Ο έλεγχος εγγράφων χρησιμοποιείται για να αυξήσει την αποδοτικότητα μιας συγκεκριμένης επιχείρησης ελέγχοντας τις εκδόσεις ενός συγκεκριμένου εγγράφου που απελευθερώνεται. Αυτό διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τις σωστές εκδόσεις ενός συγκεκριμένου εγγράφου. Τα πρότυπα ISO είναι ένα σύνολο διεθνών προτύπων που συμβάλλουν στην τυποποίηση των διαδικασιών στις επιχειρήσεις και επίσης βοηθούν τις επιχειρήσεις να τηρούν επαρκή αρχεία, σύμφωνα με την Intelex. Οι εταιρείες πρέπει να κατανοήσουν ποια πρότυπα ισχύουν για τις συγκεκριμένες επιχειρήσεις τους και να χρησιμοποιήσουν μέτρα ελέγχου εγγράφων για να εξασφαλίσουν ότι ακολουθούνται αυτά τα πρότυπα.
Ελαχιστοποίηση χαρτιών
Ο έλεγχος εγγράφων επιδιώκει συχνά να μειώσει ή να εξαλείψει τα χαρτιά, ώστε τα έγγραφα να έχουν μικρότερο αντίκτυπο στο περιβάλλον και να μειώσουν το κόστος της επιχείρησης, σύμφωνα με την Intelex.
Ευκολία πρόσβασης
Η ευκολία πρόσβασης είναι επίσης μια σημαντική πτυχή όταν ασχολούμαστε με τον έλεγχο εγγράφων. Οι επιχειρήσεις θα έχουν ευκολότερο χρόνο να διατηρούν τις πληροφορίες ενημερωμένες εάν μπορούν, για παράδειγμα, να έχουν εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές από το Internet.
Κατηγοριοποίηση
Τα έγγραφα πρέπει να είναι οργανωμένα σε λογικές κατηγορίες. Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να βρεθούν τα κατάλληλα έγγραφα για μια δεδομένη κατάσταση. Αυτά τα έγγραφα οργανώνονται συχνά σε κατηγορίες όπως πολιτική, διαδικασία, οδηγίες εργασίας και μορφές και αρχεία, σύμφωνα με το 9000 World. Το ISO απαιτεί τη διαθεσιμότητα των σχετικών εγγράφων όταν χρειάζεται.
Εξειδίκευση
Τα έγγραφα πρέπει να επανεξεταστούν εκτεταμένα προτού οριστικοποιηθούν. Σε πολλές περιπτώσεις, τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να αναθεωρούνται από περισσότερα από ένα άτομα, τόσο για σκοπούς εποπτείας όσο και για να διασφαλιστεί ότι δεν θα γίνουν λάθη με το να έχετε ένα επιπλέον μάτι για να πιάσετε τα λάθη, σύμφωνα με το 9000 World. Ο κύκλος επανεξέτασης πρέπει να περιλαμβάνει τους εργαζόμενους που εμπλέκονται στα συγκεκριμένα έγγραφα και τα στελέχη που τους εποπτεύουν, καθώς θα έχουν περισσότερη εμπειρία και θα μπορούν να κατανοούν τα λάθη. Το ISO απαιτεί έγκριση των εγγράφων για την επάρκεια πριν από την έκδοση.
Κατάσταση αναθεώρησης
Τα πρότυπα ISO απαιτούν την αναθεώρηση και την ενημέρωση των εγγράφων όποτε είναι απαραίτητο. Οι συνθήκες σε μια συγκεκριμένη εταιρεία θα αλλάξουν αναπόφευκτα και θα πρέπει να προστεθούν ενημερώσεις στα έγγραφα όταν είναι λογικά. Η κατάσταση αναθεώρησης πρέπει να τοποθετηθεί στο έγγραφο, σύμφωνα με το 9000 World. Αυτές οι καταστάσεις περιλαμβάνουν το σχέδιο, την αναθεώρηση και την έγκριση. Τα ξεπερασμένα έγγραφα που τηρούνται από την εταιρεία για οποιοδήποτε λόγο πρέπει να αναγνωρίζονται ως ξεπερασμένα.
Αναγνώσιμο
Τα έγγραφα πρέπει πάντα να είναι αναγνώσιμα και προσβάσιμα από εκείνους που τις χρειάζονται, σύμφωνα με το 9000 World. Το ISO απαιτεί την ενημέρωση των εγγράφων όταν λαμβάνουν φθορά ή ζημιά.
Κατανομή
Όχι μόνο θα πρέπει να ελέγχονται τα έγγραφα που προέρχονται από μια εταιρεία, αλλά και τα έγγραφα που προέρχονται από τη χώρα πρέπει επίσης να ελέγχονται, σύμφωνα με το 9000 World. Πολλά έγγραφα, όπως τα έγγραφα χρηστών για προϊόντα και μηχανήματα που ανήκουν στην εταιρεία, πρέπει να επισημαίνονται σαφώς και να διανέμονται στα σωστά άτομα της εταιρείας.
