Προκειμένου το γραφείο σας να λειτουργεί αποτελεσματικά και αποτελεσματικά, θα πρέπει να είστε σε θέση να προγραμματίσετε σωστά τα ραντεβού σας. Εάν αφήσετε υπερβολικό χρόνο για να περάσετε μεταξύ των ραντεβού, θα χάσετε πολύτιμο χρόνο και θα μειώσετε την παραγωγικότητα. Από την άλλη πλευρά, οι προγραμματισμοί ραντεβού μπορούν να οδηγήσουν σε μεγάλους χρόνους αναμονής που θα ερεθίσουν τους πελάτες και πιθανώς θα τους προκαλέσουν να σηκωθούν και να αποχωρήσουν. Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να εξετάσετε για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα που θα ωφελήσει όλους.
Αποφασίστε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα βιβλίο ραντεβού ή ένα πρόγραμμα λογισμικού υπολογιστή. Και οι δύο είναι εξίσου αποτελεσματικές, αν και ο υπολογιστής μπορεί να τραβήξει τις πληροφορίες πολύ πιο γρήγορα από ό, τι ψάχνει σε ένα βιβλίο. Τα βιβλία διορισμών και τα προγράμματα λογισμικού διατίθενται ευρέως σε καταστήματα και σε απευθείας σύνδεση. Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε ένα δωρεάν ημερολόγιο στο Web για τον προγραμματισμό σας. αυτό προσφέρει το πλεονέκτημα της πρόσβασης από οποιονδήποτε υπολογιστή.
Αποκλείστε όλες τις ημέρες που θα κλείσει το γραφείο σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τα Σαββατοκύριακα, τις αργίες, τις ημερομηνίες διακοπών και οποιοδήποτε άλλο περιστατικό που μπορεί να προκαλέσει το κλείσιμο του γραφείου. Εάν αποκλείσετε αυτές τις ημερομηνίες μπροστά από το χρόνο, θα διασφαλίσετε ότι δεν θα κλείσετε κατά λάθος ραντεβού όταν κανείς δεν θα είναι γύρω σας.
Αποκλείστε τις ώρες της ημέρας που δεν λαμβάνετε ραντεβού. Για παράδειγμα, μπορεί να μην αρχίσετε να λαμβάνετε ραντεβού μέχρι τις 9 το πρωί. Στη συνέχεια, μπορείτε να πάρετε μια ώρα για μεσημεριανό γεύμα από το μεσημέρι έως τις 1 μ.μ. Η μέρα σας στο γραφείο μπορεί να λήξει στις 5 μ.μ., επομένως δεν θα θέλετε να προγραμματίσετε ραντεβού μετά τις 4:30 μ.μ.
Αποφασίστε για το χρονικό διάστημα που χρειάζεστε για κάθε ραντεβού. Ένα γραφείο γιατρού μπορεί να θέσει το χρόνο του σε δεκαπέντε λεπτά μπλοκ ενώ ένα κομμωτήριο μπορεί να επιλέξει τριάντα λεπτά. Εάν ένα ραντεβού θα διαρκέσει περισσότερο από αυτό, δύο μονάδες χρόνου μπορούν να παραμείνουν στην άκρη για ένα άτομο. Για παράδειγμα, ένα περμανάντ μπορεί να διαρκέσει μία ώρα. Ένα κομμωτήριο θα μπορούσε να θέσει κατά μέρος δύο μισές ώρες χρόνο για αυτόν τον πελάτη.
Κάντε τις συναντήσεις με βάση τις ανάγκες του πελάτη. Εάν ο πελάτης πρέπει να είναι σπίτι μέχρι τις 3 μ.μ. για τα παιδιά της να κατεβούν από το σχολικό λεωφορείο, θα θελήσετε να την προγραμματίσετε για 1 μ.μ. ραντεβού. Πάντα κάνετε το καλύτερο για να φιλοξενήσετε τον πελάτη.
Συμβουλές
-
Πάντα να παραδίδετε στον πελάτη μια κάρτα ραντεβού για να του υπενθυμίσετε το μελλοντικό του διορισμό. Καλέστε όλα τα ραντεβού την προηγούμενη ημέρα για να επιβεβαιώσετε ότι έρχονται ακόμη.
Προειδοποίηση
Εάν χρεώνεστε για μη εμφάνιση, πρέπει να ενημερώσετε τους πελάτες ότι όταν προγραμματίζουν το ραντεβού τους.
