Αν είχατε ποτέ να διαχειριστείτε ή να εργαστείτε σε ένα πολυβάθμιο έργο, ίσως έχετε αντιμετωπίσει ένα γράφημα Gantt ή μια τεχνική αξιολόγησης και ανασκόπησης προγράμματος ή ένα γράφημα PERT. Αυτά τα διαγράμματα είναι εργαλεία που σας βοηθούν να απεικονίσετε τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την ολοκλήρωση ενός έργου. Συνδυάζουν πληροφορίες προγραμματισμού με εξαρτήσεις μεταξύ των καθηκόντων, αλλά το κάνουν σε διαφορετικές μορφές. Τα γραφήματα Gantt παρουσιάζουν καθήκοντα με διαδοχική σειρά, με ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Τα διαγράμματα PERT είναι διαγράμματα ροής που είναι γενικά πιο σύνθετα και είναι τα καλύτερα προσαρμοσμένα για μεγαλύτερα έργα.
Διαρθρωτικές διαφορές
Τα διαγράμματα Gantt είναι γραμμικές γραφικές παραστάσεις. Ο άξονας Χ περιέχει ημερομηνίες και ο άξονας Υ παραθέτει ξεχωριστές εργασίες. Σε κάθε γραμμή του άξονα Υ, το διάγραμμα απεικονίζει μια γραμμή που τοποθετείται για να εκτείνεται από την ημερομηνία έναρξης της εργασίας μέχρι την ημερομηνία λήξης της. Οι εργασίες αναγράφονται στην σειρά ημερομηνίας έναρξης. Τα διαγράμματα PERT είναι διαγράμματα δικτύου που χρησιμοποιούν πλαίσια για να αντιπροσωπεύουν εργασίες και βέλη για να παρουσιάσουν εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών. Τα πλαίσια εμφανίζονται από αριστερά προς τα δεξιά, αλλά δεν υπάρχει σταθερός άξονας Y με ημερομηνίες. Το πρώτο πλαίσιο ή η ρίζα είναι κεντραρισμένο κάθετα στην αριστερή πλευρά και οι επόμενες εργασίες μπορούν να σχεδιαστούν οπουδήποτε κατά μήκος του άξονα Υ. Τα βέλη μπορούν να δείχνουν προς τα δεξιά, προς τα επάνω ή προς τα κάτω, αλλά ποτέ προς τα αριστερά.
Εργασίες εξαρτήσεων
Μια εξαρτώμενη εργασία είναι αυτή που δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ολοκληρωθεί εν μέρει ή τελείως μια άλλη εργασία. Ένα γράφημα Gantt μπορεί να απαριθμήσει υποτμήματα ομαδοποιημένα ανά εργασία, πράγμα που συνεπάγεται μια ακολουθία εξαρτήσεων. Η ακολουθία μπορεί να γίνει ρητή, σχεδιάζοντας ένα βέλος από μια εργασία σε μια εξαρτώμενη εργασία. Οι εξάρσεις γραφημάτων PERT απαιτούν πάντοτε βέλη. Ένα πλαίσιο εργασιών μπορεί να δείχνει πολλαπλές εξαρτώμενες εργασίες. Επιπλέον, οι εξαρτημένες εργασίες ενδέχεται να έχουν πολλαπλά εισερχόμενα βέλη όταν πρέπει να ολοκληρωθούν αρκετές εργασίες πριν να ξεκινήσει η εξαρτημένη εργασία.
Διαχείριση Προγραμμάτων
Ο άξονας Y ενός διαγράμματος Gantt λειτουργεί ως ημερολόγιο, με τμήματα ίσου μήκους που αντιπροσωπεύουν μονάδες χρόνου, όπως ημέρες, εβδομάδες ή μήνες. Αυτή η ρύθμιση βοηθά τους διαχειριστές να γνωρίζουν πότε πρέπει να ξεκινήσουν εργασίες και να αναγνωρίσουν γρήγορα πότε οι εργασίες δεν είναι προγραμματισμένες. Η απόσταση μεταξύ των πλαισίων εργασιών σε ένα διάγραμμα PERT δεν πρέπει να είναι ανάλογη με τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, καθιστώντας το διάγραμμα λιγότερο βολικό για τη διαχείριση των προθεσμιών. Συχνά τα βέλη επισημαίνονται με μονάδες χρόνου. Σε ηλεκτρονικά διαγράμματα PERT, κάντε κλικ σε ένα πλαίσιο για να λάβετε τα στοιχεία της εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των προβαλλόμενων ημερομηνιών έναρξης και λήξης.
Διακοσμημένα Διαγράμματα
Τα διαγράμματα PERT μπορούν να λειτουργούν σε πολλαπλά επίπεδα φωλιάσματος: Ένα διάγραμμα αρχικού επιπέδου εμφανίζει τις κύριες εργασίες και τα διαγράμματα χαμηλότερου επιπέδου εμφανίζουν τα υποσύνολα που σχετίζονται με μια εργασία. Αυτό παρέχει μια εύκολη μέθοδο για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε υποστυλώματα χωρίς να διαταράξετε το διάγραμμα κορυφαίου επιπέδου.Οι διαγράμματα Gantt εμφανίζουν κανονικά όλες τις εργασίες και υποδιαιρέσεις στο ίδιο επίπεδο, οι οποίες μπορούν να δημιουργήσουν διαγράμματα πολλαπλών σελίδων, τα οποία πρέπει να αναδιατάξουν οι διαχειριστές κάθε φορά που προσθέτουν, αναπρογραμματίζουν ή αφαιρούν εργασίες. Η διάταξη πολλαπλών σελίδων δυσκολεύει να βγάλει βέλη εξάρτησης, η οποία συνήθως περιορίζει τη χρήση των διαγραμμάτων Gantt σε έργα που δεν υπερβαίνουν τις 30 δραστηριότητες.
