αντίγραφο ενός W-9. Είστε υποχρεωμένοι να παρακρατήσετε φόρους από μελλοντικές πληρωμές σε αυτόν τον ανάδοχο - σήμερα, το ποσοστό παρακράτησης είναι 28 τοις εκατό - και ο ανάδοχος θα επιβαρυνθεί με 50 δολάρια από το IRS.
