Οι κατάλληλες μηχανές γραφείου και ο εξοπλισμός βοηθούν τις επιχειρήσεις να λειτουργούν σαν καλά ελαιολάδου. Παρόλο που κάθε επιχείρηση μπορεί να έχει συγκεκριμένο εξοπλισμό που καθορίζεται από τη βιομηχανία, υπάρχουν καθολικές τεχνολογίες για όλους τους χώρους γραφείων. Κάθε στοιχείο συνεργάζεται για να διασφαλίσει ότι οι εργασίες μπορούν να εκτελούνται εσωτερικά, γεγονός που μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα.
Υπολογιστές
Ένας υπολογιστής μπορεί να θεωρηθεί ως ο σημαντικότερος εξοπλισμός γραφείου. Το Διαδίκτυο έχει καταστήσει δυνατή τη σύνδεση ανθρώπων σε όλο τον κόσμο, έτσι ένα άρτια εξοπλισμένο σύστημα πληροφορικής είναι επιτακτική ανάγκη για τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν είτε PC ή Mac συστήματα, με βάση την προτίμηση. Το σημαντικό είναι ότι επιλέγεται ένα σύστημα για ολόκληρο το γραφείο, το οποίο επιτρέπει τη δικτύωση γραφείων. Οι φορητοί υπολογιστές είναι ακριβότεροι από τους επιτραπέζιους υπολογιστές και συχνά χρησιμοποιούνται για εργασία από το σπίτι.
Αντιγραφή μηχανών και εκτυπωτών
Το αν ένα γραφείο χρειάζεται ένα φωτοαντιγραφικό πλήρους μεγέθους ή μόνο ένας εκτυπωτής τριών σε ένα καθορίζεται από το μέγεθος της επιχείρησης. Οι περισσότερες μεγάλες εταιρείες έχουν βαρύ φορτίο εκτύπωσης και αντιγραφής και χρειάζονται την ανθεκτικότητα ενός φωτοαντιγραφικού πλήρους μεγέθους που μπορεί να εκτυπώσει από απόσταση και να δημιουργήσει αντίγραφα μεγάλης κλίμακας. Τα φωτοαντιγραφικά υψηλής ποιότητας μπορεί να είναι αναγκαιότητα, αλλά αυτό εξαρτάται από την επιχείρηση. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρήματα και να αγοράσουν ένα μικρό εκτυπωτή με λειτουργίες αντιγραφής και σάρωσης, αν διαπιστωθεί ότι μεγάλες ποσότητες εκτυπώσεων δεν θα είναι καθημερινές.
Φαξ
Ο ρόλος του μηχανήματος φαξ μειώθηκε στο γραφείο με την εισαγωγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σαρωτών, αλλά τα τυπικά μηχανήματα φαξ παραμένουν βασικά για το γραφείο. Οι μηχανές φαξ επιτρέπουν τη μετάδοση εγγράφων παρά την αναμονή για αλληλογραφία. Οι τυπικές λειτουργίες μιας συσκευής φαξ γραφείου μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την εταιρεία. Η εκκίνηση επιχειρήσεων και εκείνων που στέλνουν πάνω από 15 φαξ την ημέρα χρειάζονται συχνά μνήμη υψηλής χωρητικότητας και ταχύτητα αποστολής.
Τηλεφωνικά συστήματα
Τα γραφεία διαθέτουν τηλέφωνα που συχνά διαθέτουν πολλές γραμμές και ταυτότητα καλούντος. Μια επιλογή ανοιχτής ακρόασης καθιστά δυνατές τις κλήσεις συνδιάσκεψης. Παρόλο που δεν έχει κάθε γραμματέας γραμματέα, τα συστήματα απάντησης διασφαλίζουν ότι οι πελάτες δεν ακούνε ποτέ ένα απασχολημένο σήμα. Αυτά είναι τα μηνύματα που παίζουν όταν οι κλήσεις εισέρχονται στο γραφείο και δίνουν στους καλούντες επιλογές σχετικά με το πώς να κατευθύνουν την κλήση τους.
