Μια παραγωγική συνάντηση απαιτεί προσεκτική προετοιμασία καθώς και ηγεσία για να κρατήσει τους συμμετέχοντες επικεντρωμένους στα ζητήματα που απαιτούν προσοχή και συμμετέχουν στη συζήτηση. Πολλές συνεδριάσεις δεν έχουν σαφώς καθορισμένο σκοπό. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι ένα συναίσθημα μεταξύ των παρόντων ότι έχουν σπαταλήσει χρόνο που θα μπορούσε να δαπανηθεί καλύτερα με άλλους τρόπους.
Βάλτε τις ιδέες σας γραπτώς. Σκέψου το στόχο της συνάντησης. Θέματα εγκεφάλου, όπως αυτά που πρέπει να γνωστοποιηθούν και ποια εργαλεία μπορεί να χρειαστείτε. Σκεφτείτε τι θα μιλήσουν οι άλλοι συμμετέχοντες.
Δημιουργήστε μια ατζέντα που θα δώσει στους συμμετέχοντες. Αν κάνετε πραγματικά μια ατζέντα για να μοιραστείτε με όλους, θα μάθουν τι να περιμένουν από τη συνάντηση. Καταχωρίστε τον κύριο στόχο με έντονα γράμματα στην κορυφή της ημερήσιας διάταξης.
Εισάγετε την ημερήσια διάταξη κατά την έναρξη της συνεδρίασης.Σύντομα περπατήστε μέσα από αυτό, επισημαίνοντας τα κύρια θέματα. Προγραμματίστε τη συνάντηση έτσι ώστε να εξασφαλίσετε αρκετό χρόνο για συζήτηση για όλες τις ανησυχίες.
